Jak działa system teleinformatyczny

Czytelniczka pracuje w jednej z jednostek samorządu terytorialnego.

- Jaką rolę ma spełniać system EZD, o którym mowa w nowym rozporządzeniu dotyczącym m.in. instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i działania archiwów zakładowych - pyta pani Joanna z województwa małopolskiego.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem teleinformatyczny system EZD służy do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie ponadto przewiduje, że dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

Wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowią załączniki do rozporządzenia.

Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.

Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, systemie klasyfikacji dziesiętnej oraz ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

Nowe rozporządzenie weszło w życie 20 stycznia 2011 r.

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Par. 2 i 4 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67).