Jak zarządzać wspólnotą mieszkaniową

adwokat z kancelarii D. Malarecka, K. Jachacy, P. Malarecki, Kancelarie Adwokackie, specjalizuje się m.in. w prawie rodzinnym, zagadnieniach dotyczących nieruchomości - w tym wspólnot mieszkaniowych

Odpowiadając na pytanie, można odwołać się do uchwały Sądu Najwyższego z 27 listopada 2003 r. (sygn. III CZP 74/ 03, OSNC 2005 z. 1, poz. 6). Tam są dwie definicje: zarząd w znaczeniu podmiotowym i funkcjonalnym. Zarząd w znaczeniu podmiotowym to zarząd, o którym mówi art. 20 ustawy o własności lokali (u.o.w.l.), czyli zarząd składający się z osób fizycznych, które mogą być powołane spośród właścicieli lub spoza ich grona. W zasadzie jest to najczęściej sprawowana forma zarządu we wspólnocie. Z praktyki wynika, że taką formę zarządu uznają też sądy. Nie wszystkie natomiast sądy uznają do reprezentacji wspólnoty zarząd w znaczeniu funkcjonalnym, podmiot z zewnątrz powołany do zarządzania, administrowania nieruchomością wspólną, o którym mowa w art. 18 u.o.w.l.

Zarządzanie na podstawie art. 18 u.o.w.l. powierzane jest na podstawie aktu notarialnego. Czy w swojej praktyce często spotyka pani takie umowy?

Rzadko. Zazwyczaj albo jest tylko zarząd wybrany przez właścicieli i wówczas pojawia się umowa o tzw. administrowanie. Wtedy wszelkie oświadczenia podpisuje zarząd, a czynności takie: jak sprzątanie, wywóz śmieci, księgowość wykonują pracownicy firmy administrującej. Zarządca zewnętrzny, działający w trybie art. 18 u.o.w.l., zazwyczaj jest powoływany, gdy powstaje nowa wspólnota, np. gdy deweloper sprzedaje mieszkania i w umowach pojawia się klauzula, że na dwa, trzy lata zarząd będzie sprawować jakaś firma. Po tym czasie zazwyczaj członkowie wspólnoty chcą zmienić formę zarządu z art. 18 (zarządca zewnętrzny) na art. 20 u.o.w.l. (zarząd wybrany spośród właścicieli lokali). Wówczas zapraszają notariusza i w jego obecności podejmują uchwałę o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną i o wyborze nowych osób do zarządu. Takich umów nie spotkałam natomiast w starych wspólnotach, które powstały przy sprzedaży mieszkań ich lokatorom. Tam zarząd sprawują zazwyczaj członkowie wspólnoty. Osoby wykonujące zarząd w trybie art. 18 u.o.w.l. muszą posiadać licencję zawodową zarządcy nieruchomości, natomiast osoby, które zajmują się tylko administrowaniem, nie muszą mieć takich uprawnień. Takich uprawnień nie muszą mieć też członkowie wspólnoty wybrani przez nią do zarządu w trybie art. 20 u.o.w.l.

Jest taka tendencja w orzecznictwie sądowym, że na każdą taką czynność powinna być podjęta uchwała wspólnoty. W przeciwnym razie taką umowę można w trybie procesu unieważnić.

Mała wspólnota musi jednomyślnie podjąć uchwałę, że przyjmuje konkretne zasady zarządzania, np. według ustawy o własności lokali. Wówczas możliwe będzie głosowanie udziałami i o konkretnych decyzjach dotyczących wspólnej nieruchomości zdecyduje większość właścicieli. Nie będzie już potrzebna jednomyślność. Gdy takiej uchwały mała wspólnota nie podejmie, a pojawi się konflikt w zarządzaniu, wówczas jedynym sposobem na rozstrzygniecie sporu jest sąd.

Właściciel musi być zawiadomiony najpóźniej przed upływem siedmiu dni przed zebraniem w formie pisemnej. Kiedy pojawiają się pozwy o uchylenie uchwał, sąd bada, jakie są realia w danej wspólnocie. W jednej są wywieszane na klatkach schodowych informacje, w innej zawiadomienia roznosi gospodarz domu, zdarza się i tak, że zawiadomienia są rozsyłane listami poleconymi i wywieszane na klatkach schodowych. To zabezpieczenie dla wspólnoty, jeśli któryś z właścicieli będzie twierdził, że nie otrzymał zawiadomienia. Zarząd w zawiadomieniu o zebraniu powinien również przedstawić planowany porządek obrad. Jeśli planowane są zmiany w uprawnieniach i obowiązkach właścicieli - to powinien być załączony projekt uchwał. Nie ma jednak obowiązku załączania wszystkich uchwał. Na zebraniu najpierw przyjmuje się porządek obrad. Jeżeli jest on zmieniony albo projektowane uchwały zostaną zmodyfikowane, to mogą być one głosowane. Z orzecznictwa sądów okręgowych, które są sadami I instancji, przy odwoływaniu się od uchwał wynika, że zarzuty formalne, czyli dotyczące doręczenia wezwań czy projektów uchwał, sąd tylko o tyle bierze pod uwagę, jeśli miały one wpływ na wynik głosowania, czyli na merytoryczne podjęcie decyzji.

Do podjęcia uchwały potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli. Jeśli na zebraniu będzie ich mniejszość, można zebrać dodatkowo głosy w obiegowym trybie.

Podstawowym narzędziem, które ma właściciel, jest projekt uchwały, który może poddać pod głosowanie. Poza tym trzeba monitować zarząd (zarządcę) wspólnoty za pomocą pism składanych za potwierdzeniem lub listów poleconych, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takich pismach powinno być określone, czego się domaga członek wspólnoty, i powinien być wskazany termin, kiedy wspólnota powinna się ustosunkować. Jeżeli to okaże się nieskuteczne, to rozwiązania są różne: gdy jest to uciążliwość budowlana, właściciel sam może zlecić naprawę na własny koszt, ale musi to wszystko udokumentować: ekspertyza biegłego, faktura VAT za naprawę. Mając takie dokumentny, należy zarząd wezwać, żeby pokrył ten koszt. Jeśli tego nie zrobi, można zwrócić się do sądu o zasądzenie zwrotu plus odsetki. To są jednak przypadki skrajne.

Powinien zgłosić go zarządowi w formie pisemnej. Może też zjawić się z projektem na zebranie właścicieli. Zawsze na początku zebrania jest przegłosowywanie porządku obrad, więc w odpowiedniej chwili powinien to zgłosić. Głosy pod uchwałą można też zbierać w trybie obiegowym. Jeśli sprawa jest pilna, nie trzeba czekać na zebranie. Jeśli jest podjęta uchwała, to zarząd ma obowiązek ją wykonać.