Sposób reprezentacji można określić, ale nie jest to element konieczny

Reprezentacja czynna to dokonywanie za spółkę czynności na zewnątrz, czyli z osobami trzecimi. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako osoba prawna zgodnie z art. 38 kodeksu cywilnego działa przez swoje organy. Organem reprezentacji spółki z o.o. jest zarząd, co wynika wprost z art. 201 par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.).

Konsekwencje utraty mandatu

Zarząd spółki z o.o. może składać się z jednej osoby bądź z większej liczby osób. Stosowna regulacja określająca liczbę członków zarządu może choć nie musi znaleźć się w umowie spółki/akcie założycielskim spółki (ten zapis nie należy do elementów przedmiotowo istotnych umowy spółki - art. 157 par. 1 k.s.h.). Kodeks spółek handlowych daje wspólnikom swobodę w określeniu liczby członków zarządu (art. 201 par. 2 k.s.h.). Warto zwrócić uwagę na ryzyko ścisłego określenia w umowie liczby członków zarządu np. "zarząd spółki składa się z trzech osób". W razie utraty mandatu przez choćby jednego członka zarządu organ reprezentacji przestaje istnieć do czasu uzupełnienia składu bądź zmiany umowy.

Uprawnieni do składania oświadczeń

Umowa spółki może określać sposób reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd, jednak nie jest to element konieczny takiej umowy. W razie gdy umowa nie zawiera żadnych regulacji o reprezentacji spółki, a zarząd jest wieloosobowy, wówczas sposób reprezentacji spółki wynika wprost z art. 205 par. 1 zdanie 2 k.s.h. Stanowi on, że "do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo członka zarządu łącznie z prokurentem". Niezależnie od cytowanego wyżej zapisu bądź od regulacji umownej, w razie gdy zarząd składa się tylko z jednego członka, a umowa taki stan dopuszcza, to spółkę może reprezentować ten członek zarządu samodzielnie. Niektórzy przedstawiciele doktryny kwestionują taką możliwość, co jednak stoi w sprzeczności z ogólną zasadą reprezentacji spółki przez zarząd i brakiem możliwości ograniczenia prawa członka zarządu do reprezentowania spółki ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 204 par. 2 k.s.h.).

Wpis deklaratoryjny

Sposób reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd i jego dopuszczalne ograniczenia należy odróżnić od reprezentacji spółki przez prokurentów. Szczególnie dużo nieporozumień w praktyce powoduje przyjęcie ograniczenia reprezentacji zarządu poprzez określenie łącznej reprezentacji członka zarządu i prokurenta w sytuacji, gdy w spółce ustanowiono prokurę oddzielną (samoistną). Wówczas z mocy przepisów o prokurze (art. 109⁴ par. 1 k.c. w zw. z art. 109¹ par. 2 k.c.) prokura oddzielna (samoistna) upoważnia do jednoosobowej reprezentacji spółki z o.o. niezależnie od przyjętego dla zarządu sposobu reprezentacji.

Sposób reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd oraz prokurę ujawnia się w dziale drugim rejestru przedsiębiorców prowadzonego dla spółki (art. 39 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997r. o Krajowym Rejestrze Sądowym), tyle że w innych rubrykach i polach. Sposób reprezentacji spółki przez zarząd ujawnia się w dziale drugim rubryce pierwszej polu drugim, zaś rodzaj prokury w dziale drugim rubryce trzeciej polu czwartym. W przypadku ustanowienia prokury łącznej w rejestrze należy obowiązkowo wpisać sposób jej wykonywania, tj. czy prokura łączna upoważnia do reprezentowania spółki z innym prokurentem/innymi prokurentami (prokura łączna właściwa) czy z innym/innymi członkami zarządu (prokura łączna niewłaściwa), o czym nie zawsze pamiętają sądy rejestrowe.

W praktyce legitymacja do czynnej reprezentacji spółki z o.o. wykazywana jest zwykle poprzez przedstawienie odpisu z rejestru przedsiębiorców, który ma charakter dokumentu urzędowego. Taki sposób wykazania właściwego umocowania nie wywołuje wątpliwości wśród uczestników obrotu gospodarczego. Należy jednak zaznaczyć, że w polskim prawie rejestrowym obowiązuje zasada wpisu deklaratoryjnego - co oznacza, że wpisy o charakterze konstytutywnym muszą być wprost przewidziane przez przepisy. W przypadku ujawnienia danych członków zarządu spółki z o.o. oraz wpisu do rejestru prokury i jej rodzaju wpisy mają charakter deklaratoryjny. Zatem spółka z o.o. może być reprezentowana przez osobę/osoby powołane w skład zarządu czy ustanowionego prokurenta, jeszcze zanim dane te zostaną ujawnione w rejestrze przedsiębiorców. Błędnie zatem część uczestników obrotu gospodarczego wymaga wykazania umocowania tylko na podstawie odpisu z rejestru przedsiębiorców.

Na podstawie uchwały

Osoby powołane w skład zarządu oraz prokurenci jeszcze nieujawnieni w rejestrze powinni wykazać swoje umocowanie do działania dokumentem źródłowym, tj. uchwałą zgromadzenia wspólników o powołaniu w skład zarządu lub oświadczeniem zarządu o udzieleniu prokury. Ostrożność uczestników obrotu gospodarczego w takim przypadku jest jednak częściowo uzasadniona, choć nie pod względem prawnym, tylko pod względem faktycznym, okazanie takich dokumentów zamiast odpisu z KRS powoduje bowiem konieczność przynajmniej częściowej analizy merytorycznej ich treści, którego to badania zwykle dokonuje sąd rejestrowy w świetle art. 23 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w ramach rozpoznania wniosku o wpis. Nierzadko zdarza się zaś, że sąd rejestrowy oddali wniosek o ujawnienie zmiany w składzie zarządu czy wpis prokury ze względu na merytoryczne wady; np. uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu w skład zarządu spółki sprzecznie z treścią art. 247 par. 2 k.s.h. została podjęta w głosowaniu jawnym bądź nowo powołany członek zarządu był uprzednio karany za przestępstwa wskazane w art. 18 par. 2 k.s.h. czy też prokura nie została udzielona przez wszystkich członków zarządu, jak to nakazuje art. 208 par. 6 k.s.h.

@RY1@i02/2012/051/i02.2012.051.21500060a.802.jpg@RY2@

dr Łukasz Zamojski, sędzia sądu rejonowego

dr Łukasz Zamojski

sędzia sądu rejonowego

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).