Oferta dotycząca zamówień publicznych złożona po terminie musi być zwrócona

Nie ma znaczenia ustalenie, o której godzinie upoważniony pracownik wykonawcy wszedł do siedziby zamawiającego z ofertą. Istotna jest bowiem godzina, o której faktycznie złożono ofertę, czyli doręczono uprawnionemu pracownikowi zamawiającego. Spóźnienie, nawet o dwie minuty, oznacza, że nie doszło do skutecznego złożenia oświadczenia woli zawartego w ofercie. Nie są również istotne przyczyny opóźnienia, a zwrot ofert powinien być dokonywany również wtedy, gdy opóźnienie powstało z przyczyn niezawinionych przez wykonawcę.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie prowadził przetarg nieograniczony na świadczenie usługi pomocy technicznej dla kompleksowego rozproszonego systemu bezpieczeństwa. Jedna z dwóch ofert w tym przetargu złożyła firma Consortia. Zamawiający nie otworzył jednak jej koperty, gdyż według niego oferta została złożona po pływie terminu składania ofert, a więc o godz. 9.02, a nie, jak wymagał, o godz. 9.00.

Firma wniosła protest. Wskazywała, że w dniu wyznaczonym do składania ofert jego upoważniony pracownik był w siedzibie zamawiającego już o godzinie 8.45. Zostało to odnotowane w księdze wejść i wyjść. Na pewno też przed godziną 9.00 złożył ofertę w miejscu wskazanym przez zamawiającego.

Zamawiający oddalił protest. Uzasadniał, że wykonawcy mieli obowiązek złożenia ofert do godziny 9.00. W tym zaś terminie wpłynęła jedna oferta o godzinie 8.57. Natomiast oferta odwołującego została złożona o godzinie 9.02. Zamawiający podkreślał, że po otwarciu ofert poinformowano przedstawicieli wykonawców o tym, że wpłynęły dwie oferty, z których jedna wpłynęła po terminie i zostanie zwrócona. Upoważniony pracownik Consortii, obecny w trakcie otwarcia ofert, nie zgłosił wówczas żadnych uwag. Z taką decyzją nie pogodziła się Consortia i wniosła odwołanie do prezesa UZP.

Krajowa Izba Odwoławcza oddaliła odwołanie. Według niej sporna oferta została złożona o 9.02. Potwierdza to wykaz złożonych ofert, który podpisał także pracownik odwołującego. Ponadto na zewnętrznej kopercie oferty znajdowała się prezentata zamawiającego, na której widnieje informacja - oferta wpłynęła 9.02.

Izba uznała, że nie ma znaczenia ustalenie, o której godzinie upoważniony pracownik odwołującego wszedł do siedziby zamawiającego. Istotna jest bowiem godzina, o której faktycznie złożono ofertę, czyli doręczono uprawnionemu pracownikowi zamawiającego. Spóźnienie oznacza, że nie doszło do skutecznego złożenia oświadczenia woli zawartego w ofercie. Nie są również istotne przyczyny opóźnienia, a zwrot ofert powinien być dokonywany również wtedy, gdy opóźnienie powstało z przyczyn niezawinionych przez wykonawcę.

To wykonawca powinien dołożyć należytej staranności przy terminowym złożeniu oferty, a niewątpliwie tego nie uczynił. Twierdzenia, jakoby pracownik zamawiającego nieprawidłowo wpisał godzinę przyjęcia oferty, w kontekście złożenia na wykazie złożonych ofert podpisu pracownika Consortii, według Izby nie zasługują na uwzględnienie. Krajowa Izba Odwoławcza podkreśliła, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która wywodzi z niego skutki prawne. Odwołujący takich dowodów nie przedstawił.