Jak dokumentować zwrot kosztów delegacji

Faktura wystawiona przez przedstawiciela powinna uwzględniać stawkę VAT jak dla usługi głównej. Zwrot kosztów dla zleceniobiorcy jest elementem wynagrodzenia za świadczone usługi. Zarówno w orzecznictwie TSUE, jak i sądów krajowych wskazuje się, że jeżeli podatnik dokonuje więcej niż jednego świadczenia na rzecz klienta i są one ze sobą powiązane tak, że tworzą z ekonomicznego punktu widzenia całość, którą jedynie sztucznie można by podzielić, to te elementy lub świadczenia dla celów VAT stanowią jedną usługę kompleksową. Nie ma więc podstaw do wyodrębniania elementów składających się na koszty, jak też stosowania stawki właściwej dla poszczególnych świadczeń. Wprowadzony 1 kwietnia 2011 r. do ustawy o VAT art. 8 ust. 2a tworzy fikcję polegającą na uznaniu podatnika, który faktycznie usługi nie wykonał, za podmiot faktycznie ją świadczący.

Jeśli chodzi o wysokość podstawy faktury kosztowej, ustawa o VAT w art. 29 ust. 1 reguluje tę kwestię, stanowiąc, że podstawą opodatkowania jest obrót, a obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia od nabywcy lub osoby trzeciej. Kwota będąca podstawą wystawienia faktury powinna być kwotą brutto. Do tak ustalonej należności należy doliczyć VAT zgodnie ze stawką dotyczącą usługi głównej. Gdyby wartość należności stanowić miała wartość netto, powinno to wyraźnie wynikać z umowy (tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2009 r., nr IBPP3/443-793/08/KO).

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).