Pieczęć elektroniczna ułatwi obrót e-fakturami

● Uproszczone mają być zasady ich wystawiania, przesyłania i przechowywania

● Zmiany pozwolą na masowe wystawianie i przesyłanie faktur przez internet

Kolejnym krokiem Komisji Przyjazne Państwo w walce z biurokracją jest wprowadzenie uproszczeń w e-fakturowaniu. Projekt zmian, które mają upowszechnić stosowanie faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym, jest już gotowy i niebawem trafi do marszałka Sejmu. Zmodyfikowane przepisy o e-fakturach mają zostać przeniesione z rozporządzenia do ustawy o VAT i korespondują z zawartymi w tym samym projekcie zmianami w ustawie o podpisie elektronicznym.

Jedną z kluczowych zmian jest umożliwienie przesyłania lub udostępniania e-faktur bez certyfikowanego podpisu elektronicznego, za to z zaawansowanym podpisem elektronicznym. Chodzi tu, w szczególności o pieczęć elektroniczną.

- Pieczęć elektroniczna uwierzytelnia osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a więc nie jest przypisana do konkretnej osoby fizycznej - tłumaczy Anna Juszczyk, starszy konsultant w PricewaterhouseCoopers.

Dzisiejsze wymogi dotyczące stosowania bezpiecznego e-podpisu, który jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, sprawiają problemy przedsiębiorcom w przypadku urlopów czy rotacji pracowników, którzy mają e-podpis wykorzystywany do przesyłania e-faktur. Ponadto pieczęć elektroniczna może być wykorzystywana do masowego wystawiania i wysyłania e-faktur.

- Obok uwierzytelnienia dokumentu elektronicznego niecertyfikowaną pieczęcią elektroniczną, nowelizacja zachowuje możliwość korzystania z systemu EDI - podkreśla Tomasz Grunwald, doradca podatkowy w KPMG.

Projekt przewiduje też stosowanie elektronicznych form duplikatów i korekt faktur, ale jednocześnie daje możliwość alternatywnego stosowania form papierowych.

- Dodatkowo potwierdzenie otrzymania korekty do faktury elektronicznej będzie mogło być dokonane w formie e-maila, komunikatu systemowego lub w jakiejkolwiek formie elektronicznej - mówi Tomasz Grunwald.

Projekt zakłada także zmiany przepisów w zakresie udostępniania e-faktur. Umożliwiają one przedsiębiorcom wdrożenie systemów do e-fakturowania opartych na technologiach internetowych, w których odbiorca bezpośrednio pobiera dokumenty ze strony www.

- To ważne ułatwienie w obrocie e-fakturami dla przedsiębiorców, którzy świadczą usługi lub dokonują dostaw towarów na rzecz odbiorców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej - podkreśla Anna Juszczyk.

Zdaniem Janiny Fornalik, doradcy podatkowego w MDDP, istotnym uproszczeniem praktycznym dla firm będzie też możliwość korzystania z usług innego podmiotu w zakresie przechowywania faktur elektronicznych na rzecz wystawcy lub odbiorcy.

Jest to rozwiązanie bardzo pożądane w czasach popularności korzystania z usług centrów finansowo-księgowych.

Zmianie miałby ulec również kontrowersyjny przepis, który obecnie obliguje firmy do zapewnienia organom podatkowym natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu drogą elektroniczną do e-faktur.

- Firmy miałyby dowolność w sposobie udostępnienia e-faktur w celach kontrolnych, np. na płytach CD, kartach pamięci, ale również wydruku w formie papierowej - wyjaśnia Janina Fornalik.

W opinii Andrzeja Nikończyka, doradcy podatkowego w KND & Wspólnicy, pomimo wprowadzanych udogodnień nadal jednak razi formalizm e-fakturowania.

- Zamiast plików, np. PDF bez dodatkowych zabezpieczeń, jak ma to miejsce w wielu państwach, w dalszym ciągu będzie trzeba stosować zaawansowane, bezpieczne rozwiązania informatyczne, co wpływa na koszty - mówi Andrzej Nikończyk.

W rezultacie, jak podkreśla Piotr Michalski, doradca podatkowy w Polaudit, podatnicy nadal nie będą mogli wystawić faktury i wysłać jej w postaci pliku PDF lub w innym formacie graficznym pocztą elektroniczną do kontrahenta, który ją wydrukuje i zaksięguje.

- Mimo że w stosunku do faktur papierowych nie wymaga się nawet podpisu wystawcy, nie wspominając o podpisie odbiorcy, ani udowodnienia sposobu doręczenia faktury, to proste przesyłanie faktury w formie PDF celem jej wydrukowania okazuje się być nie do pomyślenia - mówi Piotr Michalski.

@RY1@i02/2010/079/i02.2010.079.183.002a.001.jpg@RY2@

Zmiany w obrocie e-fakturami

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl