Jak upoważnić pełnomocnika do prowadzenia firmy w imieniu nieobecnego właściciela

Przed wyjazdem na wypoczynek właściciel firmy, która nie zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, ma dwie możliwości:

● zawiesić prowadzenie działalności gospodarczej na okres co najmniej miesiąca. Gdyby jednak chciał wyjechać na wypoczynek na okres krótszy niż miesiąc, to prowadzenia działalności gospodarczej nie może zawiesić, albo

● umocować pełnomocnika, który w jego imieniu zarządzałby firmą, zawierałby z kontrahentami umowy w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, dokonywał rozliczeń finansowych i podejmował inne czynności związane z prowadzeniem tej działalności.

Natomiast przedsiębiorca, który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę, nie może zawiesić prowadzenia przedsiębiorstwa, nawet wówczas gdy chce wyjechać na wypoczynek na okres dłuższy niż jeden miesiąc. Natomiast może na ten okres umocować pełnomocnika do działania w jego imieniu. Działałby on z bezpośrednim skutkiem prawnym dla reprezentowanego.

Przedsiębiorca może dokonywać czynności prawnych przez przedstawiciela i wówczas pociąga ona za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Jedną z form przedstawicielstwa jest pełnomocnictwo.

Jeżeli przedsiębiorca na pewien okres upoważnia inną osobę do prowadzenia jego przedsiębiorstwa i zarządzania nim, to powinien udzielić jej pełnomocnictwa ogólnego na piśmie, pod rygorem nieważności. Takie pełnomocnictwo obejmuje wszystkie czynności zwykłego zarządu w związku z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Takie same skutki prawne jak forma pisemna wywołuje pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej, wówczas gdy zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Pełnomocnik powinien w okresie wskazanym w pełnomocnictwie sam działać w imieniu swojego mocodawcy i prowadzić jego firmę. Natomiast dla swojego mocodawcy może ustanowić innych pełnomocników tylko wówczas, gdy takie umocowanie wynikałoby z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego, który byłby podstawą pełnomocnictwa udzielonego w bardzo szerokim zakresie.

Mocodawca może w każdym czasie odwołać pełnomocnictwo, nawet przed upływem okresu, na jaki zostało udzielone, ponieważ źródłem jego umocowania jest oświadczenie woli mocodawcy.

Pełnomocnik działa w imieniu reprezentowanego przedsiębiorcy i na jego rzecz. Gdy dokona jakiejś czynności prawnej, to wówczas wywoła ona skutki prawne bezpośrednio dla przedsiębiorcy. Działa w granicach, jakie określił sam mocodawca w oświadczeniu woli o udzieleniu konkretnej osobie pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo ogólne, stosowane zazwyczaj wówczas, gdy właściciel firmy wyjeżdża na wypoczynek, obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu.

Natomiast co do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne będzie pełnomocnictwo, które określa ich rodzaj. Przy niektórych czynnościach ustawa może wymagać pełnomocnictwa do poszczególnych czynności.

Pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot. Z kolei czynności prawne innego rodzaju mogą polegać na przykład na: zawieraniu umów sprzedaży, przyjmowaniu zamówień oraz zapłaty.

Przedsiębiorca może w każdym czasie odwołać udzielone pełnomocnictwo, chyba że sam zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego. Aby odwołać pełnomocnictwo, wystarczy jednostronne oświadczenie woli złożone pełnomocnikowi oraz osobie, z którą miał on dokonać czynności prawnej.

Sąd Najwyższy w wyroku z 4 listopada 1998 r. w sprawie sygn. akt II CKN 866/97, OSNC 3/99 poz. 66) zwrócił uwagę na to, że przepisy kodeksu cywilnego nie zastrzegają żadnej formy odwołania pełnomocnictwa przez mocodawcę, nawet wówczas gdy taka forma została zastrzeżona do udzielenia pełnomocnictwa.

Natomiast pełnomocnictwo wygasa w momencie śmierci mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie znalazło się inne zastrzeżenie uzasadnione treścią stosunku prawnego, który stanowi podstawę pełnomocnictwa.

Gdyby w pełnomocnictwie był zapis, że nie wygasa ona z chwilą śmierci mocodawcy, to wcale by to nie oznaczało, że nie można go odwołać. W takim przypadku po śmierci mocodawcy jego spadkobiercy mogliby odwołać pełnomocnictwo.

Odwołany pełnomocnik musi rozliczyć się z mocodawcą. Powinien przede wszystkim zwrócić mu dokument pełnomocnictwa. W razie odmowy mocodawca może nawet wystąpić do sądu z roszczeniem o zwrot tego dokumentu.

W razie żądania zwrotu dokumentu pełnomocnik ma z kolei prawo domagać się poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Na tym odpisie musi zostać zaznaczone wygaśnięcie umocowania. On również z takim roszczeniem może wystąpić do sądu przeciwko mocodawcy. Pełnomocnik ma prawo posiadać dowód na to, jaka była treść pełnomocnictwa, aby się móc w przyszłości obronić przed zarzutem, że reprezentując mocodawcę przekroczył granice umocowania go.

Wyjeżdżający na wypoczynek przedsiębiorca może ustanowić jednego bądź kilku pełnomocników. Mogą oni mieć różny, bądź taki sam, zakres umocowania. Gdyby mieli taki sam zakres umocowania, to wówczas każdy z nich może działać samodzielnie, pod warunkiem że z treści pełnomocnictwa nic innego nie wynika.

Natomiast pełnomocnik może dla swojego mocodawcy ustanowić innych pełnomocników, ale tylko wówczas gdy wynika to z treści pełnomocnictwa, ustawy, albo stosunku prawnego. Ustanowieni w taki sposób pełnomocnicy mogą mieć taki sam zakres umocowania albo węższy. Natomiast nie mogą mieć szerszego zakresu umocowania.

Ustanowiony w ten sposób pełnomocnik określany jest mianem substytuta i ma on taką samą pozycję, jak pozostali pełnomocnicy.

Działający w imieniu mocodawcy pełnomocnik nie może jednak sam ze sobą zawrzeć czynności prawnej. W praktyce oznacza to, że nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy.

W treści pełnomocnictwa mocodawca może jednak upoważnić pełnomocnika, aby w jego imieniu dokonał czynności prawnej ze sobą lub z osobą sobie bliską. W razie takiego upoważnienia taka czynność będzie skuteczna.

W czasie nieobecności mocodawcy w firmie pełnomocnik nie tylko w jego imieniu zawiera umowy, wypłaca i przyjmuje należności, lecz także reprezentuje właściciela podczas wakacyjnych kontroli w firmie.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu pełnomocnikowi przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do dokonywania takich czynności oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Gdy więc do firmy pod nieobecność wypoczywającego właściciela przyjdą inspektorzy, to będą mogli wykonywać swoje czynności, pod warunkiem że dopełnią tych formalności. Nieobecność przedsiębiorcy nie będzie w tym przypadku stanowiła przeszkody do przeprowadzenia kontroli.

Pełnomocnik będzie miał podczas kontroli takie same uprawnienia, jakie miałby kontrolowany przedsiębiorca, a także będą na nim ciążyły takie same obowiązki.

Musi udostępnić inspektorom żądaną dokumentację, zapewnić warunki pracy, dostęp do komputerów i telefonów, umożliwić im swobodne poruszanie się po firmie oraz okazać prowadzoną przez przedsiębiorcę książkę kontroli.