Organizując event, należy pamiętać o tantiemach

W tym roku popytowi na imprezy integracyjne paradoksalnie sprzyja spowolnienie gospodarcze. Szefowie przedsiębiorstw, jak twierdzą specjaliści, lepiej rozumieją, że dobre wyniki finansowe firma może osiągnąć jedynie dzięki zaangażowanej i mającej poczucie satysfakcji załodze. Natomiast zainteresowanie wydarzeniami, których uczestnikami są partnerzy i najbardziej wartościowi klienci, pobudza rosnąca i coraz bardziej wymagająca konkurencja.

- Zdobycie kontrahenta nie jest dla przedsiębiorstwa problemem, ale utrzymanie go i uczynienie stałym źródłem dochodu wymaga już pewnych inwestycji, wśród których event marketing odgrywa coraz większą rolę - twierdzi Jędrzej Krępacz ze szczecińskiej agencji Malik. - Wewnętrzna impreza integracyjna natomiast, stanowiąca płynne przejście z wakacyjnego nastroju do codziennych obowiązków, poprawia relacje w zespole.

Decydująca frekwencja

Najważniejszym aktem prawnym regulującym zasady tego rodzaju przedsięwzięć jest ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 611; dalej: u.b.i.m.). Na zorganizowanie wydarzenia trzeba mieć zezwolenie wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy. Opinię musi wystawić komendant powiatowy (rejonowy, miejski) policji, właściwy miejscowo komendant Państwowej Straży Pożarnej, kierownik jednostki organizacyjnej pomocy doraźnej (pogotowia ratunkowego) i państwowy inspektor sanitarny. Do wniosku powinne być załączone dokumentacja oraz program (wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom), a także regulamin obiektu, pisemna instrukcja określająca zadania służby porządkowej oraz informacyjnej, warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy. W otrzymanych od tych instytucji opiniach znajdą się informacje o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy, o zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach. Właściwy miejscowo komendant powiatowy (rejonowy, miejski) Policji, Państwowej Straży Pożarnej, kierownik jednostki organizacyjnej pomocy doraźnej (pogotowia ratunkowego) i państwowy inspektor sanitarny wydają opinie w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.

Za szkody obejmujące równowartość zniszczonego lub uszkodzonego mienia wyrządzone podczas imprezy, na którą wstęp jest płatny, odpowiada organizator. Także zniszczenia na szkodę służb porządkowych, policji oraz służby zdrowia, poniesione w związku z działaniami na miejscu i w czasie trwania imprezy masowej, obciążają organizatora. W związku z tym jest on zobowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Za nieprzestrzeganie przepisów ustawy grożą surowe sankcje karne. Zarówno postępowania w sprawach o wykroczenia, jak i dotyczące przestępstw prowadzone są na podstawie przepisów o postępowaniu przyspieszonym zawartych w ustawie z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 395) oraz ustawie z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555 z późn. zm.). Podmiot organizujący imprezę bez zezwolenia lub niezgodnie z warunkami podlega karze grzywny, ograniczenia albo pozbawienia wolności od pół roku do ośmiu lat.

Kluczowe szczegóły

Powyższe procedury dotyczą jednak tylko imprez z wysoką frekwencją. O charakterze imprezy decyduje miejsce oraz liczba uczestników. W przypadku wydarzeń organizowanych na wolnym powietrzu granicą obowiązywania u.b.i.m. jest udział w wydarzeniu co najmniej tysiąca osób; gdy event odbywa się w pomieszczeniu zamkniętym - pięciuset.

- Chociaż w dużych korporacjach czasem organizowane są masowe imprezy wewnętrzne, nawet na stadionach, to jednak w większości przypadków tego rodzaju duże wydarzenia skupiają raczej najlepszych klientów i kontrahentów firmy - mówi Jacek Ebert z agencji reklamowej Kot Bury. - Pracownicze eventy organizowane są maksymalnie dla 100-200 osób i nie dotyczą ich wtedy ograniczenia ustawy.

W obu przypadkach jednak przed zorganizowaniem imprezy konieczne jest zawarcie umowy z firmą specjalizującą się w tego rodzaju marketingu. Przy czym im szybciej taki dokument zostanie podpisany, tym lepiej. Bolączką branży MICE (z ang. Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) są nierealne, wynikające z nieznajomości procedur terminy. Tymczasem organizacja eventu to nie tylko zarezerwowanie miejsca i wynajęcie konferansjera. Trzeba ułożyć scenariusz (brief), uzgodnić z podwykonawcami kwestie związane z zakwaterowaniem, transportem, programem wydarzenia, a także rozwiązać wiele problemów technicznych.

- Wciąż pokutuje przekonanie, że impreza dla pół tysiąca osób jest taką samą usługą jak sprzątanie biura: wystarczy zadzwonić, zamówić, zapłacić, a efekty powinny być następnego dnia - mówi Nina Żukowska z firmy Euro RSCG Sensors. - Tymczasem jest to zlecenie dużo bardziej skomplikowane. Wymaga zebrania szczegółowych informacji, ułożenia grafiku często wykluczających się wydarzeń, uzgodnień z odpowiadającymi za realizację osobami.

Wszystkie te kwestie powinny się znaleźć w umowie. Przede wszystkim należy jednak pamiętać, co szczególnie w okresie spowolnienia gospodarczego nie dla wszystkich jest oczywiste, że kontrakt taki powinien być zawierany na piśmie. Impreza składa się zazwyczaj z serii drobniejszych atrakcji. W razie zastrzeżeń umowa ustna nie daje żadnych podstaw do reklamacji zarówno całości, jak i poszczególnych jej elementów.

Prócz kwestii oczywistych, takich jak określenie umawiających się stron, koszt, termin i miejsce wykonania usługi, powinna ona zawierać uzgodnione wcześniej kary wynikające z niewywiązania się organizatora z przyjętych ustaleń. Należy przy tym, jak radzą specjaliści, określić kryteria oceny realizowanych przez firmę eventową atrakcji.

- Jeśli na przykład ma to być popularna w sezonie letnim przejażdżka bryczką, w umowie powinien się znaleźć przepis, ile tego rodzajów środków transportu zostanie podstawionych w uzgodnione miejsce, jak długo trwać będzie wycieczka, ile wyniesie pokonywany dystans, czy wykonawca przewiduje przerwę, a jeśli tak, to jakiej długości, gdzie i co będą w jej trakcie robić uczestnicy - precyzuje Jacek Ebert.

Istotny ZAiKS

W umowie precyzyjnie powinny być także określone zakres świadczonej usługi oraz sposób wykonania. Dobrze, gdy w dokumencie znajdą się takie szczegóły, jak liczba ciepłych dań, napojów przypadających na jednego uczestnika, rodzaj oraz forma używanej podczas imprezy muzyki (na żywo czy też odtwarzana przy pomocy urządzeń).

Szczególnie ta ostatnia kwestia, jak zauważają specjaliści, warta jest większej uwagi. Jeśli w trakcie wydarzenia ma odbyć się koncert lub wykonawca zapowiada korzystanie z muzyki, należy zadbać o prawa autorskie. W umowie trzeba rozstrzygnąć, kto odpowiada za zorganizowanie muzyki. Jeśli strony uzgodnią, że obowiązek bierze na siebie zleceniodawca, powinien zwrócić się do okręgowej siedziby Związku Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS) i przedstawić plan oraz repertuar występów, a następnie podpisać umowę o korzystanie z praw autorskich. [wzór]

W przypadku wewnętrznych imprez integracyjnych najczęściej jest to dokument zezwalający na jednorazowe wykonanie zatwierdzonego repertuaru. Procedura ta jednak obowiązuje w przypadku artystów mających podpisaną umowę z ZAiKS. Jeśli artysta, którego utwory będą wykonywane w trakcie wydarzenia, poinformuje, że nie jest członkiem stowarzyszenia zarządzającego prawami autorskimi, należy bezpośrednio z nim podpisać umowę. Należy przy tym pamiętać, że cena musi zawierać podatek VAT, a jeśli wstęp na imprezę będzie płatny, także cenę uczestnictwa każdej zaproszonej osoby.

Zamawiający często zapomina, że nawet odtwarzanie muzyki z magnetofonu czy płyt w celach komercyjnych wymaga opłacenia tantiem. Organizator imprezy, na której odtwarzana będzie muzyka z urządzeń elektronicznych, powinien także uzyskać na to zgodę i podpisać umowę w okręgowym oddziale ZAiKS. - Uregulowanie tantiem zwykle następuje po imprezie - informuje Zbigniew Tokarski z mazowieckiego ZAiKS. - Listę wykorzystanych utworów organizator powinien dołączyć do rozliczenia.

Koszt w tym przypadku wynosi ok. 10 proc. wynagrodzenia wykonawcy występującego na żywo. Tantiemy można też zapłacić ryczałtem, który w zależności od rodzaju muzyki wynosi od 80 do 500 zł. Szczegółowe informacje o stawkach za występy artystów znajdują się na stronach internetowych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (www.mkidn.gov.pl) oraz ZAiKS (www.zaiks.org.pl). Podano tam też stawki stałych opłat godzinowych za udział członków stowarzyszenia w imprezach firmowych lub dyskotekach.

Wzór

Pieczątka firmy

Dyrekcja Okręgowa

Stowarzyszenia Autorów ZAiKS

Wnosimy o udzielenie licencji na publiczne wykonywanie i/lub odtwarzanie utworów chronionych przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS podczas organizowanej imprezy (zaznaczyć właściwe): dancing; zabawa; bal sylwestrowy; wesele; impreza okolicznościowa/bankiet; występ muzyka/ów w lokalu, na bankiecie (muzyka w tle); występ artystyczny w lokalu gastronomicznym (na bankiecie); inna (podać jaka) ....................................................................................

Odtwarzanie utworów (muzyka mechaniczna) za pomocą urządzeń technicznych (zaznaczyć właściwe): dyskoteka; bal sylwestrowy; wesele; impreza okolicznościowa, bankiet;

kurs tańca; pokaz mody; zajęcia aerobiku; impreza sportowo-rekreacyjna, festyn itp.; targi, wystawa; zawody sportowe; inna impreza (podać jaka) .............................................................................

Powyższą imprezę zamierzamy zorganizować w dniu/dniach ........... o godz ........... w lokalu/obiekcie:

nazwa lokalu ......................................................................................................

charakter lokalu - obiektu (gastronomiczny, usługowy, handlowy, sala widowiskowa itp.)....................................................................................

adres lokalu ........................................................................................................

powierzchnia ............................... mkw., liczba miejsc ...............................

przewidywana frekwencja .............................................................................

wstęp:

a) cena biletu .....................................................................................................

b) inne źródła finansowania ..........................................................................

Dane dotyczące firmy:

1. Pełna nazwa ...................................................................................................

2. Status prawny ...............................................................................................

3. Siedziba ...........................................................................................................

4. Adres do korespondencji ...........................................................................

5. Telefony ..........................................................................................................

6. PESEL (osoba fizyczna) ..............................................................................

7. Regon ...........................................................................................................

8. NIP ...................................................................................................................

9. Konto bankowe ............................................................................................

10. Osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu:

a) funkcja ............................................................................................................

b) imię i nazwisko ............................................................................................

11. Załączniki (zaznaczyć właściwe): zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; odpis z KRS; wypis z innego rejestru.

Powyższe dane będą wykorzystywane przez ZAiKS tylko w celu wystawienia i realizacji umowy.

Miejscowość, dataPieczęć, podpis

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2013/195/i02.2013.195.215000700.802.jpg@RY2@

Kalina Duszko współwłaścicielka biura rachunkowego D&K

W przypadku eventu integracyjnego dla pracowników, by jego cenę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, należy położyć szczególny akcent na motywujący charakter imprezy. Może to być zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawa atmosfery, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. Samo polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej spotkanie nie będzie bowiem kosztem. Z eventu musi wprost wynikać cel motywacyjno-integracyjny, a nie konsumpcja lub wspólne spędzanie czasu przez zatrudnionych. Dobrym pomysłem jest na przykład nagradzanie podczas wydarzenia osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. Organy podatkowe nie powinny mieć w takiej sytuacji wątpliwości co do motywującego charakteru imprezy.

Nie powinno być także problemu z rozliczeniem kosztów imprez organizowanych dla pracowników, gdy wydarzenie ma charakter mieszany, szkoleniowo-integracyjny. Jednak jeśli prócz pracowników w wydarzeniu uczestniczyć będą również osoby z zewnątrz (najlepsi klienci czy kontrahenci), to rozliczenie kosztów może sprawić więcej trudności. W przypadku imprezy szkoleniowo-integracyjnej organizatorowi nie wolno ująć w kosztach wydatków dotyczących uczestnictwa osób z zewnątrz w części poświęconej wzmocnieniu więzów między pracownikami. Organy podatkowe, jak wynika z praktyki, nie zaakceptują argumentacji, że impreza była jedna i trudno wydzielić wydatki związane z zatrudnionymi oraz osobami z zewnątrz.

M imo korzystnego dla podatnika jednorazowego stanowiska NSA dość ryzykowne jest także zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na alkohol.

Trzeba pamiętać również, jak wynika z obecnie przyjętej linii interpretacyjnej organów podatkowych, że uczestnictwo pracowników w imprezach integracyjnych jako świadczenie nieodpłatne prowadzi do powstania u nich przychodu podlegającego opodatkowaniu. Pracodawca natomiast ma obowiązek pobrania zaliczki. Przychód, którego wartość ustalana jest na podstawie ustawy, powstanie jednak wyłącznie u uczestników. Jeżeli zatrudniony nie weźmie udziału w wydarzeniu, to nie otrzyma świadczenia, przychodu będzie więc pozbawiony. Samo zaproszenie nie wystarczy.

Maria Kamila Puch

dgp@infor.pl