Zgromadzone dokumenty ułatwiają dochodzenie należności

Przezorny przedsiębiorca powinien zawsze starać się należycie udokumentować wykonanie swoich zobowiązań wobec kontrahentów. Formalnie ich wykonanie mogą potwierdzać m.in. protokoły odbioru przez kontrahenta robót. Potwierdzeniem może być również pisemne stwierdzenie kontrahenta przyjęcia dostarczonego mu towaru. Chodzi o to, żeby otrzymać pisemne dowody, w których osoby upoważnione do występowania w imieniu kontrahenta potwierdzą, że przedsiębiorca wywiązał się ze swoich zobowiązań.

Przedsiębiorcy mogą już w zawieranych z kontrahentami umowach o współpracy dokładnie uregulować tego rodzaju kwestie. W umowie można m.in. ustalić, że każdy dostarczony przez przedsiębiorcę towar będzie pokwitowany przez magazynierów zatrudnionych u kontrahentów. Takie ustalenia mogą okazać się bardzo istotne szczególnie przy podejmowaniu współpracy z nowymi partnerami biznesowymi.

W praktyce jednak wielu właścicieli firm, szczególnie niewielkich, nie dba o gromadzenie dokumentów potwierdzających wykonywanie zobowiązań. Popełniają w ten sposób błąd. W przypadku sporów o zapłatę często powstają bowiem problemy z udowodnieniem, że faktycznie towar dostarczono lub usługę wykonano. Dlatego dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien zadbać o to, żeby dysponować dowodami zarówno wykonania zobowiązania, jak i dostarczenia faktury.

Właściciel firmy, który nie otrzymał należnych pieniędzy, powinien najpierw skierować do dłużnika formalne wezwanie do zapłaty. Może to zrobić po siedmiu dniach od upływu terminu zapłaty. Przedsiębiorca jednocześnie musi koniecznie również zadbać o to, żeby mieć dowód doręczenia takiego wezwania. Może to być np. potwierdzenie odbioru przez dłużnika wezwania do zapłaty, jeżeli dostarczone jest ono bezpośrednio przez samego przedsiębiorcę – wierzyciela lub jego pracownika. Dowodem doręczenia wezwania do zapłaty może być również potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego to wezwanie lub przesyłki kurierskiej.

Jeżeli mimo to kontrahent – dłużnik nie wywiąże się ze złożonych obietnic zapłacenia w późniejszym terminie, to wierzyciel może w takiej sytuacji wystąpić z pozwem do sądu gospodarczego o wydanie nakazu zapłaty przez dłużnika. Właśnie podczas postępowania sądowego bardzo pomocne jest posiadanie przez przedsiębiorcę – wierzyciela zgromadzonych wcześniej dokumentów stwierdzających istnienie zobowiązania. Dokumentacja ta niekiedy może mieć decydujące znaczenie dla uzyskania korzystnego dla przedsiębiorcy – dłużnika sądowego rozstrzygnięcia.