Dlaczego warto być na zebraniu

Każdy członek wspólnoty ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzaniu nieruchomością wspólną. Tym samym powinien przynajmniej raz w roku wziąć udział w zebraniu właścicieli. Wspólnota mieszkaniowa bowiem to przymusowy związek wszystkich właścicieli lokali w budynku nienależącym do spółdzielni. Powstaje przez sprzedaż, czyli wyodrębnienie prawa własności choćby jednego lokalu w domu należącym pierwotnie np. do dewelopera lub gminy. Nie ma przy tym znaczenia, czy zbywane są mieszkania, czy lokale użytkowe.

W dużych wspólnotach mieszkaniowych, powstających w budynkach obejmujących ponad siedem lokali, zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej obowiązany jest zwołać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku. Musi to uczynić przed końcem pierwszego kwartału. Gdyby zaś tego nie zrobił, to może, a nawet powinien zwołać tego rodzaju spotkanie dowolny członek wspólnoty, czyli każdy właściciel mieszkania lub lokalu użytkowego.

Warto przy tym pamiętać, że ustawa mówi o zwołaniu, a nie o zorganizowaniu zebrania przed końcem marca każdego roku. Dlatego wiele zarządów lub wynajmowanych przez wspólnoty i działających obok wybieralnego zarządu firm administrujących stara się dotrzymywać jedynie terminu zwoływania spotkania. Same zebrania natomiast odbywają się często później. Dzieje się tak dlatego, że ustawa nie określa granicznej daty, do której musi się ono odbyć. Należy jednak przyjąć, że spotkanie powinno nastąpić możliwie najszybciej, żeby zarząd lub zarządca nie działali bez planu zaakceptowanego przez członków wspólnoty. Zawsze na zebraniu konieczne jest co najmniej uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządzania. Właściciele powinni też ocenić pracę zarządu lub zarządcy, a także wysłuchać sprawozdania zarządu i udzielić mu lub nie (w formie uchwały) absolutorium. Te same zasady dotyczą wszystkich dorocznych zebrań, również zwoływanych przez członków wspólnoty w razie zaniedbania tego obowiązku przez zarząd.

W małych wspólnotach nie ma konieczności stosowania metod kierowania sprawami wspólnymi właściwymi dużej wspólnocie. Dlatego nie ma też obowiązku zwoływania dorocznych zebrań właścicieli. Mogą się oni porozumiewać w sposób mniej sformalizowany. Jeżeli jednak zechcą, to i im wolno stosować zasady zapisane z myślą o dużych wspólnotach w ustawie o własności lokali.

O każdym zebraniu członków wspólnoty, a więc i o dorocznym, zarząd lub zarządca powinien zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie. Musi to uczynić z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Informacja zawiera datę, godzinę i określenie miejsca, w którym odbędzie się spotkanie. Niezbędne jest również wyszczególnienie porządku obrad. Gdyby natomiast zaplanowano zmianę praw i obowiązków właścicieli, konieczne byłoby przedstawienie takiej propozycji w zawiadomieniu. Chodzi np. o propozycje podwyżki opłat i o to, by właściciele lokali nie byli zaskoczeni koniecznością głosowania w tego rodzaju sprawach.

Poinformowanie na piśmie oznacza albo wysłanie do wszystkich listów, albo przekazanie im odpowiednich dokumentów przez członka zarządu, dozorcę czy pracownika firmy zarządzającej. Tam, gdzie nie ma obaw, że któryś z członków wspólnoty zakwestionuje prawidłowość doręczenia, można wrzucić zaadresowane pisma do euroskrzynek na listy. Metoda zależy od wielkości wspólnoty, zgodności jej członków i sposobu zarządzania. Nie jest prawidłowe zawiadamianie o zebraniu jedynie przez wywieszenie informacji na klatkach schodowych lub na drzwiach budynku, kiedy decyduje o tym samodzielnie zarząd lub zarządca. Ustawa nie pozostawia w tej sprawie wątpliwości. Zawiadomienie o dorocznym zebraniu musi być bowiem skierowane wyraźnie do poszczególnych właścicieli, tak by nikt nie przeoczył tej informacji. Dlatego do właścicieli, którzy nie mieszkają w swoich mieszkaniach (bo np. je wynajęli) i zostawili zarządowi lub zarządcy adres do doręczeń, należy wystosować list. A gdyby nie było innej możliwości, wystarczy przesyłka do mieszkania we wspólnocie. Trzeba przy tym pamiętać, że najemca, któremu członek wspólnoty nie udzielił pełnomocnictwa, nie ma prawa uczestniczyć w zebraniu ani tym bardziej głosować w sprawie uchwał.

Członkowie wspólnoty mogą się również umówić (w zwykłej uchwale lub np. regulaminie czy statucie wspólnoty) na przesyłanie im wszelkiej korespondencji pocztą elektroniczną. Wówczas zawiadomienie tą metodą o dorocznym zebraniu będzie ważne. Może się także zdarzyć, że we wspólnocie wolno głosować e-mailem przez wysłanie go przed określonym dniem, np. na adres zarządu. Na tego rodzaju umowę pozwala przepis kodeksu cywilnego, który mówi, że zasadą jest, iż osoba dokonująca czynności prawnej (a więc także głosujący członek wspólnoty) może wyrazić wolę przez każde zachowanie, które pokazuje ją w sposób dostateczny, również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.

Poza uchwaleniem rocznego planu gospodarczego na rocznym zebraniu ustala się opłaty na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną. Właściciele lokali oceniają też pracę zarządu. Powinni również zdecydować o najważniejszych sprawach wspólnoty, określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu. W praktyce chodzi o podjęcie uchwał dotyczących np. dużych remontów czy zakupu nieruchomości (patrz przykład). Warto przy tym udzielić zarządowi pełnomocnictw koniecznych przy zawieraniu niezbędnych umów, żeby nie trzeba było tego czynić w kolejnej uchwale. Gdyby natomiast nie udało się omówić wszystkich istotnych kwestii na dorocznym spotkaniu, możliwe jest odbycie kolejnego, nieobowiązkowego zebrania. W razie potrzeby zawsze może je zwołać zarząd lub zarządca. Trzeba je natomiast zwołać na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Właściciel, który nie może przyjść na zebranie, powinien udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu. Może wybrać do tego innego członka wspólnoty lub dowolną osobę z zewnątrz. I choć przeważnie liczba obecnych nie wpływa na ważność zebrania (nie trzeba go powtarzać, jeżeli przybyło niewiele osób, mimo że zostało prawidłowo zwołane, a np. regulamin lub umowa nie stanowią inaczej), to gremialne przybycie właścicieli ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one - co do zasady - większością głosów. Liczy się ją albo według wielkości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, jeżeli wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono. Gdyby więc na zebranie przyszło tylko kilku właścicieli lub ich pełnomocników (gdy wspólnota liczy, powiedzmy, kilkadziesiąt lokali), uchwały częściowo przyjęte lub odrzucone trzeba poddać dodatkowemu głosowaniu. Dopuszczalne jest wówczas indywidualne zbieranie podpisów. W takich sytuacjach wyznaczona osoba roznosi nieobecnym na spotkaniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk: za, przeciw lub wstrzymuję się od głosu. I dopiero po zsumowaniu preferencji wyrażonych w dwóch formach głosowania uzyskuje się ostateczny wynik. Dodaje do tego głosowanie e-mailem, jeżeli i taką formę głosowania zaakceptowali we wcześniejszej uchwale członkowie wspólnoty.

Zawsze o treści uchwały z udziałem kwerendy każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.

Ważnym elementem demokracji i istotną metodą realizowania prawa własności lokali jest możliwość zaskarżania do sądu uchwał przez niezadowolonych z nich właścicieli lokali. Niezbędne jest przy tym wykazanie w pozwie, że to sporne postanowienie większości jest niezgodne z prawem lub umową właścicieli.

Właściciele lokali w nieruchomości położonej w Wielkim Mieście przy ul. Kwiatowej 8, działając na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.), wyrażają zgodę na dokonanie przez zarząd czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Jednocześnie udzielają mu pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w zakresie:

1. wykonania remontu budynku wspólnoty, polegającego na jego ociepleniu i otynkowaniu, wymianie wszystkich rynien, pokryciu dachu i pomalowaniu ścian we wszystkich klatkach schodowych;

2. podjęcia decyzji w przedmiocie zmiany przeznaczenia przepompowni znajdującej się na drugim poziomie piwnic budynku przy ul. Kwiatowej 8, stanowiącej część nieruchomości wspólnej, należącej do wspólnoty. Zarząd zostaje również umocowany do zawierania umów z członkami wspólnoty, a także z osobami trzecimi dotyczących dzierżawy tego pomieszczenia;

3. nabycia w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej przy ul. Kwiatowej 8 jednej z dwóch nieruchomości położonej w Wielkim Mieście przy ul. Kwiatowej 8a (wybór ma zależeć od wynegocjowanej ceny) na biuro, którego część zajmie administrator wspólnoty, a część będzie wynajmowana.

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o włas-ności lokali (tj. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).