Jakie procedury obowiązują przy rejestracji indywidualnej działalności gospodarczej

adwokat Kancelaria Adwokacka Błażyca & Drzazga specjalizujący się w prawie gospodarczym, prawie zamówień publicznych oraz prawie energetycznym

Niestety, nie. Zintegrowany wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG-1 zastępuje zgłoszenie do ZUS bądź KRUS, urzędu statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego. Służy on nie tylko wpisowi do ewidencji, lecz także dokonywaniu w niej wszelkich zmian w toku wykonywania działalności oraz zgłoszeniu zawieszenia, wznowienia oraz zaprzestania działalności. Wniosek ten nie uwzględnia jednak trzech istotnych czynności, których prawie każdy przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać: rejestracji dla celów podatku VAT, wyboru formy opodatkowania oraz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Formalności te przedsiębiorca nadal obowiązany jest załatwić w odpowiednich urzędach. Ponadto zgodnie z ustawą w ciągu trzech dni od złożenia wniosku EDG-1 to gmina zobowiązana jest przesłać go do urzędu statystycznego, ZUS i urzędu skarbowego. Efektem złożenia wniosku w urzędzie gminy będzie uzyskanie wpisu do ewidencji, a co za tym idzie możliwość rozpoczęcie działalności gospodarczej, jednak na nadanie lub aktualizację NIP, nadanie numeru REGON oraz zgłoszenie jako płatnika składek przyjdzie przedsiębiorcy jeszcze poczekać. Nastąpiło zatem pewne uproszczenie procedury, ale ponieważ dokumenty będą przekazywane z urzędu do urzędu za pośrednictwem przesyłek poleconych, a w każdym z urzędów proces rejestracji zajmie do trzech dni, termin dopełnienia wszystkich formalności rejestracyjnych, nawet przy najlepszej woli pracowników poszczególnych urzędów, przekroczy jeden dzień.

Po pierwsze – przedsiębiorca musi się dodatkowo udać do ZUS. Ma on bowiem obowiązek dokonać zgłoszeń do ubezpieczeń – w tym siebie, a jeśli zamierza zatrudnić pracowników – to również tych osób. Zainteresowany wypełnia w tym celu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Obowiązek ten dotyczy również osoby, która jest już zatrudniona na etacie i ubezpiecza ją obecny pracodawca. Nie trzeba jednak stawić się w ZUS osobiście. Zgłoszenie można wysłać pocztą lub elektronicznie.

Po drugie – przedsiębiorca musi się zgłosić do urzędu skarbowego, gdyż oprócz złożenia zintegrowanego wniosku w gminie każdy, kto rozpoczyna działalność gospodarczą, musi określić formę opodatkowania. Dodatkowo osoby chcące zarejestrować spółkę cywilną, mimo złożenia zintegrowanego wniosku w urzędzie gminy, muszą dodatkowo złożyć NIP-2 oraz NIP-D, jeśli są płatnikami podatku VAT.

Dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym wymagać będzie również rejestracja przedsiębiorcy dla celów podatku VAT. Nie sposób w tym miejscu nie docenić niektórych gmin, które wychodząc przedsiębiorcom naprzeciw, umożliwiają złożenie wniosku VAT-R oraz uiszczenie należnej opłaty przy okazji składania wniosku EDG-1.

Jeżeli przedsiębiorca zamierza zatrudniać pracowników – zgodnie z art. 209 par. 1 kodeksu pracy – powinien ponadto w ciągu 30 dni od podjęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Określenia przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej należy dokonać zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD). Zintegrowany wniosek EDG-1 zawiera przeznaczone na to odpowiednie rubryki. Nieco uciążliwa dla przedsiębiorców może być konieczność uzupełniania we wnioskach zarówno PKD 2004, jak i odpowiadającego mu PKD 2007. Obowiązek ten będzie istniał jeszcze do końca 2009 r. Należy przy tej okazji zaznaczyć, iż w przypadku zmian w przedmiocie działalności polegających na dodaniu kolejnych PKD lub wykreśleniu już wpisanych, przedsiębiorca jest zobowiązany wpisać w treści wniosku wszystkie rodzaje działalności gospodarczej, jakie wykonuje, a nie tylko te dodawane bądź wykreślane.

Tak. Aktualnie wniosek do ewidencji działalności gospodarczej można złożyć w czterech formach: 1) w formie papierowej w urzędzie gminy lub miasta, 2) przesłać wniosek listem poleconym, wraz z notarialnie poświadczonym podpisem, 3) przesłać wniosek w formie elektronicznej z zastosowaniem bezpiecznego podpisu 4) lub bez niego. Przesyłając wniosek listem poleconym należy pamiętać, że aby uniknąć osobistego stawiennictwa w urzędzie, konieczne jest załączenie do wniosku notarialnego potwierdzenia podpisu wnioskodawcy. W przeciwnym razie urząd wezwie wnioskodawcę do osobistego stawiennictwa celem potwierdzenia danych zawartych we wniosku. Analogicznie w przypadku złożenia wniosku w formie elektronicznej – osoby niedysponujące bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, zmuszone będą stawić się w urzędzie osobiście i potwierdzić dane zawarte we wniosku.

Tak. Kwestia pełnomocnictwa nie została przez nowelizację potraktowana w żaden szczególny sposób, co oznacza, iż zastosowanie znajdą ogólne przepisy kodeksu cywilnego. Wniosek do ewidencji działalności gospodarczej może zostać złożony przez pełnomocnika, który, składając wniosek, powinien do niego załączyć pełnomocnictwo. Przy składaniu wniosku osobiście, wystarczające będzie pełnomocnictwo udzielone w zwykłej formie pisemnej. Przesyłając wniosek listem poleconym, niezbędne będzie przedłożenie wraz z wnioskiem pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego lub notarialnie poświadczonego podpisu mocodawcy oraz notarialnie poświadczonego podpisu pełnomocnika. Należy przy tym pamiętać o obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w kwocie 17 zł.

Nowelizacja powołująca do życia tzw. jedno okienko nie wprowadziła szczególnych ułatwień dla osób zamierzających prowadzić działalność w formie spółki cywilnej. Jak powszechnie wiadomo, spółka cywilna nie jest osobnym podmiotem praw i obowiązków, lecz umową. Co za tym idzie, spółka cywilna, jako taka, nie jest przedsiębiorcą i nie podlega wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej. Wpisowi podlegają natomiast jej wspólnicy, jeżeli są osobami fizycznymi. Podają oni dane zakładanej przez siebie spółki cywilnej, jako swoje własne. Można więc w pewnym uproszczeniu powiedzieć, że prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej nie ma dla ewidencji działalności gospodarczej żadnego znaczenia. Oznacza to zarazem, iż spółkę cywilną jako formę prowadzenia działalności gospodarczej, należy zgłaszać odrębnie w poszczególnych urzędach, a w ewidencji ujawnić jedynie osoby fizyczne, które taką spółkę zawarły.

Na podstawie art. 7a ust. 3 ustawy – Prawo działalności gospodarczej osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą nie ponosi z tego tytułu żadnych opłat. Regulacja ta dotyczy zarówno wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, jak i wniosku o zmianę wpisu. Również zaświadczenia, o wpisie bądź jego zmianie, jako doręczane z urzędu nie podlegają opłacie.

Odmiennie natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca nie składa wniosku o dokonanie wpisu lub jego zmianę, a chciałby uzyskać zaświadczenie o wpisie, za jego wydanie zobowiązany będzie uiścić opłatę skarbową w kwocie 17 zł.

Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 1 miesiąca do 24 miesięcy. Dla skuteczności zawieszenia działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej niezbędne jest zawieszenie działalności przez wszystkich jej wspólników. Zawieszeniu, podobnie jak wznowieniu, działalności gospodarczej służy ten sam zintegrowany wniosek EDG-1 składany w gminie. Po otrzymaniu takiego wniosku gmina przekazuje informację o zawieszeniu do pozostałych urzędów, w tym do ZUS. Jeżeli przedsiębiorca, który zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej, chciałby dobrowolnie opłacać składki na ubezpieczenie społeczne, będzie musiał zgłosić ten fakt do ZUS osobiście, pocztą lub elektronicznie. W przypadku wznowienia działalności gospodarczej, nie ma wymogu ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS. Złożenie w gminie wniosku EDG-1 celem wznowienia działalności gospodarczej, powoduje wznowienie ubezpieczeń w kształcie sprzed zawieszenia.

Przedsiębiorca powinien na bieżąco dokonywać aktualizacji w ewidencji działalności gospodarczej wszystkich danych objętych wpisem. Szczególną rolę odgrywa przy tym adres zamieszkania przedsiębiorcy, gdyż zgodnie z art. 139 par. 3 kodeksu postępowania cywilnego, nieujawnienie w ewidencji zmiany adresu skutkuje w postępowaniu sądowym pozostawieniem korespondencji w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej podlega także zawieszenie i wznowienie działalności gospodarczej. Należy przy tym zaznaczyć, iż zmiana danych nieobjętych wpisem do ewidencji działalności gospodarczej, jak np. zmiana rachunku bankowego, podlega zgłoszeniu bezpośrednio w urzędach, których ewidencja dane te obejmuje, z jednoczesnym pominięciem gminy lub miasta.