Faktury przechowywane w systemie SAP R/3 można uznać za elektroniczne

Podatnik korzysta z oprogramowania w systemie SAP R/3 i zamierza otrzymywać oraz przechowywać faktury w formie elektronicznej od innej spółki, posiadającej identyczne oprogramowanie. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie (EDI), tj. zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, oraz przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Nośnikiem danych jest IDoc, czyli standardowa struktura danych używana w EDI między aplikacjami wewnątrz SAP, jak i programami zewnętrznymi.

System SAP R/3 jest zainstalowany na jednym serwerze należącym do spółki. Dla podatnika użytkującego system SAP R/3 została skonfigurowana odrębna jednostka gospodarcza (reprezentująca jednostkę prawną), przy czym wszystkie jednostki gospodarcze funkcjonują na jednym mandancie. Mandant zapewnia pełną integrację funkcjonalną oraz jest gwarantem integracji danych wewnątrz mandanta. System SAP R/3 pozwala na jednoczesne wystawienie i zaksięgowanie faktury sprzedaży u wystawcy i odbiorcy faktury.

Oprogramowanie SAP R/3 ma wszelkie certyfikaty uprawniające do obsługi pełnej ewidencji księgowej, a podatnik, jako odbiorca faktur, pisemnie zaakceptuje elektroniczną formę faktur sprzedaży/zakupu. Czy faktury wystawiane, przesyłane i przechowywane w systemie SAP R/3 spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne?

Ponieważ system SAP R/3 spełnia wymogi określone w rozporządzeniu ministra finansów, to wystawiane, przesyłane i przechowywane w nim faktury można uznać za elektroniczne. Faktury elektroniczne wystawiane w SAP R/3 przesyła się, udostępnia oraz przechowuje w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Cały przebieg procesu przetwarzania danych jest realizowany na jednym mandancie i na jednym serwerze. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana przez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI. Nośnikiem danych jest IDoc, który jest przetrzymywany w systemie przez miesiąc, a następnie zostaje zarchiwizowany i jest dostępny na każde żądanie.

System archiwizacji zlokalizowany na jednym serwerze dla spółki i podatnika zapewni, że i wystawca faktury elektronicznej, i jej odbiorca będą przechowywać faktury przesłane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, oraz czytelność przez cały okres przechowywania.

Ponadto w systemie SAP R/3 zostanie zdefiniowany użytkownik "kontrola urzędu skarbowego" zapewniający dostęp do faktur elektronicznych, oraz możliwość ich wydrukowania. Zostanie też opracowana instrukcja dla pracowników organów podatkowych lub kontroli skarbowej, jak odszukiwać, wyświetlać i drukować faktury.

opracowała Ewa Matyszewska