Gdzie i kiedy należy przekazać sprawozdanie finansowe za 2012 rok

w Dokumenty muszą być nadal przekazywane do Krajowego Rejestru Sądowego i urzędu skarbowego

w Kierownik jednostki, np. zarząd, odpowiada za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości

Większość przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe, ma obowiązek przekazywania swoich sprawozdań finansowych do publikacji. Niezależnie od tego wszyscy muszą złożyć te dokumenty w urzędzie skarbowym.

W przypadku publikacji przepisy obowiązujące od tego roku przewidują uproszczenia. Chodzi o to, że jeżeli sprawozdania za 2012 rok muszą być poddane badaniu przez biegłego rewidenta, nie trzeba już ich publikować w Monitorze Polskim B. Wystarczy, że zostaną przekazane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Natomiast te podmioty, które nie mają obowiązku publikacji sprawozdań w KRS, np. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą czy spółki cywilne, ale poddają je audytowi, muszą ogłaszać sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG).

Publikacja w Krajowym Rejestrze Sądowym

Sprawozdanie finansowe przekazuje się do rejestru sądowego w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Przy tym zatwierdzenie - zgodnie z ustawą o rachunkowości - musi nastąpić w ciągu 6 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Oznacza to, że w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na dokonanie tej czynności jest 30 czerwca. W sytuacji gdy organ zatwierdzający nie przyjmie sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, wówczas do KRS składa je dwa razy. Najpierw w ciągu 15 dni po terminie ustawowym (tj. do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Podmioty, które mają obowiązek ogłaszania sprawozdań w Krajowym Rejestrze Sądowym (czyli podmioty podlegające rejestracji w tym organie), zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości muszą złożyć:

wroczne sprawozdanie finansowe,

wopinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

wodpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

wsprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Sprawozdanie finansowe musi być przekazane wraz z formularzem KRS-Z30 - Sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Jego wzór określa załącznik nr 26 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do KRS oraz sposobu i miejsca ich udostępniania.

Do dokumentów należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty, która w sumie wynosi 290 zł. Z tego 250 zł trzeba zapłacić za ogłoszenie wzmianki o sprawozdaniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym i 40 zł za dokonanie zmiany w KRS. Opłaty te można uiścić łącznie np. na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym działa dany wydział gospodarczy KRS.

Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

W tym samym terminie (15 dni od zatwierdzenia dokumentów) sprawozdania finansowe firm, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, ale nie są ogłaszane w KRS, publikowane są w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości publikacji podlega:

wwprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych,

wopinia biegłego rewidenta,

wodpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdania finansowe mogą być złożone w punkcie przyjmowania ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego (jest ich 49, wykaz znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: www.ms.gov.pl) albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W tym drugim przypadku niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest on potrzebny już na etapie rejestracji użytkownika (pdi.ms.gov.pl). Po uzyskaniu w ten sposób unikalnego konta użytkownik wypełnia formularz M1. Podaje w nim dane dotyczące podmiotu - niezbędne też do wystawienia potem faktury za publikację w MSiG. Następnie załącza dokumenty podpisane elektronicznie. Dodatkowo dołącza się potwierdzenie wniesienia opłaty (np. zeskanowany dokument).

Opłata za ogłoszenie sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (bez względu na sposób przekazania dokumentów do publikacji) jest stała i wynosi 500 zł. Uiszcza się ją z góry na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, NBP O/O Warszawa, 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000.

Przekazywanie dokumentów fiskusowi

Również obowiązek składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego zależy od formy działalności. Osoby fizyczne przekazują je fiskusowi najpóźniej 30 kwietnia następnego roku wraz z deklaracją podatkową. Wynika to z art. 45 ustawy o PIT. Przy czym tacy przedsiębiorcy nie mają obowiązku składania w urzędzie skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta, nawet wtedy gdy sprawozdanie finansowe było przez niego badane.

Z kolei podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych muszą przekazać roczne sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego w ciągu dziesięciu dni od daty jego zatwierdzenia. Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy o CIT. W tym przypadku przekazuje się fiskusowi:

wpełne roczne sprawozdanie finansowe,

wopinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania,

wodpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Odpowiedzialność za publikacje

Warto pamiętać, że odpowiedzialność za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości to:

wczłonek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,

wwspólnicy prowadzący sprawy spółki - w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,

wwspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd - w przypadku spółki partnerskiej,

wkomplementariusze prowadzący sprawy spółki - w odniesieniu do spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej,

wwłaściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

wlikwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Ważne

Za niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia lub niezłożenie go we właściwym rejestrze sądowym grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności

Ministerstwo Finansów planuje zmiany w kodeksie karnym skarbowym

W obecnie obowiązującym stanie prawnym naruszenie obowiązków złożenia w określonym terminie do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego lub sprawozdania finansowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych nie jest sankcjonowane przez kodeks karny skarbowy. Jak poinformowało Ministerstwo Finansów w piśmie do DGP, w resorcie prowadzone są prace legislacyjne zmierzające do wprowadzenia do ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 186) odpowiedzialności karnej za naruszenie w tym zakresie przepisów prawa podatkowego.

Ewidencja kosztów

Wpisy do KRS o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami podlegają obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Spółka, składając wniosek, powinna bez wezwania uiścić opłatę sądową i opłatę za ogłoszenie w MSiG. Stanowią one koszty działalności operacyjnej i są ujmowane na koncie 450 - Podatki i opłaty. Tak samo jest w przypadku publikacji sprawozdań w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. nr 118, poz. 1247 z późn. zm.).

trzy pytania

Grzywna nie wystarczy, by zdyscyplinować spółki

@RY1@i02/2013/054/i02.2013.054.183001400.803.jpg@RY2@

Arkadiusz Opala, sędzia Sądu Okręgowego w Zielonej Górze, wizytator ds. cywilnych i gospodarczych

Zdarza się, że spółki nie składają sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Czy jakiejś grupy przedsiębiorstw problem ten dotyczy szczególnie?

Wśród postępowań przymuszających, jakie prowadzone są w KRS, większość dotyczy sprawozdań finansowych, których nie składają spółki z o.o. Problemem jest już ustalenie, które ze spółek tego obowiązku nie dochowują. Wydziały KRS nie mają narzędzi, by te dane weryfikować. Zwrócenie się do firmy obsługującej system niewiele pomaga, gdyż i tak należy dane te weryfikować pod względem poprawności, co jest nie tylko czasochłonne, ale i zawodne. Może się zdarzyć, że w pojedynczych przypadkach brakuje sprawozdań za kilka lat.

Na czym polega procedura przymuszenia?

Na wezwaniu do złożenia dokumentów przewidzianych przepisami ustaw o rachunkowości i KRS. W razie niewykonania obowiązków w wyznaczonym terminie sąd nakłada grzywnę na obowiązane osoby. W polskich warunkach przymuszanie grzywną nie zawsze jest skuteczne. Znam przypadek, kiedy wymierzono grzywnę w wysokości ponad 20 tys. zł. Została ona zapłacona, ale sprawozdania finansowego nie złożono. Trudno zatem mówić, że sprawujemy kontrolę nad sprawozdaniami finansowymi spółek z o.o.

Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być bardzo różne: od zwykłych zaniedbań osób zobowiązanych do chęci ukrycia poddania się badaniu przez audyt zewnętrzny po spełnieniu 2 z 3 wymogów, o których mowa w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Kiedy słyszę głosy, że należy wymierzać wysokie grzywny, co zwiększy skuteczność postępowań przymuszających, odpowiadam, że niekoniecznie. Wymierzona grzywna musi być bowiem ściągnięta, a to oznacza koszty dla Skarbu Państwa, jeżeli egzekucja okazuje się nieskuteczna.

Jak to zmienić?

Lepszym rozwiązaniem byłby model brytyjski, aby za brak sprawozdania finansowego wykreślać automatycznie z rejestru. To bez wątpienia bardzo zdyscyplinowałoby podmioty. Niestety, w naszych realiach należałoby bardzo znacząco przebudować system prawny, nie tylko rejestry, ale i kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.). Nie ma dzisiaj rozwiązań, które wskazywałyby, co zrobić z majątkiem wykreślonej spółki, jak miałaby wyglądać likwidacja takiego podmiotu.

Lepszym rozwiązaniem byłby więc powrót do obligatoryjnego badania przez audytora każdej spółki z o.o. raz na 3-5 lat. Zdyscyplinowałoby to przedsiębiorców do składania sprawozdań finansowych, wyeliminowałoby ewentualne nadużycia związane z prowadzoną księgowością i co najważniejsze wprowadziłoby przejrzystość w finansach spółek, bo taka opinia musiałaby być ujawniona i opublikowana.