Urzędnicy będą musieli korzystać z poczty internetowej

radca prawny z kancelarii TGC Corporate Lawyers

Agata Pastuchow-Brzezińska, radca prawny z kancelarii TGC Corporate Lawyers

– Proponowane w projekcie ustawy o informatyzacji zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego są niezbędne. Najbardziej istotna jest nowelizacja art. 63 kodeksu postępowania administracyjnego umożliwiająca dekretowanie pism wszczynających postępowanie drogą elektroniczną. Możliwość otrzymania decyzji drogą elektroniczną nie będzie miała już tak dużego znaczenia. Decyzja administracyjna służy do wykazania uprawnień, zezwolenia etc. Dlatego też jej papierowa forma nie zniknie. Zmiany nie spowodują rewolucji postępowania, mogą jednak zmusić urzędników do korzystania z e-poczty.

– Na przykład dekretowanie pism w urzędach w formie elektronicznej może się okazać fikcją. Wiele pism wymaga załączenia oryginałów lub poświadczonych kopii, niestety nowe przepisy nie zajmują się tą kwestią. Dlatego też może okazać się, że łatwiej jest nadać podpisany wniosek na poczcie, niż wysłać go w formie elektronicznej i później uzupełniać go o papierowe załączniki. Nowe prawo powinno umożliwiać stronie opieranie wniosku na skanach dokumentów, a obowiązek przedłożenia oryginałów powinien powstawać wtedy, gdy są wątpliwości co do wiarygodności dokumentu. W przyszłości prawo powinno również zezwalać na przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności tworzenia papierowych akt.

– Dziś głównym środkiem komunikacji elektronicznej jest e-mail, może to ulec zmianie w niedalekiej przyszłości. Prawo powinno uwzględniać wszystkie formy elektronicznego kontaktu, które mogą w części odpowiadać wymogom formy pisemnej. Dziś na równi z formą pisemną traktowana jest tylko wiadomość opatrzona kwalifikowanym certyfikatem e-podpisu. Wraz z modyfikacją ustawy o podpisie elektronicznym wymogi dla elektronicznej formy pisemnej zostaną zliberalizowane. Dla bezpieczeństwa obrotu wskazane jest, aby na początku ich elektroniczna wersja była opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.