Kiedy podatnik musi wykazywać dodatkowe dane, które są niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji

Ustawa o VAT reguluje szczególne sytuacje, w których ewidencja prowadzona zasadach ogólnych określonych w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT powinna zawierać inny zakres informacji niezbędnych do sporządzenia deklaracji podatkowej. Jest to związane ze specyfiką opodatkowania niektórych rodzajów działalności. Ponadto szczególnym zasadom ewidencjonowania podlegają pewne, określone w ustawie o VAT transakcje. Dotyczy to m.in. usług transgranicznych.

W przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek ujawniać w ewidencji dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Po pierwsze dotyczy to podatników dokonujących dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków, którzy mogą stosować zasady opodatkowania VAT samej marży lub ogólne zasady opodatkowania tym podatkiem. Jeżeli podatnik stosuje jednocześnie obie zasady opodatkowania, to zgodnie z art. 120 ust. 15 ustawy o VAT, musi prowadzić ewidencję zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania. W odniesieniu do dostawy opodatkowanej według szczególnej procedury VAT marża, ewidencja musi zawierać w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży.

Po drugie podatnicy dokonujący dostaw złota inwestycyjnego powinni ujawniać w ewidencji dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację (art. 125 ustawy o VAT).

Po trzecie podmioty zagraniczne świadczące na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne dla osób niepodlegających opodatkowaniu, które zarejestrowały się w Polsce, są obowiązane prowadzić ewidencję w postaci elektronicznej, zawierającą dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim identyfikacji oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Ewidencja ta powinna być udostępniona przez podmiot zagraniczny drogą elektroniczną na każde żądanie państwa członkowskiego identyfikacji oraz państwa członkowskiego konsumpcji i należy ją przechowywać przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług.

Z kolei podatnik dokonujący dostaw trójstronnych - w procedurze uproszczonej - musi podawać w ewidencji:

● w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji);

● w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem: obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, a także nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.

Od 1 stycznia 2010 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia ewidencji w przypadku świadczenia przez podatników usług transgranicznych. Wiąże się to ze zmianą zasad ustalania miejsca opodatkowania takich usług. W przypadku transakcji między podatnikami zastosowanie ma nowa zasada opodatkowania usług w miejscu, gdzie siedzibę lub miejsce zamieszkania ma odbiorca usług.

Zgodnie z nowym przepisem art. 109 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju. Natomiast w przypadku usług transgranicznych świadczonych między podatnikami, które są opodatkowane w miejscu siedziby usługobiorcy, stosuje się odpowiednio przepisy art. 19 ust. 19a i 19b. Określają one szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w wypadku tych usług.

Z przepisów tych wynika, że usługi świadczone przez polskiego podatnika VAT na rzecz zagranicznego podatnika (a zatem nie podlegają one opodatkowaniu VAT w Polsce), wykazuje się w ewidencji VAT za okres w którym zostały one wykonane lub w którym zakończył się okres rozliczeniowy bądź w którym otrzymana została zaliczka na poczet wykonania usług. W tym też okresie powinny one być wykazane w deklaracji VAT, gdyż deklarację tę sporządza się w oparciu o prowadzoną ewidencję.

Podatnicy, którzy otrzymują towary przemieszczone przez podatników z innych państw członkowskich dla celów wykonania na tych towarach usług w kraju, zaś towary te zostaną niezwłocznie (nie później jednak niż w terminie 90 dni od dnia wykonania usługi) z powrotem przemieszczone na terytorium państwa członkowskiego, z którego zostały pierwotnie wywiezione, są zobowiązani prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów. Powinna ona zawierać datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika. Obowiązek ten wynika z art. 109 ust. 9 ustawy o VAT.

Z kolei przepis art. 109 ust. 10 ustawy o VAT reguluje obowiązek prowadzenia ewidencji w przypadkach odwrotnych. Dotyczy on podatników, którzy przekazują swoje towary do innych państw członkowskich, jeżeli na tych towarach mają być wykonane usługi na rzecz podatnika, a po ich wykonaniu towary te są wysyłane lub transportowane z powrotem do tego podatnika na terytorium kraju.

W przypadkach, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o VAT, podatnicy podatku od wartości dodanej są obowiązani prowadzić ewidencję przemieszczanych towarów zawierającą w szczególności datę ich przemieszczenia na terytorium kraju oraz dane pozwalające na identyfikację towarów. Chodzi tu o przypadki, gdy towary mają być czasowo używane przez podatnika na terytorium kraju.

W przypadku niektórych podmiotów rozpoznawanie transakcji jako wewnątrzwspólnotowego nabycia uzależnione jest od ich wartości w poprzednim roku podatkowym. Podmioty te są obowiązane prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nie towarów z innych państw członkowskich.

Obowiązek prowadzenie ewidencji mają także podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności opodatkowane na zasadach marży. Także i w tym przypadku ewidencja powinna zawierać kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży. Jest ona bowiem podstawą opodatkowania, a zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT w ewidencji powinny znaleźć się m.in. dane niezbędne do ustalenia podstawy opodatkowania

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Art. 109 ust. 3, ust. 3a, ust. 9-11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).