Jak odtworzyć akta, które zaginęły w sądzie

Sąd wszczyna postępowanie o odtworzenie akt na wniosek lub z urzędu. Gdy sprawa została już prawomocnie zakończona, to wówczas odtworzeniu podlega orzeczenie, które kończy postępowanie w sprawie, oraz ta część akt, która jest niezbędna do ustalenia jego treści i do wznowienia postępowania. Może być wówczas konieczne odtworzenie znajdujących się w aktach dokumentów. Zakres odtworzenia akt najczęściej zależy od podstawy, na której opiera się skarga o wznowienie postępowania. Sąd nie może odmówić przeprowadzenia postępowania, gdy akta zginęły albo zostały zniszczone, a istnieje możliwość wszczęcia ponownie tej samej sprawy.

Zaginione lub zniszczone akta sąd może odtworzyć z urzędu lub na wniosek złożony przez stronę, uczestnika postępowania lub interwenienta. Gdy akta zginęły w sprawie będącej w toku, to wniosek należy złożyć w ciągu trzech lat od ich zaginięcia lub zniszczenia. W razie zaginięcia akt sprawy prawomocnie zakończonej wniosek składa się w ciągu 10 lat od tej chwili. Termin nie biegnie więc od momentu, w którym wnioskodawca dowiedział się o zaginięciu lub zniszczeniu akt. Natomiast bez żadnych ograniczeń składa się wniosek wówczas, gdy akta dotyczyły sprawy o prawa stanu (np. w sprawach małżeńskich). Gdy zaginęły np. na skutek zaniedbania pracownika sądu, to wówczas wszczęcie postępowania może nastąpić tylko z urzędu.

We wniosku należy dokładnie określić sprawę. Dołącza się do niego wszystkie urzędowo poświadczone odpisy, które znajdują się w posiadaniu wnioskodawcy. Na przykład są to wypisy z ksiąg publicznych, rejestrów urzędowych, odpisy aktów notarialnych, tytułów wykonawczych lub poświadczonych odpisów orzeczeń sądowych, uwierzytelnionych odpisów protokołów rozpraw lub dokumentów z akt. Można też wskazać znane miejsca, w których się znajdują. Wniosek o odtworzenie akt sprawy będącej w toku należy złożyć do sądu, w którym ostatnio się toczyła. Gdy byłby to sąd II instancji lub Sąd Najwyższy, to wówczas przekazują one sprawę sądowi I instancji, z wyjątkiem odtworzenia akt sądu II instancji lub akt SN. Jeżeli wniosek dotyczy akt sprawy prawomocnie zakończonej, to wówczas postępowanie przeprowadza sąd, przed którym toczyła się ona w pierwszej instancji.

Najczęściej sąd prowadzi postępowanie uproszczone o odtworzenie akt na podstawie urzędowo poświadczonych odpisów. Sąd może nawet wezwać osoby i organy administracji publicznej oraz instytucje wskazane przez wnioskodawcę lub znane sądowi urzędowo, aby w wyznaczonym terminie udostępniły poświadczone urzędowo odpisy dokumentów, które posiadają. Może ich też wezwać do złożenia oświadczenia, że nie mają tych dokumentów. Gdy w ten sposób nie uda się odtworzyć akt, sąd powinien wezwać strony, aby złożyły dokładne oświadczenia co do treści pism i dowodów, a nawet notatek, które mogą być pomocne przy odtworzeniu akt.

malgorzata.piasecka@infor.pl

Art. 716 - 726 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).