Gdy urząd administracji publicznej nie dysponuje dokumentami, nie może wydać decyzji

W sytuacji gdy organ odmawia udostępnienia informacji publicznej z tego powodu, że nie posiada żądanych informacji, wówczas forma decyzji administracyjnej przewidziana dla odmowy udzielenia informacji nie jest wymagana.

Stanisław P. wystosował do ZUS wniosek o wydanie z zasobów archiwalnych organu uwierzytelnionych odpisów deklaracji rozliczeniowych z opłacania należnych składek na ubezpieczenie społeczne lub umożliwienie mu wglądu do deklaracji rozliczeniowych. W uzasadnieniu wniosku podał, że dokumenty te są mu potrzebne do wniosku o ponowne przeliczenie świadczenia rentowego. Organ poinformował wnioskodawcę, że w aktach płatnika składek brak jest deklaracji rozliczeniowych za wskazany przez niego okres, w związku z czym nie jest możliwe zadośćuczynienie jego żądaniu.

Ostatecznie Stanisław P. złożył do sądu administracyjnego skargę na bezczynność ZUS polegającą na nieudostępnieniu informacji publicznej i niewydaniu decyzji wraz z uzasadnieniem o przyczynach nierozpoznania jego wniosku.

Sąd zauważył, iż analiza akt wskazuje, iż wniosek skarżącego został na bieżąco załatwiony w ustawowym terminie. Legalności działania organu nie podważa również zarzut, dotyczący niewłaściwego załatwienia wniosku. Udzielenie informacji publicznej może nastąpić na wiele sposobów, a forma decyzji administracyjnej wymagana jest jedynie wówczas, gdy organ odmawia udostępnienia informacji publicznej lub umarza postępowanie. Natomiast w sytuacji gdy organ odmawia udostępnienia informacji publicznej z tego powodu, że nie posiada żądanych informacji, wówczas forma decyzji administracyjnej przewidziana dla odmowy udzielenia informacji nie jest wymagana. Organ, odmawiając udzielenia informacji publicznej skarżącemu ze wskazaniem, że nie posiada żądanej przez niego dokumentacji, nie musiał wydawać decyzji administracyjnej, a mógł to uczynić w dowolnej formie, dopuszczalną i wystarczającą formą było udzielnie pisemnej odpowiedzi. Zaznaczyć przy tym należy, że w sytuacji, w której organ administracji odpowiada na wniosek o udzielenie informacji publicznej, lecz nie może podać żądanych informacji, bo ich nie ma, odpowiedź organu należy traktować jako udzielenie informacji, a nie jako bezczynność organu. W przeciwnym razie, w sytuacji gdy organ nie ma żądanej informacji, ewentualne orzeczenie sądu zobowiązujące do udzielenia informacji byłoby w ogóle niewykonalne. Nie można bowiem zobowiązać organu do udzielenia informacji, której nie ma.

Pisemna forma odpowiedzi organu na wniosek skarżącego była formą wystarczającą również i z tego powodu, że wniosek ten nie zawierał żądania udzielenia informacji publicznej, czyli informacji o sprawach publicznych. Żądanie objęte wnioskiem dotyczyło bowiem informacji, które miały służyć skarżącemu w jego indywidualnej sprawie dotyczącej ponownego przeliczenia wysokości renty. Wnioski takie nie mają charakteru informacji publicznej. Skoro żądanie strony nie stanowiło żądania udzielenia informacji publicznej, to nie było podstaw do wydawania decyzji, wystarczające w takiej sytuacji jest poinformowanie wnioskodawcy pismem, że sprawa nie dotyczy informacji publicznej.