Przekazanie promocyjnych próbek księguje się bez VAT

Firmy często rozdają próbki swoich towarów dla celów promocyjno-reklamowych. Takie działanie umożliwia bowiem poznanie przez potencjalnych klientów właściwości i efektów działania oferowanych towarów. Jednak przy rozliczaniu takiej operacji w księgach rachunkowych będzie miało mniejsze opodatkowanie VAT.

Kwestie podatkowe

Obecnie na gruncie ustawy o VAT zasadą jest, że opodatkowaniu podlega przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, o ile podatnikowi przysługiwało (w całości lub w części) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy przekazanie następuje na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, czy też na inne cele. Jednak wyjątkiem od tej zasady jest przekazywanie m.in. próbek w rozumieniu przepisów o VAT. Choć od kwietnia zostało zastrzeżone, że dotyczy to przypadków, gdy przekazanie następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Definicja

Zmieniła się też definicja próbki. Co można uznać za próbki? Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

- ma na celu promocję tego towaru oraz

- nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Zgodnie z wyjaśnieniami ministerstwa zamieszczonymi na stronie resortu próbkami mogą być przykładowo książki, w tym egzemplarze do recenzji oraz płyty (jeżeli zostaną spełnione warunki ustawowe).

Na kontach

Dla celów ewidencji księgowej wydatki na tego typu działania reklamowe zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje np. na koncie 460 - Pozostałe koszty rodzajowe.

Spółka w polityce rachunkowości powinna mieć zapisane zasady ewidencji kosztów związanych z reprezentacją i reklamą. W tym celu mogą być utworzone konta analityczne, przykładowo z podziałem na koszty reprezentacji i reklamy.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych rozchodu z magazynu towarów przekazywanych jako próbki przedstawia się zatem następująco: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 330 - Towary handlowe.

Takie księgowanie nie będzie wystarczające, gdy towary ujmowane są w księgach wyceniane są w stałych cenach ewidencyjnych. W takiej sytuacji należy równolegle dokonać wyksięgowania odchyleń od tych cen ewidencyjnych, w części przypadającej na rozchody tych aktywów.

W związku z tym ewidencja księgowa będzie przebiegać w następujący sposób:

- rozliczenie odchyleń kredytowych: strona Wn konta 340 - Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów, strona Ma konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy),

- rozliczenie odchyleń debetowych: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (koszty reklamy), strona Ma konta 340 - Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów.

PRZYKŁAD

Ewidencja kosztów reklamy

Firma ewidencjonuje towary po stałych cenach ewidencyjnych. Aby pozyskać klientów, chce przekazać próbki towarów o wartości (w stałych cenach ewidencyjnych) 1600 zł. Odchylenia kredytowe, które przypadły na te towary, wynoszą 130 zł.

@RY1@i02/2013/101/i02.2013.101.00800010b.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Wydanie próbek z magazynu - 1600 zł

2) Rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadające na wydane próbki - 130 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).