Kopie faktur mogą być w komputerze

Zdaniem przedsiębiorców przechowywanie faktur papierowych jest uciążliwe i powoduje wiele problemów. Przede wszystkim faktury nie wytrzymują próby czasu, ponieważ druk po jakimś czasie znika i nie wiadomo, jaką sprzedaż dokumentują. Rozwiązaniem dla tego rodzaju problemów jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jak orzekł ostatnio Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (wyrok z 28 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1342/10, nieprawomocny), firmy mogą przechowywać kopie faktur papierowych w formie elektronicznej.

W omawianej sprawie podatnik wystawia faktury (oryginał i kopia) w systemie komputerowym, następnie oryginał faktury drukuje i w formie papierowej doręcza usługobiorcy. Natomiast kopia pozostaje w systemie komputerowym i tak jest przechowywana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznaczyła, że nie jest możliwa modyfikacja treści zawartych w fakturze, możliwy jest natomiast wydruk tej faktury w każdym czasie na żądanie organu.

Zdaniem sądu nie można utożsamiać czynności wystawienia faktury z czynnością jej przesyłania. Jak wskazał WSA, są to dwie odrębne czynności. Kolejną czynnością jest przechowywania kopii lub oryginałów. Zgodnie z art. 218 i 219 Dyrektywy 112 kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Sąd dodał, że brak jest również podstaw, zarówno w przepisach Dyrektywy 112, jak i w przepisach prawa krajowego, pozwalających przyjąć, że nie jest możliwe zastosowanie trybu mieszanego, w którym faktura jest wystawiana w systemie elektronicznym, doręczana w formie papierowej, a przechowywana w formie elektronicznej.

Sąd zwrócił też uwagę, że do podatnika należy wybór nośników, na których przechowywane są faktury. Zastrzegł jednak, że musi to być taki nośnik, aby można było faktury przedstawić organowi uprawnionemu do kontroli.

lukasz.zalewski@infor.pl

Art. 218 i 219 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE L z 2006 r. nr 341/1 z późn. zm.).