Czasem przeznaczenie dokumentu sprawia, że jest częścią oferty

Harmonogram rzeczowo-finansowy może stanowić część oferty choćby wtedy, gdy stanowi integralną część umowy o zamówienie publiczne. W takiej sytuacji oferta, która go nie zawiera, musi zostać odrzucona z przetargu.

W przetargu na remont i modernizację stacji paliw na terenie jednostki wojskowej zamawiający żądał, by wykonawcy dołączyli do swoich ofert harmonogram rzeczowo-finansowy. Firma, która przedstawiła najkorzystniejsze warunki, nie zrobiła tego. Dlatego też zamawiający odrzucił jej ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), czyli z uwagi na jej niezgodność z treścią specyfikacji.

Wykonawca złożył odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, przekonując, że harmonogram rzeczowo-finansowy, chociaż rzeczywiście wymagany w specyfikacji, pełnił jedynie funkcję pomocniczą i był nieistotny z punktu widzenia umowy. Pokreślił, iż rozliczenie ma mieć charakter ryczałtowy, a to oznacza, że nie ma znaczenia, jak przedsiębiorcy obliczą proponowaną przez siebie cenę. Nawet jeśli nie uwzględnią w swoich obliczeniach pewnych prac, to i tak będą musieli je wykonać w ramach przyjętego na siebie zobowiązania.

Badanie tego sporu skład orzekający rozpoczął od dogłębnej analizy specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wynikało z niej jednoznacznie, że zamawiający wymaga wypełnienia harmonogramu rzeczowo-finansowego nie tylko przez wpisanie wartości poszczególnych pozycji, ale także czasu ich realizacji. Jedno z postanowień stanowiło zaś wprost, że harmonogram ma być dołączony do oferty.

KIO przyznała, że same te sformułowania nie przesądzają jeszcze, jak należy traktować haromonogram. Kluczowe do oceny, czy jego brak mógł stanowić podstawę do odrzucenia oferty, jest stwierdzenie, czy stanowił on integralną część oferty. Odwołując się do ugruntowanego orzecznictwa izby, skład orzekający uznał, że dzieje się tak wtedy, gdy:

wdokument jest uznawany za załącznik do umowy, jeśli ma charakter stanowczy, a więc nie może być dowolnie zmieniany przez wykonawcę po zawarciu kontraktu,

wpłatności częściowe powiązane z wykonaniem kolejnych etapów robót określonych w harmonogramie,

wniedotrzymanie terminów wykonania poszczególnych etapów robót określonych w harmonogramie wiąże się z nakładaniem kar umownych.

Bazując na tych przesłankach, harmonogram w tym przetargu uznano za część oferty. W pierwszej kolejności przemawiał za tym fakt, że harmonogram miał stanowić część umowy o zamówienie publiczne. W specyfikacji zaznaczono, iż treść umowy powstanie m.in. w oparciu o harmonogram, a zakres świadczenia jest tożsamy z zobowiązaniem wykonawcy zawartym w ofercie. Co więcej, w wielu punktach wzoru umowy przewidziano, że ma ona być realizowana w terminach określonych właśnie w harmonogramie. W treści wyraźnie też zaznaczono, iż zmiana harmonogramu jest dopuszczalna tylko w sytuacjach niemożliwych do przewidzenia.

To jednak nie koniec. Skład orzekający zwrócił uwagę, że chociaż wynagrodzenie będzie miało charakter ryczałtowy, to przewidziano fakturowanie częściowe. Rozliczanie będzie następować po odbiorze wykonanych robót w zależności od stanu ich zaawansowania. Faktury zaś muszą być składane wraz z protokołami odbioru robót zgodnie z pozycjami harmonogramu rzeczowo-finansowego. Zatem treść tego dokumentu będzie miała wpływ na rozliczanie kontraktu, decydując o terminach płatności częściowych.

Przywołane postanowienia specyfikacji przekonały KIO, że harmonogram pełni istotną funkcję w tym przetargu i nie można go traktować wyłącznie jako dokument pomocniczy. Bez niego nie będzie bowiem wiadomo, ani jak ma być realizowana umowa (w jakich terminach mają być oddawane poszczególne prace), ani jak rozliczać jej poszczególne etapy. Dlatego też odwołanie zostało oddalone, a skład orzekający potwierdził, że zamawiający miał obowiązek odrzucić ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 p.z.p.

z 17 lutego 2014 r. , sygn. akt KIO 188/14

Oprac. Sławomir Wikariak