Ministerialny tok rozumowania to dwa różne standardy przechowywania

fot. materiały prasowe

dr Dominika Dörre-Kolasa radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch

Czy interpretacja przepisów w wykonaniu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zgodnie z którą regulacje ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dotyczą wyłącznie przechowawców dokumentacji od likwidowanych i upadłych pracodawców, jest właściwa?

Zaprezentowana interpretacja nie wydaje się właściwa, gdyż nie znajduje ona oparcia w żadnym przepisie prawa. Nie przekonuje mnie argument, że za taką wykładnią miałby przemawiać rozdział ustawy, który dotyczy postępowania z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy. Są to bowiem dwa odrębne rozdziały ustawy. W żadnym przepisie ustawy nie zostało napisane, że obowiązek uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych dotyczy jedynie tych podmiotów, które świadczą usługi przechowywania dokumentacji po zlikwidowanych pracodawcach. Wręcz przeciwnie – cały rozdział 4a dotyczy działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Z uwagi na to, iż zagadnienie to jest nader istotne dla pracodawców ustaliłam, że w toku prac legislacyjnych, w efekcie których rozdział ten został dodany do ustawy, akcentowano, że ustawowe uregulowanie sprawy wydawania zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji płacowej, merytorycznej kontroli warunków przechowywania takiej dokumentacji oraz wysokości opłat za sporządzanie odpisów lub kopii przechowanych dokumentów podyktowane było tym, iż dokumentacja przechowywana była przez osoby prawne niemające odpowiedniego przygotowania fachowego w zakresie archiwizowania. To w efekcie uniemożliwiało osobom zainteresowanym uzyskanie swojej dokumentacji osobowej i płacowej do celów emerytalno-rentowych. Nigdzie nie odnalazłam natomiast wzmianki, że zamierzeniem ustawodawcy było objęcie zakresem regulacji jedynie kręgu podmiotów, które świadczą usługi przechowania dokumentacji po zlikwidowanych pracodawcach. Również w rozporządzeniu ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej nie ma mowy o tym, że znajduje ono zastosowanie wyłącznie do przechowawców dokumentacji po zlikwidowanych pracodawcach. Zatem uznanie, że do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej istniejących pracodawców o czasowym okresie przechowywania nie stosuje się przepisów rozdziału 4a ustawy, nie znajduje prawnego uzasadnienia.