Zamawiający nie może wcześniej znać treści oferty

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. W doktrynie i judykaturze prezentowane są różne stanowiska na temat konsekwencji, jakie wywołuje możliwość zapoznania się z treścią oferty przez zamawiającego przed tym terminem. Potraktowanie takich przypadków różni się w zależności od okoliczności, w jakich doszło do możliwego uchybienia.

W orzecznictwie wyrażane jest stanowisko, iż naruszenie zasady zakazu zapoznawania się z treścią ofert przed upływem terminu ich otwarcia stanowi przesłankę do unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 25 stycznia 2008 roku, sygn. akt KIO/UZP 112/07).

Unieważnienie postępowania

Pogląd taki może być jednak uznany za uzasadniony jedynie w przypadku, gdy z przyczyn zawinionych leżących po stronie pracownika zamawiającego doszło co najmniej do przypadkowego otwarcia prawidłowo oznaczonej oferty.

Niezależnie od powyższego należy wskazać, iż na zamawiającym spoczywa obowiązek zachowania należytej staranności przy otwieraniu wpływającej korespondencji i zwracania uwagi, czy dana przesyłka nie zawiera oferty wykonawcy. Co istotne, zamawiający odpowiada za działania i zaniechania pracowników jak za własne.

Nieprawidłowe oznaczenie

W przypadku gdy opis przesyłki został sporządzony w taki sposób, że brak jest jakichkolwiek logicznych przesłanek, by uznać, iż może ona zawierać ofertę wykonawcy, interpretacja wskazana na wstępie przynosiłaby zbyt daleko idące skutki. Trudno bowiem oczekiwać od zamawiającego, aby taką przesyłkę mógł potraktować jako ofertę. Ponadto nie można oczekiwać od zamawiającego, że każdą przychodzącą korespondencję będzie traktował jak potencjalną ofertę.

Dobrym rozwiązaniemjest praktyka polegająca na wprowadzaniu do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia postanowienia przewidującego, iż zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe oznakowanie koperty. W takim przypadku nieprawidłowo sporządzoną ofertę pomija się, co jest mniejszą dolegliwością niż unieważnienie całego postępowania.

Jeśli koperta się otworzy

W toku udzielania zamówień publicznych mogą wystąpić nieoczekiwane sytuacje. Zdarzyło się na przykład, iż podczas przygotowania do publicznego otwarcia ofert koperta otworzyła się przy ponownym przekładaniu do otwierania kopert według kolejności, a więc przed formalną czynnością otwarcia ofert. Sprawą musiała zająć się Krajowa Izba Odwoławcza, która orzekła, iż wymaganie złożenia oferty w zamkniętej kopercie ma zapewnić respektowanie przepisu art. 86 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. Jednakże niepodważalny fakt, iż koperta zawierająca ofertę wykonawcy otworzyła się przed formalnym otwarciem ofert, nie może sam z siebie przesądzać, iż doszło do możliwości zapoznania się z jej treścią (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 5 lipca 2011 roku, sygn. akt KIO 1312/11).

Należy więc wskazać, iż ocena, czy istniała możliwość zapoznania się z treścią oferty, zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Ocena ta, niestety, spoczywa na zamawiających, którzy nieraz muszą się wykazać niezwykłym wyczuciem i kreatywnością przy podejmowaniu właściwych decyzji w toku procedury udzielania zamówień publicznych.

Łukasz Mackiewicz

aplikant radcowski