Właściciel na wakacjach, pełnomocnik w zarządzie

Zbliżają się ferie, a więc okres, podczas którego członkom zarządów i osobom prowadzącym działalność gospodarczą zdarza się brać urlopy. W tym czasie mogą oni przekazać całość lub część swoich uprawnień innej osobie, cedując na nią zarówno prawa, jak i obowiązki. Jak wynika z analizy firmy CoatchingStudio, polscy przedsiębiorcy pełnomocnictwo stosują najczęściej, gdy nie są w stanie wykonywać swoich zadań (choroba, wypadek) lub nie posiadają odpowiedniej wiedzy i kwalifikacji. Prócz oczywistych sytuacji, wynikających z powierzenia firmie zewnętrznej obowiązków na zasadzie outsourcingu wybranych procesów biznesowych (księgowość, logistyka, magazyny), często przekazywane są także uprawnienia do załatwiania spraw w urzędach administracji centralnej i samorządowej, czynności związane z rejestracją lub zawieszeniem działalności, sprawy z zakresu utrzymywania kontaktów z poszczególnymi urzędami. - Urlop czy przerwa świąteczna ze względu na rozwój nowoczesnych form komunikacji stosowane są w mniejszym stopniu - twierdzi Karol Babiuch z CoatchingStudio. - Co nie znaczy, że nie ma ich w ogóle i nie należy ich wykorzystywać.

Młodzież za biurkiem

Czynności, jakie może podejmować pełnomocnik w imieniu przedsiębiorcy, regulują przede wszystkim: kodeks cywilny, kodeks postępowania cywilnego, kodeks postępowania karnego, kodeks postępowania administracyjnego, ustawa z 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.) oraz ustawa z 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 749). W większości przypadków pełnomocnikiem wolno być osobie fizycznej mającej co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych (np. dzieci przedsiębiorcy prowadzącego firmę rodzinną). - Dozwolone jest zatem teoretycznie, by pełnomocnikiem została osoba niepełnoletnia, niemająca przygotowania zawodowego i bez doświadczenia - precyzuje Piotr Didenkow z Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego. - Warto jednak zachować ostrożność. Działania na podstawie tego rodzaju delegacji mają bowiem taki sam skutek prawny jak dokonane przez mocodawcę. Należy zatem rozważyć, czy dana osoba jest rzeczywiście na tyle odpowiedzialna, że można powierzyć jej ważne dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa wybrane lub wszystkie czynności. Zaniedbanie lub lekkomyślność grozi bowiem stratami. - Warto także pamiętać, że do niektórych czynności pełnomocnikiem może być jedynie adwokat bądź radca prawny - dodaje ekspert. - Trzeba także sprawdzić, czy w danym wypadku reprezentacja może być udzielona jednostce organizacyjnej, czy też musi to być konkretna, wskazana z imienia i nazwiska, osoba fizyczna.

Wspólne prawo

Zakres pełnomocnictwa bywa różny. W przypadku reprezentacji ogólnej udzielone zostaje prawo do zarządu zwykłego. Jego zakres w ustawodawstwie nie został ściśle określony. W komentarzach i piśmiennictwie przyjmuje się np., że jest to dokonywanie czynności dotyczących przedmiotu wspólnego prawa, koniecznych w toku normalnej eksploatacji rzeczy, jak również w sytuacjach nietypowych. - Może to być więc załatwianie spraw związanych z normalną eksploatacją rzeczy, pobieranie pożytków i dochodów, konserwacja, bieżąca uprawa, administrowanie i szeroko rozumiana ochrona w postaci takich czynności zachowawczych, jak wytoczenie powództwa o eksmisję, ochronę własności, posiadania, zapłatę czynszu, odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia - precyzuje Didenkow. - W zakres zwykłego zarządu wchodzi także zawieranie umów związanych z eksploatacją i zarządem, jak również sposobem korzystania z rzeczy przez pozostałych współwłaścicieli, akcjonariuszy czy udziałowców firmy. Mająca pełnomocnictwo ogóle osoba może również zaciągać zobowiązania, wynajmować należące do przedsiębiorstwa lokale, rozliczać się z fiskusem itd. Dokument nie uprawnia natomiast do zaciągania kredytów ani sprzedaży wcześniej nabytych przez mocodawcę (osobę prawną albo fizyczną) nieruchomości.

Pełnomocnictwo rodzajowe upoważnia do wykonywania jedynie czynności określonego rodzaju. Do tej grupy zaliczane są dokumenty dotyczące przedsiębiorstwa powierzające sprawy sądowe prawnikowi, rozliczenia - niezależnej firmie księgowej (pełnomocnictwo w zakresie utrzymywania relacji z urzędami skarbowymi) itp.

Najbardziej precyzyjne jest pełnomocnictwo szczegółowe. Określa ono dokładnie jedną, wybraną czynność, jaką na jego podstawie wolno wykonać wskazanej w dokumencie osobie w imieniu przedsiębiorcy. Może to być udział w konkretnym przetargu, konkursie lub sprzedaż określonej w pełnomocnictwie nieruchomości albo samochodu. - Prócz zakresu pełnomocnictwa przedsiębiorcy wolno również określić okres, w którym będzie ono obowiązywać. Jest to wygodne w sytuacji, gdy mocodawca nie jest w stanie przewidzieć, jak długo będzie potrzebował pomocy, w przypadku przewlekłej choroby czy wyjazdu za granicę. Każdy rodzaj pełnomocnictwa można także w każdej chwili odwołać - mówi Didenkow.

US i ZUS inaczej

Dokument przy tym powinien być sporządzony na piśmie, a jego szczegółowa forma nie jest określona (por. wzór). Inaczej wygląda procedura wyznaczenia pełnomocnika w sprawach podatkowych. Przepisy ordynacji podatkowej precyzują, iż przedsiębiorcę w postępowaniu podatkowym może reprezentować jedynie osoba fizyczna posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że pełnomocnictwo w tym zakresie może być udzielone konkretnej osobie fizycznej, a nie spółce (na przykład kancelarii doradztwa podatkowego). Dokument może mieć jednak formę ustną (wpisaną do protokołu) albo pisemną. W treści powinien znaleźć się szczegółowo określony zakres: pojedyncza czynność (szczegółowe), typ podejmowanych działań (rodzajowe) albo pełen zakres (ogólne). Dysponująca pełnomocnictwem osoba ma prawo składać deklaracje podatkowe, wnioski, pisma wyjaśniające, korekty itp. Wówczas jej obowiązkiem jest dołączenie do akt oryginału lub poświadczonego urzędowo odpisu pełnomocnictwa.

Gdy do zakresu reprezentacji ma wejść podpisywanie deklaracji podatkowych, należy złożyć dokument pełnomocnictwa we właściwym urzędzie skarbowym (do naczelnika zajmującego się ewidencją podatników i płatników). W ten sposób można także przekazać uprawnienia do sygnowania dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną (formularz UPL-1). Podobnie podczas ewentualnej kontroli skarbowej. O ile dokument nie wyznacza węższego zakresu reprezentacji, pełnomocnik w imieniu przedsiębiorcy może odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia inspekcji, zakończyć ją i złożyć stosowne wyjaśnienia.

Również w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wymagany jest szczególny rodzaj pełnomocnictwa. Jako że uzyskiwane w ZUS informacje mogą być wrażliwe, powinno ono szczegółowo określać zakres udzielonych uprawnień. - Jeśli wyznaczona osoba ma mieć prawo wglądu do dokumentacji na temat stanu zdrowia mocodawcy oraz wnioskowania o wydanie kserokopii i odpisów akt znajdujących się w zakładzie, musi to być dokładnie określone - mówi Piotr Didenkow. - Z zasady są to bowiem objęte tajemnicą dane wrażliwe. Pobranie ich i ewentualne powielenie jest możliwe, ale tylko na podstawie wyraźnej, pisemnej zgody dysponenta.

Platforma hurtownika

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną od niedawna mogą dopisywać pełnomocników do swojego konta na platformie CEIDG (Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej). Zakres powierzonych wskazanej osobie czynności bywa różny: od uprawnień do dokonania jednej operacji po pełną reprezentację firmy przez organami administracji państwowej (na ile pozwalają obecnie udostępnione możliwości techniczne).

Wypełniając wniosek CEIDG-1, przedsiębiorca powinien w odpowiedniej rubryce wpisać dane pełnomocnika. Przepisy wymagają, by była to posiadająca zdolność do czynności prawnych osoba fizyczna. Dzięki temu pełnomocnik nie musi posługiwać się odrębnym dokumentem w bezpośrednim lub listownym kontakcie z urzędem. Nie będzie także pobierana od niego opłata skarbowa. Na mocy dokumentu ma prawo do załatwiania spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej, może na przykład dokonać zmian we wpisie do CEIDG (adres, konto bankowe, forma opodatkowania itd). Warunkiem jest posiadanie podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem lub utworzenie profilu zaufanego ePUAP.

Falsus procurator

Pełnomocnik może także sam stać się mocodawcą i scedować prawo reprezentacji na kolejną osobę (pełnomocnik substytucyjny). Warunkiem jest upoważnienie przez pierwotnego mocodawcę do powoływania substytutów. Tego rodzaju reprezentacja może także wynikać z ustawy (pełnomocnictwo procesowe w postępowaniu cywilnym) lub będącego podstawą stosunku prawnego (na podstawie umowy-zlecenia). Należy jednak pamiętać, że udzielenie reprezentacji kolejnej osobie powoduje powstanie stosunku prawnego pomiędzy nią a pierwotnym mocodawcą. Substytut (pełnomocnik pełnomocnika) umocowany jest bowiem do dokonywania czynności w imieniu pierwszego mocodawcy i z bezpośrednim skutkiem dla niego. Zakres reprezentacji może być identyczny jak w przypadku pełnomocnictwa głównego albo węższy. Nigdy jednak nie jest szerszy, pełnomocnikowi bezpośredniemu nie wolno bowiem przenieść na substytuta większej ilości uprawnień, niż posiada on sam. Dopuszczalne jest także dalsze powielanie pełnomocnictw. Zawsze jednak, gdy do firmy zgłasza się ktoś dysponujący takim dokumentem, należy sprawdzić, czy aby nie jest pełnomocnikiem rzekomym. Może to być osoba, która otrzymała pełnomocnictwo od kogoś niemającego do tego uprawnień, jej umocowanie nie wynika z treści pełnomocnictwa, ustawy czy stosunku prawnego, albo przekroczyła granice umocowania lub działa po wygaśnięciu dokumentu. Czynności podejmowane przez taką osobę nie będą miały mocy prawnej.

Przykładowa treść pełnomocnictwa

Miejscowość, dnia (RRRR-MM-DD)

Ja niżej podpisany/a (imiona i nazwisko), zamieszkały/a w (dane adresowe), legitymujący/a się dowodem osobistym nr (numer dowodu osobistego), oświadczam, że ustanawiam swoim pełnomocnikiem (małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, inna osoba*) (imiona i nazwisko), zamieszkałego/ą w (dane adresowe), legitymującego/ą się dowodem osobistym nr (numer dowodu osobistego), do reprezentowania mnie przed wszelkimi urzędami, organami administracji rządowej i samorządowej, w sprawach związanych z podejmowaniem, wykonywaniem i zakończeniem działalności gospodarczej, a w szczególności do załatwienia spraw związanych z dokonaniem wpisu do CEIDG, zgłoszeniem aktualizacji danych, zgłoszeniem zawieszenia lub wznowienia wykonywania działalności gospodarczej oraz zgłoszeniem wykreślenia wpisu w CEIDG*.

Podpis

.....................

* niepotrzebne skreślić

@RY1@i02/2014/008/i02.2014.008.215000700.802.jpg@RY2@

Pełnomocnicy w CEIDG w 2013 roku

Maria Kamila Puch

dgp@infor.pl