Kiedy korygować należny VAT z tytułu należności nieściągniętych

O rozwiązanie problemu poprosiliśmy Marcina Worotnickiego z Urzędu Skarbowego Kraków-Krowodrza i Barbarę Pyzel z Exatela.

Urząd wyjaśnia

kierownik działu postępowań podatkowych w Urzędzie Skarbowym Kraków-Krowodrza

Możliwość korekty należnego podatku od towarów i usług z tytułu należności nieściągniętych została uregulowana w rozdziale 1a działu IX ustawy z 11 marca 2004 r. o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Korekta dotyczy podatku należnego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności nieuregulowanych w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Korektę podatku należnego stosuje się, gdy spełnione są następujące warunki:

1) dostawa towaru lub świadczenie usług są dokonane na rzecz osoby prawnej, jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej lub osoby fizycznej, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, zarejestrowanych jako podatnik VAT czynny, niebędących w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji;

2) wierzytelności zostały uprzednio wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny;

3) wierzyciel i dłużnik na dzień dokonania korekty podatku należnego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni;

4) wierzytelności nie zostały zbyte;

5) od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona;

6) wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego, a dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie.

Korekty nie można dokonywać, jeżeli między kontrahentami lub osobami pełniącymi u kontrahentów funkcje zarządzające, nadzorcze lub kontrolne zachodzą powiązania o charakterze rodzinnym lub z tytułu przysposobienia, kapitałowym, majątkowym lub wynikające ze stosunku pracy, a także gdy którakolwiek z wymienionych osób łączy funkcje zarządzające, nadzorcze lub kontrolne u kontrahentów. Przez powiązania rodzinne rozumie się małżeństwo oraz pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia. Przez powiązania kapitałowe rozumie się sytuację, w której jedna z osób lub jeden z kontrahentów posiada prawo głosu wynoszące co najmniej 5 proc. wszystkich praw głosu lub dysponuje bezpośrednio lub pośrednio takim prawem.

Korekta podatku należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynęło 14 dni od otrzymania przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorygowania przez wierzyciela podatku należnego, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorygowania podatku należnego przez wierzyciela. Warunkiem dokonania korekty jest uzyskanie przez wierzyciela potwierdzenia odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorygowania podatku należnego przez wierzyciela.

Dokonujący korekty podatku należnego zobowiązany jest wraz z deklaracją podatkową, w której dokonuje korekty, zawiadomić o korekcie właściwy dla niego urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego, a także w ciągu 7 dni od dnia dokonania tej korekty zawiadomić o niej również dłużnika, przesyłając kopię takiego zawiadomienia do urzędu skarbowego.

Gdy po dokonaniu korekty podatku należnego należność została uregulowana w jakiejkolwiek formie, podatnik, który dokonał korekty podatku należnego, zobowiązany jest zwiększyć podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. W przypadku częściowego uregulowania należności podatek należny zwiększa się w odniesieniu do tej części.

EKSPERT RADZI

Spółka, a także przedsiębiorca będący czynnymi podatnikami VAT mają prawo do pomniejszenia VAT należnego o wartość VAT wynikającego z faktur, za które nie otrzymali wynagrodzenia, jeżeli terminy ich płatności minęły już ponad 180 dni temu. Korekty dokonuje się w deklaracji VAT składanej na bieżąco. Artykuł 89a ustawy o VAT pozwala na taką korektę, jeżeli są spełnione pewne warunki. Z problemem niezapłaconych faktur często borykają się firmy, które świadczą usługi ciągłe na podstawie umów długoterminowych. Mogą świadczyć usługi przez dłuższy czas i wystawiać miesięczne faktury, ale faktury nie są płacone przez klienta od wielu miesięcy. Warto wtedy skorzystać z art. 89a ustawy o VAT.

W 2012 roku można korygować VAT z faktur wystawionych w latach 2010 - 2012. Jest oczywiste, że kwoty netto wierzytelności oraz odpowiadający im podatek powinny być wcześniej wykazane w deklaracjach VAT. Podatku należnego nie można korygować, jeżeli wierzytelności zostały sprzedane lub zbyte w inny sposób. Warto dodać, że wszczęcie postępowania sądowego lub później egzekucyjnego nie pozbawia prawa do skorzystania z korekty VAT.

Co powinniśmy wiedzieć o kliencie w chwili, kiedy wystawialiśmy mu fakturę? Trzeba być pewnym, że w momencie wystawiania faktury dłużnik jest zarejestrowanym czynnym podatkiem VAT niebędącym w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Podpisując umowę z klientem, otrzymujemy informacje na temat jego nazwy, adresu, NIP. Załącznikiem do umowy powinien być aktualny wypis z KRS. Niestety, niektóre podmioty nie uaktualniają swojego KRS, np. w przypadku zmiany zarządu albo zmiany adresu. Trzeba być czujnym.

Z kolei na dzień dokonania korekty dłużnik powinien być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Wiarygodnym dokumentem w tej sprawie jest zaświadczenie urzędu skarbowego. Możemy je uzyskać tylko w urzędzie, w którym dłużnik rozlicza się z VAT. Jeśli mamy wielu dłużników, musimy znaleźć właściwy urząd dla każdego z nich. Mając adres dłużnika, szukamy jego urzędu, korzystając z wyszukiwarek internetowych. Warto przed złożeniem wniosku o zaświadczenie zadzwonić do urzędu i upewnić się, że dłużnik jest tam zarejestrowany, bo np. mógł ostatnio zmienić adres prowadzenia działalności, a w konsekwencji też urząd skarbowy. Wniosek wysyłamy listem poleconym lub składamy osobiście. Do wniosku trzeba załączyć potwierdzenie przelewu opłaty skarbowej w wysokości 21 zł. Opłaty skarbowej nie płacimy jednak na konto lub do kasy urzędu skarbowego, lecz na konto lub do kasy lokalnego urzędu miasta lub gminy. W tym przypadku też warto wcześniej zadzwonić, aby sprawdzić numer konta bankowego podawanego na stronie internetowej.

Urząd skarbowy ma 7 dni na wydanie zaświadczenia. Warto o tym pamiętać, bo podatnik może w dniu dokonania korekty VAT nie mieć do niej prawa, ponieważ dzień wcześniej dłużnik wyrejestrował się jako czynny podatnik VAT. Wtedy podatnik musi skorygować deklarację, w której dokonano korekty VAT z art. 89a ustawy o VAT, zapłacić zaległy podatek i odsetki. Ryzyko można zmniejszyć, ubiegając się o zaświadczenie dwukrotnie: przed dokonaniem korekty na dzień jego wystawienia i po jej dokonaniu na dzień dokonania korekty.

Dłużnik powinien być dwukrotnie poinformowany na piśmie o korekcie VAT, pierwszy raz przed korektą, a drugi raz w ciągu 7 dni od dokonania korekty. Zawiadomienie o zamiarze należy wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru należy poczekać jeszcze 14 dni na ewentualne zapłacenie wierzytelności. Jeżeli zapłata nie wpłynie w tym terminie, korektę można najwcześniej dokonać w deklaracji za okres, w którym otrzymaliśmy zwrotkę.

Może się też zdarzyć, że dłużnik odmówi przyjęcia zawiadomienia lub zmieni adres. Poczta Polska, odsyłając list polecony do nadawcy, ma obowiązek napisać na kopercie przyczynę jego zwrotu. Jeżeli doręczyciel nie zastanie adresata, na kopercie stawia pieczątkę z datą pierwszego awiza, a za 7 dni z datą drugiego awiza. W takim przypadku list uważa się za doręczony w dacie pierwszego awiza. Jeżeli doręczyciel zastanie adresata, a on odmówi przyjęcia listu, to data odmowy jest wpisywana na kopercie przez doręczyciela. W tym przypadku datę odmowy uważa się za datę doręcza pisma dla celów podatkowych.

Oczywiście może być też tak, że podatnik skoryguje VAT, a dłużnik zapłaci zaległe faktury. Wtedy odwracamy korektę, dokonując tego na bieżąco - w deklaracji VAT za okres, w którym otrzymaliśmy zapłatę.

@RY1@i02/2012/092/i02.2012.092.07100150a.802.jpg@RY2@

Barbara Pyzel, doradca podatkowy spółki telekomunikacyjnej Exatel

Oprac. Ewa Matyszewska

Podstawa prawna

Art. 89a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).