Koniec realizacji przedsięwzięcia - czas na rozliczenia

Realizując projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), należy mieć na uwadze zasady, według których projekt będzie rozliczany po jego zamknięciu. Zamykając projekt, beneficjent składa końcowy wniosek o płatność. Termin jego złożenia jest dłuższy niż w przypadku standardowych wniosków o płatność i wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Jeżeli z wyliczeń w końcowym wniosku o płatność wynika, że beneficjentowi pozostaje kwota do zwrotu z tytułu niewykorzystanych zaliczek, zobowiązany jest on ją zwrócić w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu (czyli w tym samym czasie co końcowy wniosek o płatność). W przypadku nieterminowego zwrotu beneficjentowi zostaną naliczone odsetki na podstawie art. 207 ustawy z 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

Instytucja nadrzędna dla danego projektu zobowiązana jest do zweryfikowania, na podstawie końcowego wniosku o płatność, stanu realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o jego dofinansowanie. W przypadku rozbieżności między stanem faktycznym a zapisami wniosku, w szczególności dotyczących niespełnienia kryteriów dostępu czy strategicznych oraz celów projektu, w określonych sytuacjach beneficjent może zostać wezwany do zwrotu całości lub części środków otrzymanych na realizację projektu. Może tu również zostać zastosowana tzw. reguła proporcjonalności, czyli obniżenie końcowej wartości projektu proporcjonalnie do wykonania w projekcie.

Kryteria dostępu

Zgodnie z umową wykonanie projektu musi przebiegać zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. Wniosek ten zawiera istotne uwarunkowania, które należy spełnić, by na koniec poprawnie rozliczyć projekt z instytucją nadrzędną.

Do najważniejszych elementów, do których projektodawca musi się we wniosku odnieść, należą kryteria dostępu i strategiczne oraz cele i przypisane im rezultaty, jakie w ramach projektu zostaną osiągnięte. Rezultaty wyrażone są w postaci mierzalnych wskaźników twardych oraz miękkich, a także przewidywanej liczby osób objętych wsparciem w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Są one warunkiem niezbędnym do uznania projektu za zrealizowany poprawnie. Niestety, co do zasady, w trakcie realizacji projektu nie ma możliwości wprowadzania zmian w zapisach dotyczących wskaźników. Oznacza to, że projektodawca na etapie tworzenia wniosku musi tak określić planowane rezultaty, by ich nie zmieniać na etapie realizacji projektu. [przykład]

Niespełnienie kryterium dostępu w ramach projektu spowoduje, że projektodawca zobligowany będzie przy końcowym rozliczaniu projektu do zwrotu pełnej kwoty dofinansowania otrzymanego na realizację projektu.

Brak spełnienia kryterium dostępu powoduje bowiem, że wszystkie wydatki rozliczone do tej pory w projekcie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Kryteria dostępu są różne - każdorazowo należy ich szukać w dokumentacji konkursu, w ramach którego projekt został wybrany do dofinansowania. Przykładowo kryteria dostępu mogą dotyczyć wnioskodawcy (np. określony typ instytucji, która może się w danym konkursie ubiegać o dofinansowanie), grup docelowych (np. projekt skierowany do określonych osób) czy obszaru realizacji (np. projekt skierowany wyłącznie do beneficjentów z danego województwa). W miarę wyczerpywania się środków z obecnej perspektywy finansowej obserwujemy tendencję do zwiększania liczby kryteriów dostępu w konkursach. Instytucje nadzorujące mają już świadomość, jakie grupy docelowe i jacy wnioskodawcy są grupą niedoreprezentowaną, i kierują konkursy właśnie do takich osób czy instytucji. Przykładem może być konkurs w ramach Poddziałania 6.1.1 (Dotacje na własną działalność) w jednym z województw, w którym kryterium dostępu było wskazanie wyłącznie osób niepełnosprawnych jako grupy docelowej. Oznacza to, że zrekrutowanie do takiego projektu chociażby jednej osoby bez orzeczenia o niepełnosprawności spowoduje, iż nie zostało zrealizowane przez beneficjenta kryterium dostępu - mimo iż na etapie wnioskowania jako grupę docelową wskazał on wyłącznie osoby niepełnosprawne (bo gdyby ich nie wskazał, projekt zostałby przez eksperta odrzucony jako niespełniający kryteriów dostępu).

Dodatkowy kłopot

Kolejnym istotnym z punktu końcowego rozliczenia projektu są tzw. kryteria strategiczne, czyli te, za które beneficjenci otrzymują w procesie oceny wniosku dodatkowe punkty, a także założone w projekcie jego cele. Niespełnienie ich w pełni może powodować zastosowanie przez instytucję pośredniczącą wobec beneficjenta reguły proporcjonalności.

Kryteria strategiczne to preferencje dla pewnych typów projektów ze strony instytucji ogłaszającej konkurs. Ich spełnienie nie jest obowiązkowe, ale daje możliwość otrzymania większej liczby punktów, co często decyduje o miejscu na liście projektów przyjętych do dofinansowania. Takim przykładem kryterium strategicznego może być określenie, że co najmniej 50 proc. uczestników projektu stanowić będą osoby w wieku 45+.

Zastosowanie wobec beneficjenta reguły proporcjonalności, czyli obniżenia końcowej wartości projektu proporcjonalnie do wykonania w projekcie, może nastąpić w dwóch przypadkach:

wgdy nie zostaną spełnione wszystkie założone we wniosku kryteria strategiczne oraz

wgdy nie zostaną osiągnięte wszystkie założone we wniosku cele projektu (a tym samym zrealizowane wskaźniki).

Pomniejszenie środków finansowych następuje z zadania merytorycznego, którego niewykonane wskaźniki dotyczą (np. zadanie "Realizacja szkoleń dotyczących zarządzania własnością intelektualną" z przykładu powyżej), ale obejmuje także określony procent kosztów zarządzania projektem oraz kosztów pośrednich. Domniemuje się bowiem, że projektodawca otrzymał daną pulę środków na wykonanie wszystkich założonych w projekcie celów i ich wskaźników. W sytuacji ich niepełnego wykonania należy kwotę środków na projekt proporcjonalnie zmniejszyć tytułem rekompensaty za brak wykonania części założeń projektu. Punktem odniesienia do obliczenia kwoty zwrotu w regule proporcjonalności jest suma wydatków faktycznie poniesionych w projekcie, a nie wydatków planowanych we wniosku.

Siła wyższa

Reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Należy też pamiętać, że jest ona nadrzędna wobec weryfikacji wysokości kosztów zarządzania projektem. Oznacza to, że najpierw stosowana jest wobec beneficjenta reguła proporcjonalności, a dopiero potem od środków pomniejszonych liczony jest dopuszczalny dla danego projektu limit środków na koszty zarządzania projektem.

Instytucja pośrednicząca może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub też obniżyć kwotę podlegającą regule, o ile beneficjent o to wystąpi i wniosek należycie uzasadni, a instytucja pośrednicząca przyjmie jego wyjaśnienie za wystarczające. Takim przykładem uzasadnionej sytuacji jest rezygnacja uczestnika ze szkolenia na tyle późno, że żadna osoba z listy rezerwowej nie może tego szkolenia odbyć z uwagi na znaczne zaawansowanie zajęć.

Kiedy odsetki

Co do zasady kwota środków do zwrotu z tytułu zastosowania reguły proporcjonalności stanowi koszty niekwalifikowalne. Nie jest to kwota uznawana za nieprawidłowości w projekcie. Niemniej jednak w przypadku uchylania się przez beneficjenta od jej zapłaty objęte niniejszą kwotą wydatki mogą zostać uznane za środki wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, i może zostać wydana decyzja o zwrocie zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych. W tym wypadku należne będą również odsetki od dnia przekazania ostatniej transzy, a w sytuacji, gdy kwota ostatniej transzy była mniejsza niż suma wydatków, wobec których zastosowano regułę proporcjonalności - odsetki należą się również od transz wcześniejszych niż ostatnia (transze do wysokości wydatków, wobec których zastosowano regułę).

PRZYKŁAD

Do przeszkolenia 100 osób plus lista rezerwowa

Zaplanowanie we wniosku w części 3.2.1 przeszkolenia 100 osób w zakresie zarządzania własnością intelektualną powoduje, że rozliczając projekt, nie możemy wskazać, iż przeszkolonych zostało przykładowo 90 osób, ponieważ w trakcie szkoleń 10 osób zrezygnowało z udziału. Beneficjent jest bowiem zobligowany do takiego zarządzania projektem, by założone wskaźniki zostały w pełni wykonane. Powinien więc dysponować listą rezerwową potencjalnych uczestników, którzy wypełnią lukę w miejsce osób rezygnujących.

@RY1@i02/2013/127/i02.2013.127.08800090a.802.jpg@RY2@

Ewa Nowińska pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Ocen Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

Ewa Nowińska

 pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Ocen Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju