Komentarz do ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach [wyciąg]

Art. 51u. [Obowiązki likwidatora lub syndyka]

1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów.

2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy art. 5.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

5. Przepisy art. 51p ust. 7‒9 stosuje się odpowiednio.

6. Likwidator lub syndyk masy upadłości porządkuje dokumentację przed jej przekazaniem do dalszego przechowywania. Do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

7. Likwidator lub syndyk masy upadłości przekazuje dokumentację do dalszego przechowywania przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

▶ Uwaga! Zmieniony art. 51u ust. 1 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

• Przed zmianami dokonanymi ustawą nowelizacyjną okres przechowywania dokumentacji był określony w ustawie o emeryturach i rentach z FUS oraz właśnie w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ta druga ustawa regulowała jednak tylko sytuację, gdy pracodawca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. Zgodnie z poprzednim brzmieniem zmienianego ust. 1 likwidator lub syndyk masy upadłości wskazywał podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:

– zakończenia pracy u danego pracodawcy ‒ dla dokumentacji osobowej;

– wytworzenia ‒ dla dokumentacji płacowej.

Po zmianach w sprawie określenia 50-letniego okresu przechowywania ust. 1 odsyła do odpowiednich przepisów, a więc omówionych w poprzedniej części komentarza ‒ kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

• Jak zapewniają twórcy ustawy w uzasadnieniu do projektu ustawy, nie są planowane zmiany w zakresie ustalenia nowego sposobu postępowania z dokumentacją osobowo-płacową w przypadku likwidacji pracodawcy.