Umowa najmu sprzętu pozwala wyposażyć całe biuro

Przedsiębiorcy, zwłaszcza na początkowym etapie wchodzenia na rynek, coraz częściej zastanawiają się, czy od razu muszą inwestować w potrzebny, ale zarazem drogi, bo warty przeciętnie kilkadziesiąt tysięcy złotych sprzęt biurowy, taki jak komputery, skanery, kserokopiarki, drukarki, faksy. Nie muszą bowiem od razu wszystkiego kupować. Jednak taka decyzja: czy zakupić potrzebne urządzenia, czy skorzystać z używania cudzego sprzętu, powinna być wcześniej przeanalizowana nie tylko pod kątem ekonomicznym i podatkowym, ale także prawnym. W praktyce, zależnie od potrzeb technicznych i sytuacji finansowej, przedsiębiorcy mają coraz większe możliwości i szeroką ofertę skorzystania z maszyn dostarczanych przez zewnętrzne firmy. Mogą więc od nich wypożyczyć maszyny, wynająć, wydzierżawić lub wziąć je w leasing. W rezultacie przedsiębiorcy dostaną do używania sprzęt, za który będą płacić czynsz.

- Nająć możemy praktycznie każdy rodzaj sprzętu biurowego. Należy mieć jednak na uwadze przepisy obowiązującego prawa oraz konieczność odpowiedniego zabezpieczenia własnych interesów - podkreśla prawnik Jan Szczurek z kancelarii Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór KKPW.

Wymagana forma

Na początku trzeba ustalić, w jakiej formie najkorzystniejsze będzie używanie maszyn dostarczonych przez firmę zewnętrzną.

- Firmy, które umożliwiają wynajem sprzętu biurowego, różnie nazywają umowy zawierane z klientami. Najczęściej spotkane są umowy wypożyczenia, najmu lub dzierżawy - wskazuje Jan Szczurek.

Wszystkie te umowy, bez względu na to, jak zostaną nazwane, będą opierały się na przepisach kodeksu cywilnego (k.c.) dotyczących najmu bądź dzierżawy. Zgodnie z art. 659 k.c. przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W myśl zaś art. 693 k.c. przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz.

Podstawowa różnica polega właśnie na możliwości pobierania pożytków w przypadku podpisania umowy dzierżawy. Najemcy wolno więc korzystać z rzeczy, a dzierżawcy - dodatkowo pobierać pożytki z tego tytułu. Należy więc zastanowić się, w jakim celu firma będzie wykorzystywać cudzy sprzęt i czy będzie on przydatny do czerpania z niego dochodów. Pobieranie pożytków polega właśnie na pozyskiwaniu jakichkolwiek dochodów z rzeczy lub z prawa.

Poza tym obie umowy są do siebie zbliżone. Do dzierżawy stosuje się odpowiednio przepisy o najmie. Usługi dotyczące wynajmu maszyn biurowych są przeważnie odpłatne. Nie mają więc zastosowania w takiej sytuacji przepisy dotyczące umowy użyczenia, polegającej na bezpłatnym używaniu określonej rzeczy.

Przepisy kodeksu cywilnego do zawarcia ważnej umowy najmu i dzierżawy rzeczy nie przewidują obowiązku dochowania szczególnej formy. - Jednakże, z ostrożności, zalecałbym zachowanie formy pisemnej - zaznacza Jan Szczurek.

W takim wypadku zobowiązania, jak i zakres odpowiedzialności stron będą wyraźnie zapisane, co w sytuacji najmu lub dzierżawy niekiedy bardzo drogiego i specjalistycznego sprzętu biurowego pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień, które mogą zakończyć się w sądzie. A to również generuje koszty, których można uniknąć.

Czas trwania

Zgodnie z postanowieniami kodeksu cywilnego, najem zawarty na czas nieokreślony może być przez każdą ze stron wypowiedziany z zachowaniem terminów ustalonych przez strony w umowie. Jeżeli przedsiębiorca nie uzgodnił ze swoim kontrahentem terminu wypowiedzenia, wówczas zastosowanie ma art. 673 par. 2 k.c. Zgodnie z nim w takiej sytuacji okres wypowiedzenia zależny jest od cyklu płatności czynszu:

wgdy przedsiębiorca płaci czynsz za urządzenia w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, to umowę najemu można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego;

wjeżeli czynsz jest płatny co miesiąc, najem można wypowiedzieć na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;

wopłata może być także uiszczana w krótszych odstępach. Wtedy umowę każda ze stron może wypowiedzieć na trzy dni naprzód;

wjeżeli zaś przedsiębiorca płaci za korzystanie z maszyn codziennie, to termin wypowiedzenia takiej umowy wynosi jeden dzień naprzód.

Rozwiązanie stosunku najmu wygląda inaczej, gdy strony podpisały umowę na czas określony. Jednak i tu przedsiębiorcy wolno ustalić z firmą dostarczającą sprzęt, że w pewnych sytuacjach dopuszczalne będzie wypowiedzenie najmu przed upływem terminu, na jaki kontrakt został zawarty.

Aby strony miały taką możliwość, muszą stosowne postanowienie zawrzeć w treści umowy. Jest to o tyle ważne, że sytuacja przedsiębiorcy niekiedy zmienia się, a wynajmowany sprzęt staje niepotrzebny. Wówczas czynsz - jeżeli strony inaczej nie postanowią - trzeba będzie płacić nadal. Strony powinny więc określić wypadki wypowiedzenia najmu. Władne są np. wprowadzić do umowy ogólne postanowienie, że każdej z nich przysługuje prawo wypowiedzenia jej z ważnych powodów. Jednak nie jest to najlepsze rozwiązanie. W spornej sytuacji może się bowiem okazać, że to co dla jednej strony jest ważnym powodem uzasadniającym wypowiedzenie umowy, dla drugiej nie będzie taką przesłanką. Wówczas, jeżeli strony nie porozumieją się, pozostaje droga sądowa, aby rozstrzygnąć ich spór.

Jeżeli w kontrakcie dopuszczono jego wypowiedzenie, wolno również ustalić, czy powinno być ono złożone pisemnie, czy wystarczy ustne oświadczenie drugiej stronie chęci rozwiązania umowy. Jeżeli umowa nie przewiduje formy, w jakiej to oświadczenie ma być złożone, przyjmuje się, że forma ta może być dowolna. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o tym, że o zakończeniu stosunku najmu nie może decydować sam zwrot urządzeń bez oświadczenia najemcy o wypowiedzeniu umowy.

Ważnym aspektem zawieranej umowy będzie również to, czy wynajmujący urządzenia biurowe będzie odpowiedzialny za ich serwis, konserwację oraz w przypadku niektórych urządzeń - za zakup materiałów eksploatacyjnych. Uzgodnienia stron w tym zakresie powinny znaleźć się w treści podpisanej umowy.

- Istotne jest, aby takie obowiązki stron były precyzyjnie określone - zwraca uwagę Jan Szczurek.

Warto również wskazać, że w sytuacji, gdy po upływie terminu określonego w umowie albo w pisemnym wypowiedzeniu najemca nadal korzysta z urządzeń za zgodą kontrahenta, to należy przyjąć, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony.

Podnajem

Kolejnym ważnym zagadnieniem, co do którego strony muszą się porozumieć i swoje uzgodnienia zawrzeć w umowie, jest kwestia podnajmu sprzętu. Co do zasady przedsiębiorca może oddać wynajmowane urządzenia w podnajem lub bezpłatne używanie osobie trzeciej, jeżeli umowa mu tego nie zabrania. Wówczas stosunek wynikający z zawartej przez najemcę umowy o podnajem lub bezpłatne używanie rozwiązuje się najpóźniej z chwilą zakończenia samej umowy najmu.

Jeżeli jednak firma dostarczająca zażyczy sobie, aby najemca nie oddawał rzeczy w podnajem lub używanie komuś innemu, powinna tego zabronić w umowie. Można w jej treści nawet zastrzec, że w takim przypadku umowa ulega natychmiastowemu rozwiązaniu.

Warto tu wspomnieć, że w trakcie trwania umowy najmu wynajmujący, a więc firma dostarczająca sprzęt, ma prawo zbyć rzecz będącą przedmiotem najmu, z której korzysta kontrahent. W takiej sytuacji nabywca rzeczy wstępuje w miejsce zbywcy. Ma wówczas prawo wypowiedzieć stosunek najmu z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony.

Eksperci wskazują, że w takiej sytuacji najemca, który zawarł umowę na czas określony, chcąc zapobiec jej rozwiązaniu przez nabywcę rzeczy, powinien podpisać umowę w formie pisemnej i z datą pewną. Jest to szczególna forma czynności prawnej. Forma pisemna umowy z datą pewną chroni najemcę przed wypowiedzeniem najmu przez nabywcę rzeczy.

Kara umowna

Stronom wolno też zawrzeć w umowie klauzulę dotyczacą kary umownej. Zgodnie z art. 483 k.c. można zastrzec, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.

W przypadku najmu sprzętu biurowego taka klauzula ma zabezpieczać zwrot przez najemcę maszyn po wygaśnięciu stosunku najmu. Strony powinny porozumieć się co do jej wysokości. W umowie mogą ją określić jako konkretną kwotę, którą strona będzie zmuszona zapłacić, gdy nie wypełni swojego obowiązku. Da się też określić ją jako procent czynszu najmu sprzętu.

Postanowienia te powinny być jasno zredagowane. Trzeba więc precyzyjnie wskazać w treści umowy, w jakiej sytuacji kara umowna będzie należna. Powinien być przewidziany sposób i termin naliczania kary. Wolno ją ustalić jako pewną sumę za każdy dzień zwłoki. By móc skutecznie uzyskać kwotę kary umownej, warto dokładnie określić termin i tryb zwrotu rzeczy. Strony mogą to dowolnie ustalić i uzgodnić, czy to wynajmujący odbierze sprzęt od najemcy, czy też najemca ma przywieźć maszyny do siedziby firmy, która je dostarczyła.

Kaucja

Strony mogą też umówić się, że przedsiębiorca zapłaci dostawcy sprzętu kaucję w określonej wysokości. Ma ona na celu pokrycie ewentualnych strat wynikłych z realizacji umowy. Zazwyczaj jest to kwota odpowiadajaca wysokości jednego bądź kilku czynszów. W praktyce płatna jest przy przekazaniu rzeczy, a po rozwiązaniu umowy strona, która ją dała, otrzymuje zwrot.

- Przy płaceniu kaucji powinniśmy jednak zachować szczególną ostrożność co do tego, w jakim stanie zostanie nam przekazany sprzęt oraz czy nie zostaniemy później obciążeni nadmiernymi kosztami za ewentualne usterki, za które nie ponosiliśmy odpowiedzialności - podkreśla Jan Szczurek.

Rozliczenie nakładów

- Często przy formułowaniu treści umowy zapomina się o kwestii rozliczeń. Najem w tym przypadku nie jest wyjątkiem. Pojawia się tu jednak kwestia, która w świetle regulacji ustawowej mającej zastosowanie właśnie w braku postanowień umownych może być problematyczna, a mianowicie rozliczenia z tytułu ulepszeń - zauważa prawnik Konrad Goszyc.

Zgodnie bowiem z art. 676 k.c. jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Zdarza się jednak i tak, że ulepszenia rzeczy najętej stanowią spory ułamek jej wartości, a ich demontaż, poprzez przywrócenie stanu poprzedniego, jest dla najemcy niekorzystny. Przedsiębiorca, zamierzający wynająć sprzęt biurowy, powinien zatem na etapie uzgadniania treści umowy dojść do porozumienia z wynajmującym co do zakresu dokonywania ulepszeń, których wartość przy rozliczaniu zostanie pokryta przez wynajmującego.

- Innym możliwym sposobem rozliczeń jest uwzględnianie wartości poniesionych przez najemcę nakładów przy ustalaniu czynszu lub dokonywaniu przy każdym jego uiszczaniu odpowiednich potrąceń - wskazuje prawnik.

Aby jednak móc tak rozliczyć nakłady, warunkiem jest, aby stosowna regulacja znalazła się w umowie.

Kodeks cywilny zobowiązuje najemcę do ponoszenia jedynie drobnych nakładów połączonych ze zwykłym używaniem rzeczy. - Nie dokonując jednak tych nakładów, najemca naraża się na wypowiedzenie najmu - wskazuje Konrad Goszyc.

Przepisy kodeksu cywilnego nie precyzują, jakie nakłady należy uznać za drobne. Również to strony powinny zawrzeć w umowie i wyliczyć w jej treści, czy będzie to np. wymiana tonerów, tuszu czy żarówek.

- Jednak to na wynajmującym ciąży obowiązek utrzymywania przedmiotu najmu w stanie przydatnym do użytku poprzez dokonywanie tzw. nakładów koniecznych (np. wymiany uszkodzonych części, napraw sprzętu) - zauważa prawnik.

Brak dokonania przez wynajmującego takich napraw prowadzić może do ich wykonania przez najemcę na koszt wynajmującego, o czym najemca powinien niezwłocznie zawiadomić. Zgodnie z przepisami najemca mógłby również domagać się naprawienia takiej szkody na zasadach ogólnych. Najlepiej więc będzie, jeżeli zapisy o konieczności serwisowania - czy to okresowego, czy doraźnego - przez wynajmującego maszyny zostały zapisane w umowie.

Wszelkie roszczenia dostawcy sprzętu przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia urządzeń, jak również roszczenia najemcy przeciwko firmie o zwrot nakładów na rzecz albo zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się w upływem roku od zwrotu maszyn firmie, która je dostarczyła.

Zwrot urządzeń

Po zakończeniu wynajmowania sprzętu biurowego przedsiębiorca ma obowiązek zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym. Aby uniknąć konfliktów odnośnie do stanu urządzeń, kontrahenci powinni w chwili przekazania podpisać protokół zdawczo-odbiorczy. W dokumencie tym stwierdza się fakt przekazania rzeczy oraz stan, w jakim ta się znajduje. Jeżeli strony nie sporządziły protokołu, wówczas zgodnie z prawem obowiązuje domniemanie, że rzecz była najemcy wydana w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Domniemanie to oczywiście może zostać przez najemcę obalone, jednak wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego w sądzie. Dlatego przedsiębiorca powinien dokładnie sprawdzić maszyny, a strony - podpisać szczegółowy protokół. Ten ostatni w razie sporu co do odpowiedzialności najemcy za zniszczenie czy zużycie rzeczy będzie stanowił dowód określający stan maszyn w chwili przekazania.

Najemca musi jednak pamiętać, że nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania. Zatem zarówno w interesie dostawcy sprzętu, jak i przedsiębiorcy jest, aby umowa zawierała postanowienia na temat prawidłowego używania rzeczy oddanej w najem. Ponadto warto uzgodnić przeznaczenie wynajmowanych rzeczy oraz sposób i częstotliwość ich konserwacji.

Strony powinny uwzględnić, że im bardziej szczegółową umowę podpiszą, tym lepiej będzie ona chroniła ich interesy. W przypadku bowiem zbyt ogólnych postanowień umownych trzeba liczyć się z tym, że niektóre spory trafią na drogę sądową. To zaś pociąga za sobą niełatwe dowodzenie poszczególnych faktów i niepotrzebne koszty.

Ważne elementy

Umowa najmu, aby właściwie zabezpieczyć interesy stron, powinna zawierać następujące elementy:

● czas trwania umowy

● możliwość wypowiedzenia umowy (konkretne przypadki)

● kwotę czynszu najmu

● termin płatności czynszu

● warunki ewentualnej zmiany wysokości czynszu

● wysokość kaucji

● możliwość podnajmu lub ewentualnego oddania w bezpłatne używanie

● rozliczenie nakładów na urządzenia

● zbycie przedmioty najmu

● zwrot przedmiotu najmu

● karę umowną

Wzór

Zawarta 1 stycznia 2013 r. w Warszawie

pomiędzy:

Sprzęt Biurowy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w Warszawie

adres: ulica Warszawska 2, 00-002 Warszawa

telefon: 600-700-800

wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod numerem KRS 012345, NIP 012345, kapitał zakładowy 10 tysięcy zł

reprezentowaną przez Piotra Kowalskiego,

bądź

Jakubem Żakiem

zamieszkałym w Warszawie

adres: ulica Warszawska 3, 00-003 Warszawa

telefon: 700-800-900

prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Sprzęt dla biur

wpisaną do ewidencji działalności gospodarczej pod nr 12345, legitymującym się dowodem osobistym ABC 12345

zwanym dalej Wynajmującym

a:

Adamem Nowakiem

adres: ulica Warszawska 1, 00-001 Warszawa

telefon: 500-600-700

zwanym dalej Najemcą

1. Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem sprzętu biurowego będącego podmiotem niniejszej umowy najmu.

2. Przedmiotem umowy jest oddanie najemcy do używania sprzętu:

1) drukarka marki .......... nr ..............

2) kserokopiarka marki ............. nr .........

3) fax marki.............. nr ........

4) skaner marki.......... nr .........

5) inne urządzenia: .....................

3. Istotne uwagi odnośnie do stanu sprzętu przed rozpoczęciem wynajmu: ...............

4. Łączna wartość sprzętu wynosi 80 tysięcy zł (słownie: osiemdziesiąt tysięcy złotych).

Wynajmujący zapewnia, że sprzęt wynajęty Najemcy jest kompletny, w pełni sprawny i gotowy do używania, a Najemca to potwierdza.

Najemca przyjmuje urządzenia z dniem zawarcia niniejszej umowy.

1. Umowa zostaje zawarta na okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2015 r.

2. Najemcy przysługuje pierwszeństwo w wynajęciu sprzętu po zakończeniu umowy. Powinien to zgłosić Wynajmującemu najpóźniej do 7 dni przed terminem zakończenia obowiązywania umowy.

1. Najemca deponuje 20 procent wartości wynajmowanego sprzętu jako kaucję w kwocie 16 tysięcy zł (gotówką/ kartą kredytową/ przelewem).

2. Kaucja jest zwracana Najemcy po zwrocie wynajmowanego sprzętu, bez odsetek.

3. Kaucja stanowi zabezpieczenie zobowiązań Najemcy względem Wynajmującego, jakie mogą wynikać z realizacji niniejszej umowy.

1. Najemca za najem urządzeń będzie uiszczał opłatę miesięczną w wysokości 2 tysiące zł.

2. Czynsz będzie płatny do dziesiątego dnia każdego miesiąca na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wynajmującego.

1. Najemca zobowiązuje się używać przedmioty najmu zgodnie z ich przeznaczeniem i ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne zdarzenia wynikłe z nieodpowiedniego korzystania z tych przedmiotów.

2. Najemca zobowiązuje się nie dokonywać zmian w najętym sprzęcie bez zgody Wynajmującego.

3. Najemca ponosi wydatki związane z wszelkimi remontami oraz naprawą urządzeń na skutek uszkodzeń powstałych z winy Najemcy.

4. Najemca ponosi wszelkie koszty związane z użytkowaniem sprzętu.

5. Sprzęt użytkowany może być wyłącznie w lokalu Najemcy.

6. Wynajmujący zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia sprzętu w sytuacji, gdy uszkodzenia jego będą takiej wielkości, że jego naprawa będzie nieopłacalna. W takim przypadku Najemca zobowiązuje się do zapłaty całej wartości wypożyczonego sprzętu, według rachunków przedstawionych przez Wynajmującego.

7. Na poczet zapłaty zaliczona może zostać kaucja, którą wpłacił Najemca.

8. Najemca zobowiązuje się nie poddzierżawiać ani w jakikolwiek sposób nie obciążać przedmiotu najmu prawami osób trzecich bez zgody Wynajmującego.

1. Po zakończeniu umowy Najemca zobowiązany jest zwrócić Wynajmującemu przedmioty najmu w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego stopnia zużycia.

2. Zwrot sprzętu następuje bez odrębnego wezwania pod rygorem dochodzenia przez Wynajmującego od Najemcy zapłaty pełnej kwoty wartości sprzętu i dodatkowo zatrzymania pełnej kwoty wpłaconej przez Najemcę kaucji.

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.

3. Ewentualne spory powstałe w związku z realizacją niniejszej umowy poddaje się rozstrzygnięciu sądów powszechnych.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

...................................... ......................................

Wynajmujący Najemca

....................................................

Pieczątka Wynajmującego Miejscowość i data

Ewa Maria Radlińska

ewa.radlinska@infor.pl