Jak serwisować kasy fiskalne

Podatnicy, którzy mają obowiązek stosowania w prowadzonej działalności kas fiskalnych, muszą ewidencję na tych urządzeniach rozpocząć w ustawowym terminie. Pewne obowiązki mają też producenci kas fiskalnych. Oni muszą uzyskać dla kas potwierdzenie ministra finansów, że kasy te spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.

Po otrzymaniu takiego potwierdzenia minister przydziela numery unikatowe kas.

Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać zgłoszenia kasy w terminie siedmiu dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika, nadaje kasie numer ewidencyjny. Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

W terminie siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy prowadzący serwis kas zgłasza ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego.

Trzeba pamiętać, że do każdej kasy przypisany jest dany serwis. Zmiana prowadzącego serwis kas niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana na wniosek podatnika za zgodą producenta krajowego lub importera, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę prowadzącego serwis kas, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. O dokonanej zmianie producent krajowy lub importer zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni od jej dokonania.

Przeglądem technicznym kas należy objąć: stan wszystkich plomb kasy i zgodność ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu kas; stan obudowy kasy; czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę; program pracy kasy i program archiwizujący, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu kas; poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych; poprawność działania wyświetlacza klienta; stan płyty głównej, pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy, a wynik przeglądu wraz z zaleceniami należy wpisać do książki kasy; sprawdzenie stanu technicznego akumulatorów wewnętrznego zasilania kasy.

Podatnik korzysta jedynie z serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego kas, za który odpowiedzialny jest producent krajowy albo importer, lub ewentualnie z serwisu prowadzonego przez inne jednostki, ale tylko w przypadku, gdy prowadzący ten serwis posiada autoryzację producenta krajowego lub importera.

Serwis kas o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do ewidencjonowania obrotów w zakresie usług przewozu osób i ładunków taksówkami może być prowadzony wyłącznie na terenie miast lub miejscowości, w których działają punkty legalizacyjne taksometrów prowadzone zgodnie z przepisami o miarach.

Serwisant kas nie może dokonywać ingerencji w pamięć fiskalną kasy. Zaprzestanie prowadzenia serwisu kas przez producenta krajowego albo importera, niezależnie od przyczyny, może być dokonane po uprzednim jego przekazaniu, w drodze porozumienia, do prowadzenia przez przejmującego ten serwis kas. Kopię porozumienia należy przekazać do Ministerstwa Finansów w terminie siedmiu dni od dnia jego podpisania.

Obowiązkowego przeglądu technicznego kas podatnik musi dokonywać co 24 miesiące

Dokumentację związaną z wykonywanym serwisem kas prowadzi producent krajowy albo importer lub podmiot prowadzący autoryzowany serwis kas. Serwis kas wykonuje serwisant kas. Serwisant kas musi być wpisany na listę upoważnionych do wykonywania serwisu kas przez producenta krajowego (importera) lub podmiot prowadzący serwis oraz zgłoszony do naczelnika urzędu skarbowego.

Serwis kas stosowanych do prowadzenia ewidencji przez podatnika nie może być prowadzony lub wykonywany przez niego ani przez osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie stosunku pracy, zlecenia, umowy o dzieło, agencyjnej i innych umów o podobnym charakterze.

Serwisant kas musi niezwłocznie i bezpłatnie interweniować na żądanie właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Serwisant kas wykonuje, na podstawie dokonanego zgłoszenia przez podatnika, obowiązkowy przegląd techniczny kasy. Prowadzący serwis kas jest obowiązany współpracować ze wskazanymi przez naczelnika urzędu skarbowego pracownikami tego urzędu w zakresie znajomości zastosowanych przez producenta krajowego procedur pracy kasy, przede wszystkim pod względem ich sprawdzalności.

Serwis kas musi być podjęty nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy przez użytkownika kasy, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem.

Serwisant kas musi legitymować się identyfikatorem nadanym przez producenta krajowego albo importera. Identyfikator ważny jest przez rok od daty jego wydania i po upływie tego okresu wymaga przedłużenia jego ważności.

Dane identyfikacyjne serwisanta kas oraz serwisanta kas upoważnionego do zastępczego wykonywania serwisu danej kasy zostają wpisane do książki kasy. Serwisant kas zastępczo wykonujący serwis kas musi każdorazowo posiadać upoważnienie do wykonywania serwisu kasy, które zostaje wpisane i dołączone do książki kasy.

Wszystkich wpisów w książce kasy należy dokonywać czytelnie, a wpisy o wykonanym serwisie kas muszą być czytelnie podpisane przez serwisanta kas i ostemplowane jego pieczęcią.

Kasa rejestrująca musi odpowiadać następującym kryteriom:

1) być zbudowana co najmniej z następujących elementów:

a) modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, z tym że w przypadku systemu kasowego pamięć fiskalną kasy musi posiadać każda kasa wchodząca w skład systemu; nie dopuszcza się instalowania pamięci fiskalnej kasy w jednostce centralnej systemu,

b) drukarki kasy,

c) dwóch wyświetlaczy (ekranu lub monitora) przeznaczonych do odczytu danych o wartości sprzedaży, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt wartości sprzedaży przez kupującego; pojemność znakowa wyświetlacza nie może zawierać mniej miejsc znakowych niż wynosi łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku;

2) zawierać pamięć fiskalną kasy wbudowaną w części kasy niedostępnej dla użytkownika kasy, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jej zniszczenie w momencie naruszenia;

3) zapewniać rejestrację w pamięci fiskalnej kasy co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku;

4) posiadać sygnalizację dopełniania się przy zapisie każdego z ostatnich 30 raportów dobowych;

5) zawierać zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w ewidencjach i pamięci fiskalnej kasy, w szczególności z powodu braku zasilania;

6) obudowa każdej kasy musi być zabezpieczona plombą ołowianą w sposób powodujący jej zniszczenie w przypadku naruszenia;

7) posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne, sieciowo-akumulatorowe, bateryjne lub akumulatorowe, które musi zapewnić uzyskanie wydruku minimum 200 paragonów fiskalnych, średnio każdy o zawartości 30 wierszy druku, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego;

8) nie może zawierać rozwiązań konstrukcyjnych, technicznych i wykonywać funkcji, które mogą prowadzić do nieprawidłowego wyliczania obrotu i kwot podatku należnego;

9) kasa dostarczona podatnikowi musi być zaplombowana plombą ołowianą;

10) kasa powinna również posiadać inne zabezpieczenia o standardzie nie niższym niż zastosowany w konstrukcji i programie pracy kas dopuszczanych do stosowania na podstawie dotychczasowych przepisów.

Do każdej kasy obowiązkowo dołącza się:

● książkę kasy, której wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia, oraz instrukcję jej obsługi;

● autoryzowany program współpracujący z kasą służący do odczytu pamięci fiskalnej kasy, umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, wydruk oraz nagranie na informatyczny nośnik danych (w tym jednokrotnego zapisu) raportów fiskalnych okresowych za wskazany okres.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338).