Czy fakturę można przechować elektronicznie

ekspert w Biurze Rachunkowym Arco

Kwestię wystawiania faktur reguluje rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. Par. 19 rozporządzenia stanowi, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA. Z kolei do e-faktur należy stosować przepisy rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie m.in. przechowywania e-faktur.

Organy skarbowe stoją na stanowisku, że drugi egzemplarz faktury, czyli jej kopia, powinien mieć taką samą formę jak jej oryginał. Zatem jeśli przedsiębiorca nie korzysta z możliwości wystawiania faktur elektronicznych, powinien, według fiskusa, transakcje sprzedaży dokumentować na papierze i w takiej formie przechowywać kopie faktur. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08) nie podzielił tego poglądu. Sąd wskazał na brak jednoznacznego zobowiązania podatników do przechowywania kopii faktur w formie papierowej i powołując się na względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne przyznał podatnikom prawo wyboru formy dla kopii wystawianych faktur.

Pamiętać należy, że wyrok ten ma zastosowanie wyłącznie w rozstrzyganej sprawie i nie można go traktować jako powszechną wykładnię obowiązującego prawa. Tak też postępują organy skarbowe, które nadal wydają interpretacje negatywne dla podatników (np. interpretacja z 24 lutego 2010 r., nr ITPP3/443-193/09/ZG).

Reasumując, przedsiębiorca podejmujący decyzję o rezygnacji z papierowej formy przechowywanych kopii faktur musi liczyć się z kwestionowaniem takiej praktyki przez organy skarbowe i koniecznością dochodzenia słuszności swojego postępowania przed sądami administracyjnymi.

Opracował Łukasz Zalewski

Par. 19 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz.U. nr 212, poz. 1337).

Par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie m.in. przechowywania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. nr 133, poz. 1119).