Marszałek województwa skontroluje komercyjne archiwum

W Polsce 213 przedsiębiorców prowadzi obecnie działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej. Zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.) prawo do prowadzenia takich archiwów mają tylko firmy wpisane do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw. Aby uzyskać taki wpis, przedsiębiorca musi złożyć pisemne oświadczenie. Jednak ci, którzy chcą założyć taki biznes, muszą się później liczyć z możliwością kontroli.

- Marszałkowie coraz częściej kontrolują firmy przechowujące dokumentację płacową. Nie traktują tych wpisów jako formalności, bowiem rośnie świadomość problemów, jakie mogą mieć pracownicy w przypadku zniszczenia dokumentów przez nierzetelnego przechowawcę - mówi Edyta Niezbecka z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych każdego roku wpływa kilka wniosków o wykreślenie z rejestru firm uprawnionych do zajmowania się taką działalnością. Warto wiedzieć, że pierwsza kontrola jest przeprowadzana nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu. Największe problemy firmy mają ze spełnieniem warunków technicznych przez magazyny, w których mają być przechowywane dokumenty. Muszą nie tylko gwarantować bezpieczeństwo zgromadzonych tam materiałów, ale także zapewnić im np. odpowiednią temperaturę oraz wilgotność.

Techniczne warunki, jakie musi spełnić baza magazynowa określa rozporządzenie ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284).

bozena.wiktorowska@infor.pl