Zlecanie usług będzie wymagać rozeznania rynku

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego zaostrza wymagania dotyczące zlecania usług przez przedsiębiorców realizujących unijne projekty szkoleniowe innym podmiotom. Zmiany zostały zawarte w znowelizowanych wytycznych ministra rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Zaczną obowiązywać 1 stycznia 2011 roku. Dokument wprowadza obowiązek przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w projekcie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. Nieprzestrzeganie tej zasady może być uznane za naruszenie przez przedsiębiorcę prawa unijnego. Może również stanowić podstawę do nałożenia na niego kar finansowych w postaci zmniejszenia przyznanego mu dofinansowania.

Nowe wytyczne doprecyzowują, że wszystkie zamówienia realizowane przez przedsiębiorców w ramach projektu, których wartość przekracza równowartość kwoty 14 tys. euro netto (bez podatku od towarów i usług VAT), są objęte zasadą konkurencyjności.

Wymóg ten będzie spełniony wtedy, gdy przy wyborze wykonawcy usługi lub dostawcy towaru zostanie wysłane zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Powinno ono zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert, przy czym termin ten powinien wynosić nie mniej niż 7 dni od dnia otrzymania zapytania ofertowego. Równocześnie realizator projektu musi zamieścić na swojej stronie internetowej (jeśli posiada) oraz w swojej siedzibie powyższe zapytanie ofertowe.

Przedsiębiorca - realizator projektu dokonuje wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert na podstawie kryteriów oceny, ustalonych w zapytaniu ofertowym. Wybór jest dokumentowany protokołem, do którego powinny być dołączone zebrane oferty.

Protokół wyboru najkorzystniejszej oferty powinien zawierać:

● informację, do jakich co najmniej trzech potencjalnych wykonawców beneficjent wysłał zapytanie ofertowe, lub o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt,

● informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez beneficjenta,

● wykaz ofert, które wpłynęły do beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem dat wpłynięcia oferty do beneficjenta oraz podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert,

● wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,

● datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej przez beneficjenta do podejmowania czynności w jego imieniu.

Zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną mimo tego że projektu otrzyma tylko jedną ofertę. Jeżeli wcześniej wysłał zapytania ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców.

Przedsiębiorców realizujących unijne projekty szkoleniowe obowiązuje także zasada efektywnego zarządzania finansami. Oznacza to, że wszystkie wydatki powinny być ponoszone w sposób racjonalny i efektywny. Każde zlecenie powinno być dokładnie udokumentowane. Dotychczas nie było żadnych dodatkowych obostrzeń dotyczących zakupu towaru lub usługi o wartości poniżej 14 tys. euro netto (czyli tych, które nie są objęte zasadą konkurencyjności). Nowością w znowelizowanych wytycznych jest wprowadzenie wymogu stosowania tzw. rozeznania rynku w odniesieniu do towarów lub usług o wartości powyżej 20 tys. zł netto i poniżej 14 tys. euro netto. Zlecając usługę lub kupując towar o wartości mieszczącej się w tym przedziale kwotowym, przedsiębiorca będzie musiał dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej. Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców. Przedsiębiorca musi być w stanie udokumentować przebieg procesu rozeznania rynku, np. przedstawić wydruki ze stron internetowych, którymi posłużył się porównując ceny rynkowe towarów.

Gdy beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może zostać wezwany przez instytucję, która przyznała mu dofinansowanie lub organy kontrolne - do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Gdy porównanie cen nie jest możliwe, przedsiębiorca dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności.

Nowe zasady wymuszą na korzystających z unijnych środków bardziej rozsądne podejście do zlecania usług zewnętrznym wykonawcom. Zadania, które przedsiębiorca może wykonać w projekcie sam, nie powinny być zlecane zewnętrznym wykonawcom. Wytyczne zaczną obowiązywać 1 stycznia 2011 roku.

Zgodnie z zapisami zawartymi w umowach o dofinansowanie projektu PO KL, przy wydatkowaniu przyznanych środków należy stosować aktualną wersję wytycznych. Oznacza to, że projekty, które już są realizowane i otrzymały dofinansowanie na starych zasadach, również muszą być zgodne z nowymi wytycznymi. Tym samym wszystkie wydatki ponoszone po 1 stycznia 2011 roku podlegają nowym uregulowaniom dotyczącym zlecania usług.

Przepisów wprowadzających zasadę konkurencyjności nie stosuje się do zamówień:

● dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu,

● dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym realizator projektu w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o jego dofinansowanie współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydane na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 6 ustawy z 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. nr 84, poz. 712 z późn. zm.).