Jak powinna być skonstruowana umowa

Umowa o świadczenie outsourcingu to podstawowy dokument regulujący wszelkie kwestie związane z prawami i obowiązkami zarówno firmy outsourcingowej, jak i klienta, czyli przedsiębiorstwa. Jeśli współpraca układa się wzorowo, do umowy i jej konkretnych regulacji zbyt często klient nie sięga. Jeśli jednak jedna ze stron nie stosuje się do jakichś zapisów, wtedy stają się one niezmiernie istotne. Dlatego warto poświęcić czas, aby umowa była przygotowana zgodnie z oczekiwaniami obu stron.

Jak mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska, członek zarządu FPA Group, umowy zawsze są budowane według określonego schematu i powinny zawierać: wstęp, przedmiot umowy, zakres odpowiedzialności obu stron, klauzulę poufności, wynagrodzenie, okres obowiązywania umowy, zapis dotyczący rozstrzygania sporów oraz postanowienia końcowe.

We wstępie należy umieścić wszystkie podstawowe elementy opisujące strony. Jak radzi nasza rozmówczyni, we wstępie powinny zostać wymienione strony umowy, czyli nazwy firm wraz z wszelkimi ich danymi adresowo-rejestrowymi oraz osoby je reprezentujące wraz z podaniem nazwy stanowiska. Warto też sprawdzić, czy osoby wymienione w umowie mają prawo do reprezentowania firmy i są wymienione w Krajowym Rejestrze Sądowym. Można również zażądać kopii odpisu z KRS i dołączyć ją do umowy jako jeden z załączników.

Przedmiot umowy to nic innego jak określenie, jakie usługi będzie świadczyć firma outsourcingu księgowego. Barbara Kochańska-Mierzejewska przyznaje, że w punkcie dotyczącym przedmiotu umowy powinien znajdować się szczegółowy opis czynności wchodzących w skład usług, ale często tak nie jest, co może stwarzać pewne problemy.

- Często zdarza się, że przedstawiona oferta zawiera kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt punktów, a umowa przedstawiona przez firmę outsourcingową jednym zdaniem traktuje jej przedmiot - mówi ekspert.

Dodaje, że szczegółowa specyfikacja usług, nawet jeśli w momencie podpisywania kontraktu wydaje się zbędna, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które ten kontrakt powinien standardowo obejmować.

- Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami - ostrzega nasza rozmówczyni.

W przypadku usług księgowych, które wiążą się z odpowiedzialnością karną skarbową, w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności przez dostawcę za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usług - radzi Barbara Kochańska-Mierzejewska. Firma korzystająca z usług także ponosi odpowiedzialność za pewne aspekty współpracy, np. za terminowe dostarczanie danych i dokumentów niezbędnych do wykonywania usług przez firmę zewnętrzną. Zapisy umowy zazwyczaj precyzują również ten obszar.

- Warto, aby przedsiębiorca zdawał sobie sprawę, że w sytuacji kontroli np. z urzędu skarbowego, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność. Dlatego jeśli klient nie ma pewności co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto w umowie zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania np. korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę - mówi ekspert.

Dane księgowe i finansowe stanowią jedne z najbardziej chronionych przez przedsiębiorstwo informacji. Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji pomiędzy dostawcą a klientem. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie.

- Firma outsourcingowa musi dopasować się do narzuconych standardów. Jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do nich, klient ma prawo żądać odszkodowania - informuje członek zarządu FPA Group. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji faktycznego naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności.

Zawierając umowę na świadczenie usług outsourcingowych należy też dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy. Najlepiej, aby kwoty określone liczbą, zapisać również słownie (dla pewności, że strony tak samo rozumieją zapisy). Należy także pamiętać, aby umowa zawierała informację, czy podane kwoty są kwotami brutto, czy netto oraz precyzowała termin płatności i konto, na które należy dokonać wpłaty. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, warto też określić, jakie usługi mieszczą się w podstawowej opłacie, a za jakie trzeba będzie dopłacić. Każda umowa powinna zawierać zapis precyzujący okres jej obowiązywania. Ma to szczególne znaczenie dla określenia momentu, od którego dostawca odpowiada za poufność danych. Należy także zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia. Ten punkt okaże się niezwykle istotny, kiedy z jakichkolwiek powodów klient zdecyduje o rezygnacji z usług firmy outsourcingowej.

Zasady rozstrzygania sporów stosowane są, gdy współpraca nie układa się po myśli jednej ze stron umowy. Jak mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska, spór pomiędzy dostawcą a klientem rozstrzygany na drodze sądowej zdarza się na szczęście bardzo rzadko.

- Warto jednakże przewidzieć i tę sytuację, regulując zasady postępowania w umowie. Należy zastanowić się, czy w razie konieczności z naszego punktu widzenia będzie lepiej wszcząć postępowanie przed sądem polubownym, czy raczej rozpocząć pełną procedurę przed sądem cywilnym - radzi ekspert. Zwraca ona również uwagę, że nie zawsze wybrany dostawca ma siedzibę w tej samej miejscowości. Warto więc umieścić w umowie zapis, że ewentualne spory będą rozstrzygane przed sądem właściwym dla siedziby zleceniodawcy.

Umowę outsourcingową kończą postanowienie końcowe, gdzie określa się liczbę egzemplarzy umowy oraz liczbę załączników na dzień jej podpisania.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl