Jak prawidłowo refakturować usługi

Firma Kowax sp. z o.o. zajmuje się produkcją urządzeń mechanicznych. Działa w grupie kilkunastu spółek, dla których w większości jest spółką matką. Z uwagi na pozycję tej spółki na rynku, ale i politykę wewnątrz grupy, wiele transakcji innych podmiotów z grupy jest prowadzonych z udziałem Kowaxu. Dotyczy to zarówno sprzedaży grupowej, której znaczna część jest dokonywana w łańcuchu, w ramach którego Kowax kupuje towar od spółki córki, by następnie sprzedać go kontrahentowi zagranicznemu, jak i zakupów. Często jest tak, że pewne usługi nabywane są centralnie przez spółkę matkę, a wykorzystywane przez różne podmioty z grupy. Ze względu na to, że świadczenia takie służą wszystkim albo części spółek, a nie tylko spółce matce, która zakupiła je od podmiotu zewnętrznego, są one następnie w ramach refakturowania odsprzedawane pozostałym podmiotom. Z uwagi na to, że usługi takie są faktycznie wykonywane dla kilku, a nawet kilkunastu podmiotów, ich cena dzielona jest według klucza alokacji i następnie przenoszona w odpowiednich częściach na spółki z grupy. Oprócz tego Kowax jest właścicielem nieruchomości, które są wynajmowane niektórym podmiotom z grupy, w których wykonują one swoją działalność. W związku z tym, że umowy na dostawę niektórych mediów, takich jak woda czy energia elektryczna, zawarte są przez spółkę matkę jako właściciela nieruchomości, pozostaje kwestia odsprzedaży tych mediów najemcy. Kwestia taka jest uregulowana różnie w umowach, jednak we wszystkich przypadkach odsprzedaż mediów traktowana jest jako element czynszu i wraz z nim sprzedawana najemcy. Jest to konsekwencją tego, że w przeszłości było to robione inaczej (była stosowana refaktura), ale w czasie jednej z kontroli urzędnik uznał, iż należy doliczać media do czynszu. W wyniku tego została zmieniona procedura obciążania najemców kosztami mediów. Niestety w ślad za tym nie poszły modyfikacje umów najmu. Problem refakturowania mediów od dłuższego czasu niepokoił główną księgową, która jednak nie miała czasu się nim zająć. Od kilku miesięcy spółka korzysta z usługi stałej obsługi podatkowej świadczonej przez doradcę podatkowego i kwestia refakturowania była już kilka razy podnoszona z nim w rozmowie. W czasie spotkań nieraz zwracał uwagę na to, że należy zagadnieniu refakturowania przyjrzeć się nieco dokładniej. Zwłaszcza że w przypadku spółek działających w grupie, przy dużej centralizacji dokonywanych zakupów, problematyka dalszej odsprzedaży zakupionych świadczeń, które służą różnym podmiotom powiązanym, może przysporzyć problemów, a już z pewnością wymaga usystematyzowania. W przypadku Kowaxu problem refakturowania przybiera dodatkowy charakter, bo spółka kupuje świadczenia dla pracowników i niektórych z nich (jak opieka medyczna) jako zakupy poza działalnością gospodarczą. W wyniku czego obciążanie pracowników kosztami takich świadczeń nie jest traktowane jako sprzedaż spółki. Doradca podatkowy postanowił poruszyć tę kwestię w czasie najbliższego spotkania w firmie, tak aby wyjaśnić zasady refakturowania i zmotywować klienta do kilku zmian. Bezpośrednim bodźcem było kilka pytań, które pojawiły się w ostatnim czasie, ale najbardziej istotna była prośba głównej księgowej.