Po wymianie pamięci kasie trzeba nadać nowy numer

Kasy rejestrujące muszą zakupić podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i którym nie przysługuje zwolnienie z tego obowiązku. Za ich pomocą powinni prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego.

Nadanie numerów

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT podatnicy ci powinni dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Urządzenie powinno mieć też potwierdzenie prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia określone kryteria i warunki techniczne. Ponadto minister finansów nadaje pamięci fiskalnej kasy indywidualny i niepowtarzalny numer, identyfikujący każdą kasę, i nie może on być przypisany innym urządzeniom. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy numery te muszą zostać zmienione, np. przy uszkodzeniu pamięci.

Usterka kasy

W przypadku gdy nastąpi awaria kasy z przyczyn niezależnych od podatnika, może on używać kasy rezerwowej (jeśli taką posiada). Jeśli nie ma kasy rezerwowej, musi zaprzestać sprzedaży aż do czasu usunięcia usterki.

O wszelkich nieprawidłowościach w działaniu kasy przedsiębiorca powinien niezwłocznie informować prowadzącego serwis urządzenia. Natomiast czynności serwisowe muszą zostać podjęte nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia usterki.

Jeśli usterka dotyczy pamięci fiskalnej kasy, procedura naprawy nieco się komplikuje i wydłuża.

Gdy szwankuje pamięć

Zgodnie z art. 3 załącznika nr 6 do rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, serwisant kas nie może dokonywać ingerencji w pamięć fiskalną. Jeśli więc uszkodzeniu uległa ta jej część, to wymiana tej pamięci wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z której sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Zmiana numerów

Po wymianie pamięci kasę należy ponownie zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania nowego numeru ewidencyjnego. Następuje to na podstawie zgłoszenia podatnika oraz serwisanta. Należy je złożyć w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy, a wzór takiego zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 wspomnianego rozporządzenia. Również musi nastąpić zmiana unikatowego numeru kasy. Bez zmian pozostaje jedynie numer fabryczny kasy.

Pamięć fiskalna

Każda kasa ma pamięć fiskalną, czyli urządzenie elektroniczne umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Magdalena A. Olczak

magdalena.olczak@infor.pl

Podstawa prawna:

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

Rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.).