Jak i kiedy urzędnik może prześwietlić firmę od środka

Zasady i tryb kontroli działalności gospodarczej zostały uregulowane przede wszystkim w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 672; dalej: u.s.d.g.). W rozdziale 5 u.s.d.g., zatytułowanym "Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy", znajdują się przepisy ogólne, wspólne dla wszystkich kontroli. Zgodnie z art. 77 ust. 1 u.s.d.g. kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców przeprowadzana jest na zasadach określonych w ustawie, chyba że zasady i tryb kontroli wynikają z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo z ratyfikowanych umów międzynarodowych.

Podmiotami mającymi uprawnienia do kontroli działalności gospodarczej są organy administracji publicznej, zarówno rządowej, jak i samorządowej, wskazane w ustawach szczegółowych. Czynności w tym zakresie może wykonywać około 40 instytucji. Jak wskazuje Biuro Prasowe Ministerstwa Gospodarki, można wyróżnić organy ustanowione konstytucyjnie lub o szczególnym znaczeniu, mające uprawnienia do przeprowadzania kontroli o szerokim zakresie przedmiotowym. Należą do nich: Najwyższa Izba Kontroli, Prokuratura, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Policja, Państwowa Straż Pożarna, Służba Celna, generalny inspektor informacji finansowej, generalny inspektor ochrony danych osobowych, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Główny Urząd Miar, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Straż Graniczna, wójtowie, starostowie i wojewodowie, urzędy marszałkowskie, straże gminne.

Kontrolę mogą również przeprowadzać inspekcje specjalistyczne, takie jak: Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Inspekcja Weterynaryjna, Inspekcja Handlowa, urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej, Inspekcja Nadzoru Budowlanego, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji, stowarzyszenia ochrony praw autorskich (np. ZAiKS, STOART).

Uprawnienia kontrolne mają również organy wydające koncesje, zezwolenia i licencje na prowadzenie działalności gospodarczej oraz organy dokonujące wpisów do rejestrów działalności regulowanych w rozumieniu u.s.d.g.

Pomimo stosunkowo dużej liczby organów kontroli w praktyce przedsiębiorcy mogą być objęci czynnościami kilku instytucji kontrolujących. Należy zauważyć, że zakres przedmiotowy kontroli musi pokrywać się z zakresem działalności gospodarczej przedsiębiorcy, co dodatkowo ma wpływ na zawężenie kręgu organów właściwych do przeprowadzenia kontroli danego przedsiębiorcy.

Według danych resortu gospodarki spośród instytucji kontrolnych obejmujących swoim działaniem wszystkich przedsiębiorców kontrole najczęściej przeprowadzają urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Inspekcja Handlowa, Państwowa Straż Pożarna, urzędy celne oraz Inspekcja Ochrony Środowiska.

Zawiadomienie o wszczęciu

Przed rozpoczęciem kontroli organ zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze jej wszczęcia. - Obowiązek ten wynika z art. 79 ust. 1 u.s.d.g. i polega na doręczeniu przedsiębiorcy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Umożliwia to kontrolowanemu przygotowanie się do kontroli - mówi Łukasz Iżowski, prawnik z Kancelarii Radcy Prawnego Bartłomieja Kachniarza. Są jednak sytuacje, w których zawiadomienie nie jest wymagane. Dzieje się tak, gdy:

wkontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej;

wprzeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

wkontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U. nr 169, poz. 1200 ze zm.);

wkontrola jest przeprowadzana w toku postępowania na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. nr 50, poz. 331 ze zm.);

wprzeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego [przykład 1];

wprzedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Termin wszczęcia kontroli ma związek z doręczeniem przedsiębiorcy zawiadomienia. Pomiędzy tymi czynnościami powinien bowiem upłynąć określony czas. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli należy doręczyć przedsiębiorcy nie mniej niż na 7 i nie więcej niż na 30 dni przed rozpoczęciem kontroli. - Jeżeli organ nie rozpocznie kontroli w tym terminie, powinien ponownie zawiadomić przedsiębiorcę o jej wszczęciu - wskazuje Łukasz Iżowski.

Maksymalny 30-dniowy termin wszczęcia kontroli nie może być przedłużony. Inaczej jest z minimalnym 7-dniowym terminem, który jest skracalny. Zgodnie z art. 79 ust. 5 u.s.d.g. przedsiębiorca ma prawo do złożenia wniosku o wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od daty zawiadomienia. Takie rozwiązanie jest korzystne dla firm. - W czasie, w którym ma być przeprowadzona kontrola, przedsiębiorca mógł wcześniej zaplanować szkolenie, wyjazd na targi czy ważne spotkanie - tłumaczy ekspert. Dodaje jednak, że wniosek przedsiębiorcy nie musi zostać uwzględniony przez organ. Należy to do kompetencji tego podmiotu i nie jest obligatoryjne.

Potrzebne upoważnienie

Podstawą prowadzenia kontroli są dwa dokumenty. Pracownicy organu przed rozpoczęciem kontroli muszą okazać przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymację służbową, pozwalającą na wykonywanie czynności, oraz upoważnienie do dokonania kontroli, chyba że przepisy szczególne przewidują przeprowadzenie kontroli jedynie po okazaniu legitymacji. - W takiej sytuacji można upoważnienie doręczyć w późniejszym terminie, jednak nie później niż trzeciego dnia od wszczęcia kontroli - mówi Łukasz Iżowski.

Upoważnienie powinno zawierać: wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy. Jeżeli upoważnienie nie spełnia powyższych wymagań, przeprowadzenie kontroli na jego podstawie jest niedopuszczalne. Zakres kontroli nie powinien wykraczać poza wskazany w upoważnieniu.

W niektórych sytuacjach możliwe jest jednak rozpoczęcie kontroli po okazaniu przez pracownika organu jedynie legitymacji, bez upoważnienia. Dzieje się tak na podstawie przepisów szczególnych, gdy kontrola jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa, wykroczenia oraz przestępstwa lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów ich popełnienia [przykład 2], a także gdy jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem dla życia i zdrowia ludzi lub dla środowiska naturalnego.

Warto pamiętać, że czynności kontrolne mogą wykonywać również osoby niebędące pracownikami organu kontroli, jeżeli stanowią tak przepisy odrębnych ustaw. Możliwość taką należy jednak uznać za wyjątek, podobnie jak wszczęcie kontroli bez upoważnienia do jej prowadzenia. Osobom niebędącym pracownikami organu kontroli przysługują takie same prawa i obowiązki jak te, które mają zatrudnieni w tych instytucjach.

W pewnych sytuacjach może wystąpić potrzeba zmiany osoby upoważnionej, zakresu kontroli lub miejsca wykonywania czynności, spowodowana np. koniecznością wyłączenia pracownika, rozszerzenia kontroli na inną działalność przedsiębiorcy czy przeprowadzenia jej nie tylko w głównej siedzibie, lecz także w oddziale. Zmiany te są dopuszczalne, jednak w tym celu organ zobowiązany jest do wydania odrębnego upoważnienia. Nie mogą one jednak prowadzić do wydłużenia przewidywanego terminu zakończenia kontroli i powinny dotyczyć tylko ściśle określonych danych: osoby upoważnionej, zakresu kontroli oraz miejsca jej przeprowadzenia.

Ważne

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno zawierać: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia. Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli

PRZYKŁAD 1

Gdy chodzi o życie, zdrowie albo środowisko

Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS) otrzymuje informację, że przedsiębiorca Y do przygotowywania potraw w swojej restauracji używa produktów pochodzących z niewiadomego źródła. Upoważniony pracownik organu wszczyna więc kontrolę w celu sprawdzenia, czy zdrowie gości restauracji nie jest zagrożone. PIS o kontroli nie zawiadomiła przedsiębiorcy, jednak jej postępowanie jest prawidłowe ze względu na art. 79 ust. 2 pkt 5 u.s.d.g.

PRZYKŁAD 2

Szybka ścieżka

Policja się dowiaduje, że przedsiębiorca prowadzący warsztat samochodowy nielegalnie zmienia rejestracje kradzionym samochodom. Funkcjonariusze po okazaniu legitymacji rozpoczynają kontrolę. Ich działania są zgodne z prawem, kontrola jest bowiem niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa.

Na jakiej podstawie

Oprócz u.s.d.g. podstawę prawną przeprowadzania kontroli w firmach stanowią:

1) ustawy szczegółowe regulujące powołanie oraz tryb działania danego organu kontroli, m.in. ustawa z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 212, poz. 1263), ustawa z 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 148), ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1404);

2) ustawy szczegółowe regulujące dany rodzaj działalności, np. ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 136, poz. 914), ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1414), ustawa z 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1594), ustawa z 18 grudnia 2003 r. o ochronie roślin (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 133, poz. 849).

Źródło: Ministerstwo Gospodarki

Sprawnie i tak, aby nie przeszkadzać

Zgodnie z art. 80b u.s.d.g. czynności kontrolne powinny być przeprowadzane sprawnie i w sposób możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. Kontrola powinna więc być efektywna i jak najmniej uciążliwa dla przedsiębiorcy, skoro stanowi ingerencję w jego działalność gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorca wskaże na piśmie, że czynności w sposób istotny zakłócają jego działalność, konieczność podjęcia czynności wymaga uzasadnienia w protokole kontroli.

Elżbieta Pawluk vel Kiryczuk

dgp@infor.pl