Jak zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego

radca prawny, wspólnik i szef Departamentu Korporacyjnego Kancelarii Furtek Komosa Aleksandrowicz. Posiada dwunastoletnie doświadczenie w sprawach korporacyjnych, w szczególności w zakresie przejęć i połączeń, prawa handlowego, umów handlowych oraz obrotu nieruchomościami.

Nowelizacja kodeksu cywilnego, która weszła w życie 1 stycznia 2009 r., wprowadziła w art. 661 par. 2 możliwość zawierania przez przedsiębiorców umów najmu na czas oznaczony do 30 lat. Możliwe jest też zawarcie umowy na okres dłuższy niż 30 lat, jednak po upływie 30 lat umowa taka traktowana jest jako zawarta na czas nieoznaczony (z możliwością jej wypowiedzenia z zachowaniem w miarę krótkich ustawowych terminów wypowiedzenia). Dla osób niebędących przedsiębiorcami okres ten wynosi odpowiednio 10 lat.

Zmianę powyższą należy co do zasady ocenić pozytywnie. W profesjonalnym obrocie gospodarczym od dawna dostrzec można było potrzebę zawierania umów najmu lokali na czas oznaczony dłuższy niż - jak to było dotychczas - 10 lat. Wynika to przede wszystkim z długotrwałości i kosztowności niektórych inwestycji nieruchomościowych, przy których zwrot poniesionych nakładów na lokal może zostać zrealizowany w okresie dłuższym niż 10 lat. W praktyce obrotu należy się spodziewać, iż to raczej wynajmujący, zainteresowani stabilizacją dochodów z najmu, będą starać się narzucić najemcom możliwie długi okres umów na czas określony. Stabilizacja najmu może oczywiście być także z korzyścią dla najemców, choć nadmierna może się per saldo okazać dla nich istotnym zagrożeniem.

Warto podkreślić, iż sam fakt zawarcia umowy na 20 czy 30 lat nie będzie jeszcze przesądzał sam przez się o stabilności najmu, jeżeli umowa taka będzie zawierać szeroki wachlarz przesłanek uprawniających do jej przedterminowego wypowiedzenia przez wynajmującego lub najemcę. Wówczas konsekwencje zawarcia długoterminowej umowy będą w istotnym stopniu zniwelowane. Jeśli zaś umowa najmu nie będzie przewidywać możliwości jej wcześniejszego zakończenia w sytuacjach określonych w umowie, wówczas strony winny mieć świadomość swej decyzji. Dotyczy to w szczególności najemcy, który, zawierając taką umowę, musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty czynszu najmu przez bardzo długi okres, bez względu na jego przyszłą sytuację finansową.

20-30 lat to bardzo długi okres i wiele może się w nim zdarzyć. Szczególnie widoczne jest to w chwili obecnej - jeszcze dwa lata temu nikt nie przepowiadał globalnego kryzysu gospodarczego. Z tego powodu taka długoterminowa umowa powinna w miarę możliwości dobrze zabezpieczać strony na przyszłość. Nie chodzi tu przy tym jedynie o możliwość wcześniejszego zakończenia umowy, lecz także, a może przede wszystkim, o niezwykle skrupulatne i precyzyjne uregulowanie obowiązków stron, czynszu najmu i innych opłat ponoszonych przez najemcę oraz ich waloryzacji, możliwości podnajmu oraz cesji praw i obowiązków najemcy na osobę trzecią, wreszcie kwestii nakładów na przedmiot najmu oraz ich rozliczenia po zakończeniu umowy. Można jednakże śmiało zaryzykować tezę, że wszystkie powyższe kwestie winny być uregulowane w każdej dobrej umowie najmu, bez względu na to, czy jest ona zawierana na 5 czy na 30 lat.

Obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość wypowiedzenia umowy najmu na czas oznaczony zawsze, o ile zajdą przypadki określone w ustawie lub gdy sama umowa zawiera przesłanki uprawniające daną stronę do wypowiedzenia umowy. Przypadki ustawowe to np. zwłoka najemcy w zapłacie czynszu, uporczywe używanie rzeczy przez najemcę w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy czy też nieusunięta przez wynajmującego wadliwość wynajmowanej rzeczy zachodząca w chwili jej wydania najemcy i uniemożliwiająca korzystanie z rzeczy. Jeśli chodzi zaś o przesłanki umowne, strony mają tu w zasadzie pełną dowolność, ograniczoną jedynie wymogiem nienaruszania prawa i zasad współżycia społecznego. Niezwykle liberalny jest w tym zakresie Sąd Najwyższy, który w dotychczasowym orzecznictwie potwierdza praktycznie pełną swobodę stron w kształtowaniu umownych przesłanek wypowiedzenia umowy. Tytułem przykładu, w jednym ze swych orzeczeń Sąd Najwyższy uznał za dopuszczalne sformułowanie przyczyny wypowiedzenia jako ważne powody. Z uwagi na bezpieczeństwo obrotu i w celu uniknięcia sporów z kontrahentem godne zalecenia jest bardzo precyzyjne określenie przesłanek wypowiedzenia przez każdą ze stron. Stosowanie klauzul generalnych, jak choćby ważne przyczyny, czy innych nieostrych sformułowań lub niedostatecznie doprecyzowanych klauzul może być jedynie źródłem niepotrzebnego konfliktu pomiędzy najemcą a wynajmującym.

To zależy od rodzaju umowy i samego lokalu. Najczęściej w umowach najmu lokali komercyjnych czynsz składa się z co najmniej dwóch elementów, tzw. czynszu podstawowego (base rent) oraz dodatkowych opłat serwisowych (service charges). Te ostatnie obejmują zazwyczaj udział najemcy (liczony proporcjonalnie do wielkości najmowanej powierzchni) w kosztach utrzymania całego obiektu (np. koszty energii elektrycznej, c.o. i innych mediów, sprzątania części wspólnych, podatku od nieruchomości, opłat za użytkowanie wieczyste gruntu, nierzadko usług reklamowych czy marketingowych). O ile nietrudne jest określenie czynszu podstawowego, to niezwykle istotne jest - szczególne dla najemcy - wyczerpujące i dokładne uregulowanie tzw. opłat serwisowych, tzn. jakie świadczenia lub koszty wynajmującego się na nie składają, w jaki sposób są one obliczane oraz w jakich przypadkach mogą być one podwyższane.

Począwszy od 24 stycznia 2009 r. możliwe jest swobodne określanie czynszu najmu w walutach obcych, a to za sprawą znowelizowania art. 358 k.c. i zniesienia zasady walutowości w odniesieniu do zobowiązań pieniężnych na terenie Polski. W obowiązującym stanie prawnym strony umów najmu mają zatem swobodę w ustaleniu waluty, w jakiej wyrażony będzie czynsz najmu. Należy jednak podkreślić, iż także przed zniesieniem zasady walutowości w tzw. najmach komercyjnych w znakomitej większości przypadków czynsz najmu określany był za pomocą klauzuli waloryzacyjnej jako równowartość w złotych określonej kwoty wyrażonej w walucie obcej (najczęściej w euro lub w dolarach amerykańskich), przeliczanej po ustalanym przez strony kursie wymiany. Wybór pomiędzy walutą polską a obcą dla określenia czynszu najmu zależy od osobistych uwarunkowań danego przedsiębiorcy i prowadzonej przez niego działalności.

Waloryzacja czynszu, o ile umowa ją w ogóle dopuszcza, powinna być przede wszystkim oparta na obiektywnych kryteriach, a stosowne zapisy umowne powinny być jasne i nie budzić wątpliwości. W szczególności w sposób klarowny powinien być określony w umowie termin, w którym wynajmujący może dokonać waloryzacji czynszu (np. w styczniu każdego roku kalendarzowego), częstotliwość waloryzacji (np. jeden raz w roku kalendarzowym) oraz sposób obliczenia wzrostu czynszu najmu. Wskaźniki, na jakich winien opierać się mechanizm waloryzacji czynszu, powinny być również obiektywne i opisane w sposób niebudzący wątpliwości. Istotna jest tu daleko idąca dokładność - w praktyce spotyka się umowy, w których strony opisują wskaźnik, według którego ma być dokonywana waloryzacja jako stopa inflacji, bez dalszego sprecyzowania, za jaki okres, przez kogo i gdzie ogłaszana itd. Najczęściej strony umów najmu sięgają do wskaźników statystycznych wzrostu cen towarów i usług czy wzrostu płac. Wskaźnik należy dostosować do waluty, w jakiej wyrażony jest czynsz najmu, tzn. jeśli czynsz najmu jest określony bezpośrednio w walucie obcej albo przy użyciu tzw. klauzuli waloryzacyjnej (kwota w złotych obliczona na podstawie ustalonej kwoty w walucie obcej), wskaźnik waloryzacyjny powinien odnosić się do tej waluty. Tytułem przykładu, jeśli czynsz najmu określony jest w euro, to waloryzacja czynszu najmu winna być mierzona siłą tej waluty, a nie np. złotego. W praktyce dość powszechnie spotykane wskaźniki to - w stosunku do złotego - ogłaszany przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego kwartalny lub średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, a dla euro - ogólny indeks cen dla krajów Unii Europejskiej (Eurostat Consumer Price Index).

Jeśli umowa najmu nie zawiera stosownego zapisu (upoważniającego wynajmującego do podwyższenia czynszu albo wprowadzającego automatyczną waloryzację czynszu, albo - w ekstremalnych sytuacjach - dającego wynajmującemu blankietową zgodę na swobodne określanie wysokości czynszu), podwyższenie czynszu najmu przez wynajmującego nie będzie możliwe. Należy jednak pamiętać, że w sytuacjach wyjątkowych wynajmujący będzie mógł skorzystać z klauzuli rebus sic stantibus, uregulowanej w art. 357¹ k.c. i stanowiącej wyjątek od reguły pacta sunt servanda. Jeżeli bowiem z powodu nadzwyczajnej, nieprzewidywalnej przez strony przy zawarciu umowy zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, wówczas sąd wskutek powództwa wniesionego przez stronę, po rozważeniu interesów obydwu stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, może zmienić sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Nie można zatem wykluczyć, iż wynajmujący uzyska sądowne zwiększenie czynszu najmu, o ile wykaże, że zaszła nadzwyczajna, nieprzewidywalna zmiana stosunków, a utrzymywanie najmu przy dotychczasowej wysokości czynszu groziłoby wynajmującemu rażącą szkodą. W ostatnich latach powództwa takie były raczej rzadkie, jednak w dobie globalnego kryzysu finansowego nie można wykluczyć zwiększenia ich liczby, także w odniesieniu do umów najmu.