Jak prawidłowo przesyłać faktury e-mailem

Podmioty powszechnie przesyłają faktury e-mailem. Przy tym nie korzystają z podpisu elektronicznego. Czy można na tej podstawie dokonać księgowania?

Tak. Taka faktura może stanowić podstawę ujęcia kosztu w księgach rachunkowych. Rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. poz. 1528) nie precyzuje katalogu dopuszczalnych technologii przesyłania e-faktur.

A co z podpisem elektronicznym? Czy to nie jest warunek konieczny do uznania dokumentu za dowód księgowy?

Podpis elektroniczny to dozwolony przez ustawodawcę, ale nie jedyny sposób zapewniający jej autentyczność oraz integralność. Można ją wystawiać i przesyłać w dowolnym formacie elektronicznym, m.in. PDF, oraz dostarczać w formie załącznika do e-maila. Niemniej jednak należy zagwarantować autentyczność pochodzenia dokumentu. Daje to pewność co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza z kolei, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Dlatego format musi dawać gwarancję, że dane zawarte w dokumencie nie mogą zostać zmodyfikowane po jego wystawieniu.

Czy możemy pokazać na praktycznym przykładzie - jak to może wyglądać?

Kontrahent wysyła fakturę w załączniku e-maila z firmowego adresu. Wymóg autentyczności jest spełniony, ponieważ jej odbiorca ma możliwość zidentyfikowania osoby, która dostarcza dokument, i potwierdzenia, że dotyczy on towarów czy usług zakupionych od tego wystawcy.

Ponadto zapisanie faktury w formacie bezpiecznego pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane. W ten sposób zapewniona jest integralność jej treści.

Zgodnie z dyrektywą Rady UE 2010/45/UE, każdy podatnik ma prawo samodzielnie ustalić, w jaki sposób zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Można to zrobić za pomocą dowolnych metod kontroli biznesowych, które pozwolą ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

ap

@RY1@i02/2013/019/i02.2013.019.00800010c.802.jpg@RY2@

Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland

Agnieszka Koperska

menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland