E-faktura przyspiesza obieg dokumentów

E-faktury cieszą się największą popularnością w średniej wielkości przedsiębiorstwach - wynika z badań przeprowadzonych wśród firm w Polsce przez LeasePlan Fleet Management.

- Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc wymówek, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas. To są powody, dla których e-faktury nie budzą entuzjazmu. Na swój sposób są bezlitosne - ocenia Jarosław Oworuszko, dyrektor finansowy LeasePlan.

Elektroniczny obieg dokumentów przez długi czas nie cieszył się zaufaniem firm. Uregulowania prawne w tym zakresie nie były precyzyjne. Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia e-faktury w wersji "oryginał" i "kopia". Dawało to urzędnikom skarbowym możliwość kwestionowania e-faktur.

Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. zniosło obowiązek wystawiania faktur w dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami "oryginał" i "kopia" w odniesieniu do faktur korygujących i faktur wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych e-dokumentów sprzedawca ma obowiązek przesłać fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji.

- Brak takich oznaczeń na e-fakturze nie może być podstawą do podważenia jej prawidłowości - tłumaczy Małgorzata Spólna, główna księgowa LeasePlanu.

Obecnie obowiązujące przepisy umożliwiają przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, bezproblemowe rozliczanie się z urzędem skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. Mimo tych zmian procent firm, które decydują się na e-rozliczenia wciąż jest niewielki.

Rozmowy z klientami oraz partnerami LeasePlanu potwierdzają, że hamulcem dla wdrożeń e-faktur jest przyzwyczajenie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Wprowadzenie e-rozliczeń wymagałoby zmiany procesu zatwierdzania, przesyłania i przechowywania faktur, a czasem nawet przeszkolenia pracownika. Zmiany te budzą opór u przedsiębiorców, którzy wolą korzystać ze starych, sprawdzonych rozwiązań.

Największe zainteresowanie e-fakturami jest notowane w średniej wielkości firmach, które wykorzystują od 50 do 100 firmowych aut. Spośród przedsiębiorców o dużych ponad 100 samochodowych flotach na e-faktury zdecydowało się dotąd zaledwie 13 proc. firm. W wynikach statystycznych podobny poziom posługiwania się e-fakturami występuje w małych firmach i w dużych korporacjach.

Praktyka dowodzi, że posługiwanie się e-fakturami przekłada się na oszczędność środków finansowych, elastyczność działania i ochronę środowiska.

-E-faktury pozwalają oszczędzić czas i pieniądze związane z drukowaniem i wysyłką faktur. Również klienci nie muszą odbierać, skanować i archiwizować papierowych dokumentów. Wszystkie e-faktury z załącznikami są dostępne on line na portalu internetowym. Archiwum jest całkowicie bezpieczne i zgodne z wymogami prawnymi. Za kilka, a najdalej za kilkanaście lat e-faktura stanie się standardem. Do tego czasu będziemy jednak mieć do czynienia z dwoma obiegami: z papierowym i elektronicznym - mówi Jarosław Oworuszko.

Zastosowanie e-faktur wychodzi naprzeciw dobrym praktykom biznesu, a jednocześnie przyczynia się do usprawnienia funkcji przedsiębiorstwa.

Z systemu e-fakturowania korzysta już Michelin Polska. Firma ta zdecydowała się na wprowadzenie e-systemu, gdyż chciała przyspieszyć obieg dokumentów.

- Dzięki e-fakturze zyskujemy na czasie przynamniej kilka dni w miesiącu. Przedtem czas ten pochłaniało nam wysyłka listu poleconego z oryginałami faktur. Mamy więcej czasu na weryfikację, poprawne opisanie, dostarczenie do działu księgowości i - co ważne - zapłacenie faktur w wymaganym terminie - mówi - mówi Ewa Karczewska, specjalista ds. zakupów w Michelin Polska.

Zamiana obiegu papierowego na elektroniczny okazała się korzystna także dla RBS Bank Polska. E-fakturowanie zmniejszyło koszty związane z obrotem dokumentami księgowymi. Dzięki eliminacji błędów obniżony został procent odsetek z tytułu spóźnionych płatności, co pozwoliło na minimalizację dodatkowych opłat.

- Kolejną zaletą e-systemu jest pełny podgląd historycznych danych. Wiemy kiedy faktura dotarła do firmy, kto ją przygotował, a kto odebrał - tłumaczy Jan Beldzikowski, szef administracji RBS Bank Polska.

Bartosz Rowiński