Firmowe zaplecze techniczne nie musi być własne

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego. W każdej, nawet najmniejszej firmie niezbędne jest odpowiednie wyposażenie biura. Trudno bowiem wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy bez podstawowych urządzeń biurowych, takich jak komputery, drukarki, faksy, skanery. Wybór odpowiedniego modelu sprzętu biurowego to niejedyne zagadnienie, które rozstrzygać musi przedsiębiorca, zamierzający zainwestować w sprzęt biurowy. Równie ważne jest podjęcie decyzji, czy urządzenia biurowe zakupić na własność czy wynajmować. O czym więc powinien wiedzieć przedsiębiorca stojący przed dylematem: zakup czy najem sprzętu biurowego?

Pamiętajmy, że zakup urządzenia biurowego, w przypadku, gdy jego cena netto przekracza kwotę 3,5 tys. zł, będzie związany z koniecznością zaklasyfikowania urządzenia do środków trwałych. Środki te rozliczane są w kosztach uzyskania przychodu poprzez odpisy amortyzacyjne, według stawek wynikających z przepisów podatkowych (np. komputery amortyzowane są według stawki 30 proc. rocznie). Natomiast opłaty za używanie urządzeń biurowych na podstawie umów najmu lub dzierżawy zaliczane są do kosztów podatkowych w momencie ich poniesienia, bez konieczności amortyzacji.

Na jakie aspekty prawne przedsiębiorca powinien na początku zwrócić uwagę, gdy po analizach finansowych dojdzie do wniosku, że umowa najmu urządzeń biurowych będzie wyborem korzystniejszym?

Przede wszystkim trzeba zauważyć, że najem należy do grupy umów nazwanych. Przepisy precyzyjnie wskazują, jakie postanowienia są w tym kontrakcie obowiązkowe (bez nich umowa ta nie dochodzi do skutku), a które mogą, ale nie muszą być tam umieszczone. Do koniecznych postanowień zaliczają się określające przedmiot najmu i czynsz najmu, choć zwróćmy uwagę, że zgodnie z art. 659 par. 2 k.c. czynsz nie musi być wyrażony w pieniądzach. Może być również oznaczony w świadczeniach innego rodzaju, np. polegać na świadczeniu określonych usług przez najemcę na rzecz wynajmującego.

Jakie inne kwestie prawne uwzględniać przy negocjowaniu treści umowy najmu?

Przede wszystkim czas trwania i możliwość rozwiązania umowy. O wyborze długości najmu sprzętu biurowego powinny decydować nie tylko względy praktyczne, np. planowany okres ich eksploatacji, ale także prawne. Prawo reguluje bowiem odrębnie zakończenie najmu dla umów zawartych na czas nieoznaczony i na czas oznaczony.

Ważne są także postanowienia dotyczące dopuszczalności oddania sprzętu biurowego osobie trzeciej w podnajem lub bezpłatne używanie. Co do zasady najemca może oddać najmowaną rzecz w podnajem lub bezpłatne używanie osobie trzeciej. Jeżeli wynajmujący tego nie chce, musi wyraźnie zastrzec to w umowie. Można też zaznaczyć, że w przypadku oddania rzeczy w podnajem lub bezpłatne używanie osobie trzeciej umowa ulega natychmiastowemu rozwiązaniu.

Istotne są również fragmenty mówiące o nakładach na wynajęty sprzęt biurowy. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę. Jednak ustawowe wyrażenie "drobne nakłady" jest wyrażeniem nieprecyzyjnym, mogącym prowadzić do sporów. Dlatego, aby ich uniknąć, strony powinny w umowie zdefiniować to pojęcie na potrzeby konkretnego stosunku najmu. Należy przy tym podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby kontrakt przewidywał, że drobne nakłady związane z używaniem rzeczy będą obciążały wynajmującego, a nie najemcę. Postanowienie kodeksu dotyczące drobnych nakładów może być bowiem zmodyfikowane w treści umowy najmu.

Czy w umowie najmu wolno przewidzieć kary umowne?

Przede wszystkim pamiętajmy, że kara umowna zabezpiecza wykonanie zobowiązania niepieniężnego i nie może być zastrzeżona na wypadek niewykonania zobowiązania pieniężnego. A zatem za opóźnienia w zapłacie czynszu najmu nie sposób przewidzieć kary umownej, a jedynie odsetki za nieterminową zapłatę (ustawowe lub ustalone przez strony w umowie). W przypadku najmu kara umowna może np. zabezpieczać zwrot przez najemcę przedmiotu najmu po wygaśnięciu stosunku najmu lub niewydanie przedmiotu najmu przez wynajmującego w umówionym terminie. Karę umowną wolno określić kwotowo lub procentowo (jako pewien procent czynszu). W kontrakcie trzeba sprecyzować, w jakiej sytuacji kara umowna będzie należna oraz sposób i termin jej naliczania (np. określona kwota pieniężna za każdy dzień zwłoki). Przykładowo, aby skutecznie egzekwować karę umowną za opóźnienia w zwrocie przedmiotu najmu, warto w umowie dokładnie określić termin i tryb zwrotu rzeczy (czy wynajmujący odbierze rzecz od najemcy, czy to najemca ma zwrócić rzecz do siedziby wynajmującego).

Czy wynajmujący w trakcie trwania najmu może sprzedać osobie trzeciej sprzęt biurowy, który wcześniej wynajął innemu podmiotowi?

W trakcie trwania stosunku najmu wynajmujący ma prawo zbyć rzecz będącą przedmiotem najmu, także maszyny i urządzenia biurowe. W takiej sytuacji nabywca rzeczy wstępuje w miejsce zbywcy (wynajmującego) i ma prawo wypowiedzieć stosunek najmu z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia (niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony). Najemca, który zawarł umowę na czas określony, chcąc zapobiec jej rozwiązaniu przez nabywcę rzeczy, powinien podpisać umowę w formie pisemnej i z datą pewną (jest to szczególna forma czynności prawnej, polegająca na okazaniu umowy po jej podpisaniu notariuszowi, który w swoim oświadczeniu wskazuje datę okazania umowy). Forma pisemna umowy z datą pewną chroni najemcę przed wypowiedzeniem najmu przez nabywcę rzeczy.

Czy czynsz na korzystanie z maszyn i urządzeń to jedyny wydatek przedsiębiorcy?

Nie, przedsiębiorca powinien liczyć się również z tym, że zostanie na niego nałożony obowiązek ubezpieczenia najętego sprzętu. W przypadku sprzętu dużej wartości wynajmujący może wymagać określonej sumy ubezpieczenia.

@RY1@i02/2013/035/i02.2013.035.21500050a.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Agnieszka Matusik, z Kancelarii Radców Prawnych AM Legal

Rozmawiała: Ewa Maria Radlińska