Jak powierzyć troskę o mienie profesjonaliście

W umowie trzeba przede wszystkim ustalić, na czym będzie polegało świadczenie usług ochrony. Przykładowo należy zapisać, że chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa zakładu produkcyjnego, magazynów, garaży wraz z przyległym terenem przez całą dobę. Warto przy tym szczegółowo ustalić, że w takim przypadku od poniedziałku do piątku, w godzinach 6.00-20.00, nad bezpieczeństwem będzie czuwać trzech pracowników ochrony. Natomiast w godzinach 20.00-6.00, a także w soboty i niedziele - będzie to dwóch pracowników agencji ochrony.

Korzystny dla przedsiębiorcy zamawiającemu usługi ochrony będzie zapis przyznający mu prawo do podjęcia decyzji o doraźnej zmianie dni lub godzin. W takiej sytuacji konieczne jest również określenie, z jakim wyprzedzeniem przedsiębiorca musi powiadomić agencję ochrony o tego rodzaju zmianach. W praktyce umowy często przewidują, że takie powiadomienie powinno nastąpić z 24-godzinnym wyprzedzeniem. Wówczas agencja ochrony ma obowiązek wykonania decyzji przedsiębiorcy. Ponieważ wprowadzenie zmian wymaga od agencji wykonania dodatkowych czynności, więc powinno jej przysługiwać za to dodatkowe wynagrodzenie, co należy wyraźnie określić w umowie.

Monitoring i grupa interwencyjna

Warto również w niej zapisać, że przez całą dobę będzie stosowany monitoring w postaci systemów sygnalizujących włamania, pożary czy inne nadzwyczajne zdarzenia. Gdy wystąpią te zagrożenia, to wówczas będzie musiała natychmiast przyjechać również grupa interwencyjna z agencji ochrony. W takim przypadku niezbędne jest umowne określenie, w jakim czasie musi nastąpić dojazd grupy interwencyjnej do danego obiektu. Decydują o tym strony umowy. Mogą ten czas ustalić na 10 czy 15 minut.

Jeżeli w praktyce okazałby się, że grupa interwencyjna nie dotarła w tym czasie do chronionego obiektu, to trzeba przyznać przedsiębiorcy zamawiającemu usługi ochrony prawo naliczenia kar umownych.

Obchód budynków

Gdy zachodzi taka konieczność, to w umowie powinno być też zapisane, że grupa interwencyjna w dni wolne od pracy musi dokonywać raz czy dwa razy w ciągu doby obchodu na zewnątrz budynków. Czasami niezbędne jest również uregulowanie w umowie zasad udostępniania pracownikom ochrony kluczy do poszczególnych pomieszczeń w obiektach, których pilnują. Trzeba jednocześnie określić procedury związane z przechowywaniem tych kluczy i ich przekazywaniem poszczególnym osobom.

Na wypadek awarii

Umowy zawierają zapisy zobowiązujące agencję ochrony do monitorowania obiektu oraz realizacji działań grupy interwencyjnej z należytą starannością wymaganą dla tego rodzaju usług, to jest w sposób profesjonalny i kompetentny.

W umowie nie wolno pominąć sytuacji, w których dochodzi do awarii uniemożliwiającej skuteczny monitoring obiektu. W takich przypadkach agencja powinna zobowiązać się do wystawienia posterunku doraźnego w obiekcie do czasu usunięcia awarii. Koszty wystawienia tego posterunku obciążają - w zależności od przyczyny awarii - agencję ochrony lub przedsiębiorcę, który korzysta z jej usług.

Jednocześnie w umowie należy określić, na jakiej podstawie będą rozstrzygane ewentualne spory o przyczynach awarii. Taką podstawą do rozstrzygania sporów mogą być odpowiednie wydruki komputerowe czy wydruki rejestrujące sygnały wygenerowane przez system alarmowy.

Licencje

Agencja ochrony powinna również zobowiązać się w umowie, że nad bezpieczeństwem obiektów będą czuwali pracownicy posiadający odpowiednie licencje, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zobowiązanie to powinno także dotyczyć posiadania licencji przez członków grupy interwencyjnej. Pracownicy ochrony, którym zlecane będą obowiązki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa, muszą również być przeszkoleni w zakresie umiejętności obsługi systemów alarmowych czy urządzeń telewizji przemysłowej.

Na tym nie koniec. Konieczne jest bowiem uregulowanie kwestii wyposażenia pracowników ochrony. Zazwyczaj zobowiązuje się do tego zatrudniająca ich agencja. Deklaruje, że wyposaży swoich pracowników przykładowo w ubiory umożliwiające ich identyfikację czy w środki łączności bezprzewodowej gwarantujące im kontakt z grupą interwencyjną. Analogiczne wyposażenie przydziela się również pracownikom grupy interwencyjnej.

Kwestie formalne

Strony zawierające umowę o świadczenie usług ochrony decydują również o tym, w jakim zakresie ma ona regulować kwestie formalne. Zdarza się, że agencja ochrony zobowiązuje się do przedłożenia wykazu pracowników przewidywanych do pełnienia obowiązków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa obiektów. Wykaz ten zawiera imię i nazwisko pracownika, a także numer jego licencji.

Niekiedy umowa daje stronie zamawiającej usługi ochrony prawo do akceptowania poszczególnych osób mających czuwać nad bezpieczeństwem obiektów. Wówczas taka zgoda udzielana jest w formie pisemnej.

Jeżeli zaś agencja ochrony zamierza skierować do pracy w obiektach osoby nieobjęte wspomnianym wyżej wykazem, to musi o tym poinformować przedsiębiorcę, z którym jest związana umową.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby strony w formie pisemnej ustaliły, że w zależności od potrzeb, dopuszczają możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby pracowników ochrony. Jednocześnie należy określić warunki dokonywania takich zmian.

Odrębna instrukcja

Z praktycznego punktu widzenia w umowie trudno wyliczyć wszystkie szczegóły dotyczące harmonogramu całodobowego świadczenia usług ochrony. Dlatego umowa powinna przewidywać, że strony ustalą taki harmonogram w odrębnej instrukcji. Oczywiście musi zostać ona zaakceptowana przez obie strony.

W zawieranych umowach przedsiębiorcy często umieszczają zapis przyznający im prawo kontroli sposobu pełnienia zadań przez osoby przysłane przez agencję ochrony. W tym celu należy wskazać konkretnych, upoważnionych przedstawicieli przedsiębiorcy, którzy w jego imieniu będą wykonywali czynności kontrolne wobec osób mających czuwać nad bezpieczeństwem. Stwierdzone naruszenie zasad ochrony obiektu powinny być niezwłocznie zgłaszane agencji. Ta zgodnie z umową zobowiązana jest do szybkiego podjęcia środków zaradczych.

Wynagrodzenie

Jedną z najistotniejszych części umowy są ustalenia dotyczące zapłaty agencji ochrony za właściwe wykonywane przez nią usługi. Konieczne jest dokładne określenie kwoty i zasad rozliczeń. Zazwyczaj takie rozliczenie następuje miesięcznie po wystawieniu przez agencję faktury VAT.

Strony umowy zazwyczaj dopuszczają możliwość zmiany cen wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług. Z reguły podstawą takiej zmiany jest średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłoszony przez prezesa GUS.

Okres obowiązywania

Kolejnym kluczowym punktem umowy jest określenie terminu, na jaki zostaje ona zawarta. Przykładowo, że umowę zawiera się na okres czterech lat, od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2017 r.

Jednocześnie strony powinny ustalić zasady jej rozwiązania.

Ponadto konieczne jest również określenie przypadków, w których umowę rozwiązuje się bez wypowiedzenia, w trybie natychmiastowym. Przykładowo może to nastąpić w przypadku cofnięcia agencji ochrony przez uprawniony organ koncesji na wykonywanie działalności czy też nieuregulowania płatności za dwa lub trzy miesiące przez przedsiębiorcę korzystającego z usług ochrony.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby także określić, w jakich przypadkach dopuszczalne jest naliczanie kar umownych za nienależyte wykonywanie przez strony wzajemnych zobowiązań.

Ewentualne spory

Ponadto konieczne jest określenie, jaki sąd ma rozstrzygać ewentualne spory wynikłe z niewłaściwej realizacji umowy. Zazwyczaj stosowany jest zapis, zgodnie z którym właściwym do rozpoznawania takich sporów jest sąd mający siedzibę na terenie działalności zleceniodawcy, czyli podmiotu zamawiającego usługi związane z ochroną jego obiektów.

Umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Wzór umowy o świadczenie usług ochrony

UMOWA nr ......................

o świadczenie usługi ochrony fizycznej, dozoru mienia i monitoringu obiektów

zawarta pomiędzy

Przedsiębiorstwem Produkcyjnym XYZ z siedzibą w ................, ul. ...........,

zwanym dalej zleceniodawcą, reprezentowanym przez: ............................................................................

a Agencją Ochrony LMN

z siedzibą .............................., ul. ..................,

zwanym dalej zleceniobiorcą, reprezentowanym przez: ..............................................................................

zwanych stronami.

1. Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania świadczenie usługi ochrony fizycznej, dozoru mienia i monitorowania obiektów zleceniodawcy, zlokalizowanych na terenie ............, przy ul. ..................

2. W skład mienia zleceniodawcy wchodzą następujące obiekty wraz z wyposażeniem: zakład produkcyjny, magazyn, garaż razem z przyległym terenem. Od poniedziałku do piątku, od godz. 7.30 do godz. 21.30 ochrona będzie wykonywana przez czterech pracowników ochrony, a od godz. 21.30 do godz. 7.30 - dwóch pracowników. W pozostałe dni, tj. w soboty i niedziele - ochronę będzie wykonywać dwóch pracowników.

3. Szczegółowy zakres ochrony oraz obowiązki wykonujących ją pracowników zawiera "Instrukcja pełnienia służby ochronnej na terenie Przedsiębiorstwa Produkcyjnego XYZ", która jest załącznikiem do niniejszej umowy i stanowi jej integralną część.

4. Zleceniobiorca podłączy systemy alarmowe zleceniodawcy do systemu monitorowania zleceniobiorcy.

5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapewnienia swoim pracownikom wykonującym zadania ochronne na obiekcie zlecającego jednolitego ubioru, identyfikatorów osobistych i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego wykonywania przydzielonych im zadań.

Umowa zostaje zawarta na czas określony: od ......... 2013 r. do ............ 2016 r.

Strony mogą niniejszą umowę rozwiązać z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia lub na mocy wzajemnego porozumienia w terminie uzgodnionym.

Umowa może być rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1. Spowodowania przez zleceniobiorcę szkody w mieniu zleceniodawcy lub rażącego naruszenia przez pracowników zleceniobiorcy postanowień niniejszej umowy albo innych istotnych dla jej prawidłowego wykonania uzgodnień.

2. Cofnięcia zleceniobiorcy przez uprawniony organ koncesji na wykonywanie działalności w zakresie usług ochronnych.

3. W przypadku nieuregulowania płatności za dwa okresy rozliczeniowe przez zleceniodawcę.

Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność finansową za wyrządzone zleceniodawcy szkody

(kradzieże mienia, uszkodzenie mienia itp.) wynikające z winy zleceniobiorcy. Podstawą roszczeń finansowych będzie sporządzony protokół.

Zleceniodawca wyznaczy swoich pracowników do kontaktów z pracownikami ochrony. Sposób kontaktów określa "Instrukcja świadczenia usług ochrony na terenie Przedsiębiorstwa Produkcyjnego XYZ".

1. Zleceniodawca zapłaci zleceniobiorcy za właściwe wykonywanie usługi w okresie jednego miesiąca kwotę ..................................................................

Podstawą do zapłaty będzie faktura VAT.

2. Ustala się termin płatności faktury na .......... dni licząc od daty jej wystawienia.

3. Zleceniodawca dopuszcza możliwość zmiany ceny usługi po rocznym okresie realizacji umowy maksymalnie o wskaźnik inflacji za miniony rok.

Za niewłaściwe wykonywanie usługi zleceniodawca może obciążyć zleceniobiorcę kwotą do ......... zł.

Ewentualne spory wynikłe z niewłaściwej realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygać sąd powszechny mający siedzibę na terenie działalności zleceniodawcy.

W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Zleceniodawca      Zleceniobiorca

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 145, poz. 1221 z późn. zm.).