Jak chronić dane z przesłuchania dokonanego na odległość

Sądy cywilne mogą już przygotowywać się do przeprowadzania dowodów na odległość, na co pozwalają im przepisy wprowadzone w lipcu 2009 r. Od kilku dni obowiązują już regulacje określające urządzenia i środki techniczne umożliwiające praktyczne zastosowanie możliwości zdalnego przesłuchiwania świadków, stron i biegłych w postępowaniu cywilnym, a więc bez konieczności ich osobistego stawienia się w sądzie. Rozporządzenie w tej sprawie weszło w życie w miniony wtorek 23 marca.

Możliwość zdalnego przeprowadzenia dowodów istnieje w naszym kraju od lipca 2003 r. dzięki odpowiednim zmianom kodeksu postępowania karnego. Zgodnie z nim, osoba wezwana w charakterze świadka może być przesłuchana przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość. Jest to możliwe, gdy świadek nie może się stawić na wezwanie z powodu choroby, kalectwa lub innej niedającej się pokonać przeszkody. Wtedy można go przesłuchać w miejscu jego pobytu. W takim przypadku w postępowaniu przed sądem w czynności tej bierze udział sąd. Sąd może zlecić przesłuchanie świadka sędziemu wyznaczonemu ze swego składu lub sądowi wezwanemu, w którego okręgu świadek przebywa, jeżeli świadek nie stawił się z powodu przeszkód zbyt trudnych do usunięcia.

W czynnościach tych mają prawo brać udział strony, obrońcy i pełnomocnicy.

Podobne regulacje wprowadzono w lipcu 2009 r. do kodeksu postępowania cywilnego. Stanowi on, że postępowanie dowodowe odbywa się przed sądem orzekającym, chyba że sprzeciwia się temu charakter dowodu albo wzgląd na poważne niedogodności lub niewspółmierność kosztów w stosunku do przedmiotu sporu. W takich przypadkach sąd orzekający zleca przeprowadzenie dowodu jednemu ze swych członków (sędzia wyznaczony) albo innemu sądowi (sąd wezwany). Jeżeli charakter dowodu się temu nie sprzeciwia, sąd orzekający może postanowić, że jego przeprowadzenie nastąpi przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających dokonanie tej czynności na odległość. Sąd orzekający przeprowadza dowód w obecności sądu wezwanego lub referendarza sądowego w tym sądzie.

Warunki techniczne, które muszą być spełnione, aby móc skorzystać z takich możliwości, narzuca wspomniane rozporządzenie ministra sprawiedliwości. Określa ono rodzaje urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość, a także sposób korzystania z nich oraz ich przechowywania, odtwarzania i kopiowania dokonanych zapisów.

Do zdalnego przesłuchania należy stosować urządzenia techniczne analogowe lub cyfrowe do dokonania przekazu tego przesłuchania za pomocą sieci telekomunikacyjnych, a szczególnie urządzeń pozwalających na dwukierunkową łączność w czasie rzeczywistym umożliwiających przesył dźwięku lub obrazu i dźwięku pomiędzy uczestnikami czynności procesowej. Przesłuchanie może być przeprowadzone z wykorzystaniem systemu transmisyjnego oraz urządzenia komutacyjnego lub przekierowującego, a także innych zasobów, które umożliwiają nadawanie, odbiór lub transmisję sygnałów za pomocą przewodów, fal radiowych, optycznych lub innych środków wykorzystujących energię elektromagnetyczną, niezależnie od ich rodzaju - a w szczególności z wykorzystaniem sieci telekomunikacyjnej eksploatowanej przez sąd.

Rozporządzenie stawia warunek, aby urządzenia te gwarantowały integralność przekazu telekomunikacyjnego. Jeśli przekaz telekomunikacyjny wymaga poufności, wtedy muszą być zastosowane środki lub rozwiązania techniczne zapewniające dostęp do zrozumiałej formy zabezpieczonego przekazu tylko osobom uprawnionym.

System do zdalnego przesłuchiwania musi być nadzorowany. Wykazy wykorzystywanych do tego urządzeń, gwarantujących łącznie poufność i integralność przekazu telekomunikacyjnego muszą być prowadzone przez:

● prezesa sądu apelacyjnego dla urządzeń znajdujących się w sądzie apelacyjnym,

● prezesa sądu okręgowego dla urządzeń znajdujących się w sądzie okręgowym oraz w sądach rejonowych na obszarze właściwości sądu okręgowego.

Wykazy te powinny zawierać przede wszystkim takie dane, jak:

● opis urządzenia pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację (nazwa, model, producent),

● wskazanie sądu będącego dysponentem urządzenia oraz osoby upoważnionej w tym sądzie do dokonania ustaleń organizacyjno-technicznych w sprawie przeprowadzenia dowodu na odległość (jej imię i nazwisko, telefon kontaktowy, numer faksu i adres poczty elektronicznej),

● w razie potrzeby - wskazanie części obszaru właściwości sądu okręgowego, w którym można wykorzystywać urządzenie,

● informacja o używanych przez urządzenie standardach i protokołach połączenia,

● informacja o wykorzystywanych przez urządzenie standardach szyfrowania,

● informacja, czy dane urządzenie umożliwia przekaz dźwięku, obrazu i danych,

● informacja, czy urządzenie jest zamontowane na stałe, czy też jest mobilne,

● informacja, czy urządzenie jest wyposażone w kamerę dokumentową (wizualizer),

● informacja, czy urządzenie umożliwia połączenia wielopunktowe, a jeśli umożliwia, to wraz z określeniem, z jaką liczbą lokalizacji może komunikować się jednocześnie,

● informacja, czy urządzenie umożliwia utrwalanie przekazywanych treści, a jeśli tak, to w jaki sposób,

● wskazanie innych informacji mających znaczenie dla należytego przeprowadzenia dowodu na odległość przy użyciu danego urządzenia.

Do obowiązków osoby upoważnionej w danym sądzie do dokonania ustaleń organizacyjno-technicznych w sprawie przeprowadzenia dowodu na odległość należy prowadzenie harmonogramu dostępności urządzenia. Osoba ta musi w szczególności odnotowywać w tym harmonogramie rezerwację, urządzenia w określonym czasie.

Rezerwacji można dokonać za pośrednictwem strony internetowej sądu, jeżeli warunki organizacyjno-techniczne zapewniają taką możliwość. Harmonogram też może być publikowany z wykorzystaniem strony internetowej sądu.

Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn urządzenie dostępne w sądzie nie może służyć do przeprowadzenia dowodu na odległość, należy taką okoliczność niezwłocznie ujawnić w harmonogramie dostępności urządzenia.

Przeprowadzane na odległość przesłuchania muszą być zapisywane na informatycznych nośnikach danych. Nośniki te muszą zostać zaopatrzone w metrykę identyfikacyjną zawierającą dane z protokołu przeprowadzonej czynności. Dane te to:

● sygnatura akt sprawy i oznaczenie organu przeprowadzającego daną czynność,

● czas i miejsce przeprowadzenia czynności oraz zakres jej zapisu,

● imiona i nazwiska osób w niej uczestniczących oraz imię, nazwisko i funkcję osoby dokonującej zapisu,

● typ i rodzaj użytego do zapisu urządzenia, a jeśli zachodzi taka konieczność - charakterystykę techniczną jego oprzyrządowania,

● warunki oświetleniowe lub akustyczne miejsca zapisu,

● dane techniczne użytego informatycznego nośnika danych,

● parametry techniczne zapisu z przeprowadzonego dowodu na odległość, a w szczególności format zapisu, zastosowane kodery albo dekodery dźwięku lub obrazu i dźwięku, nazwę i producenta dedykowanego oprogramowania, którego użyto do zapisu informacji, liczby zapisanych ścieżek, szybkości przesuwu taśmy magnetycznej,

● informacja o ewentualnym użyciu przyrządów automatycznych do uruchamiania i zatrzymywania urządzenia zapisującego albo o jego awarii podczas dokonywania zapisu lub uszkodzenia informatycznego nośnika danych.

Ponadto nośnik danych z metryką identyfikacyjną będzie opakowany i zabezpieczony odciskiem okrągłej pieczęci jednostki przeprowadzającej czynność procesową. Również na tym opakowaniu muszą znaleźć się informacje o sygnaturze akt sprawy i organu przeprowadzającego czynność oraz czasie jej przeprowadzenia i osobie dokonującej opakowania. Każde otwarcie i ponowne zamknięcie opakowania informatycznego nośnika danych ma być odnotowane w metryce identyfikacyjnej, podając osobę, która otworzy lub zamknie opakowanie, a także czas, miejsce i cel, w jakim to zrobiono.

W przypadku gdy trzeba będzie zmienić opakowanie nośnika, dotychczasowego nie będzie można wyrzucić. Przepisy wymagają jego zachowania i dołączenia go do nowego opakowania oraz jego wspólnego - wraz z metryką identyfikacyjną - opakowania i opisania w sposób właściwy dla pierwszorazowego opakowania informatycznego nośnika danych.

Zabezpieczenie nośnika z zapisem przesłuchania nie polega wyłącznie na ochronie przed dostępem do niego osób niepowołanych. Podlega ono również ochronie fizycznej. Powinien być bowiem należycie zabezpieczony, zwłaszcza przed utratą, szkodliwym działaniem środków chemicznych, termicznych, światła, promieniowania, pola magnetycznego lub elektrycznego oraz przed uszkodzeniami mechanicznymi.

Odtwarzanie zapisu z przeprowadzonego dowodu na odległość może nastąpić przy zastosowaniu przeznaczonych do tego celu urządzeń. Fakt ten musi być zapisany, w metryce identyfikacyjnej nośnika danych należy bowiem umieścić adnotację o dokonaniu odtworzenia, podać czas tej czynności oraz imię i nazwisko osoby, która jej dokonała, a ponadto cel odtworzenia zapisu oraz wykaz osób przy tym obecnych. W metryce trzeba też odnotować przypadek uszkodzenia nośnika, do którego dojdzie podczas odtwarzania znajdującego się na nim zapisu z przesłuchania.

Również kopiowanie zapisu z przeprowadzenia dowodu na odległość może być wykonywane przy zastosowaniu przeznaczonych do tego celu urządzeń, co także należy odnotować w metryce identyfikacyjnej nośnika danych. Ponadto na temat sporządzenia kopii trzeba sporządzić notatkę, którą należy dołączyć do akt sprawy. Kopia podlega ochronie takiej jak źródłowy zapis przebiegu dowodu dokonanego na odległość. Powinna zatem być zapisana na nośniku opatrzonym metryką identyfikacyjną, opakowanym i zabezpieczonym odciskiem okrągłej pieczęci oraz chronionym przed utratą i zniszczeniem.

Rezerwacja urządzeń do przeprowadzenia przesłuchania na odległość może być dokonana za pośrednictwem strony internetowej sądu

Do odtwarzania zapisu z przesłuchania dokonanego na odległość można użyć urządzenia korygującego lub wzmacniającego utrwalony dźwięk

Sąd nie jest związany swym postanowieniem dowodowym i może je stosownie do okoliczności uchylić lub zmienić nawet na posiedzeniu niejawnym. Ponadto sędzia wyznaczony i sąd wezwany mogą uzupełnić na wniosek strony postanowienie sądu przez przesłuchanie nowych świadków na fakty wskazane w tym postanowieniu. Wreszcie sąd orzekający może zarządzić powtórzenie lub uzupełnienie postępowania dowodowego. Natomiast, gdy postępowanie dowodowe napotyka przeszkody o nieokreślonym czasie trwania, sąd może oznaczyć termin, po którego upływie dowód może być przeprowadzony tylko wówczas, gdy nie spowoduje to zwłoki w postępowaniu.

iwona.jackowska@infor.pl

Art. 235-240, art. 278-280 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Art. 177 i 396 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym (Dz.U. nr 34, poz. 185).