Przedsiębiorcy poradzili sobie z nowym VAT

Po upływie miesiąca od wprowadzenia w życie znowelizowanej ustawy o VAT można próbować ocenić skuteczność polskich przedsiębiorstw MSP w dostosowaniu oprogramowania do nowych uwarunkowań prawnych.

Wstępne zapisy ustawowe znane były niecałe 3 miesiące przed końcem roku, co oznaczało morderczy tryb pracy zarówno dla producentów oprogramowania, jak i samych przedsiębiorstw. Dodatkowo końcowe przepisy okazały się inne od projektów. Główne wyzwanie związane było ze skalą operacji - w ciągu niespełna kwartału producenci musieli nie tylko wyprodukować nowe wersje rozwiązań, ale również uruchomić je w kilkuset tysiącach firm. Niewątpliwie była to największa operacja logistyczna w dziejach rodzimego rynku informatycznego.

Wiodący producent oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla firm z sektora MSP w Polsce spółka Sage zebrała dane, na podstawie których można zweryfikować stopień powodzenia procesu dostosowawczego. Informacje pochodzą m.in. z infolinii VAT uruchomionej jako dodatkowe narzędzie wspomagające firmy w modernizacji rozwiązań finansowo-księgowych. Zdaniem Sage 85 proc. przedsiębiorstw z sektora MSP udało się pomyślnie przejść proces aktualizacji oprogramowania.

Pozostałe 15 proc. - w skali kraju jest to ogółem co najmniej kilka tysięcy firm - napotkało różnego rodzaju problemy, które obecnie w różnym stopniu negatywnie wpływają na operatywność tych przedsiębiorstw i wiążą się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów.

Pomimo że zdecydowana większość przedsiębiorstw z powodzeniem przeszła proces aktualizacji, kilka tysięcy firm wciąż napotyka na różne problemy. Podstawowym źródłem kłopotów jest brak dostatecznej wiedzy, bez której nie było możliwe sprawne działanie. Rząd dał przedsiębiorcom zbyt mało czasu na właściwe przygotowanie się do zmian. Przy okazji wcześniejszej głębokiej zmiany VAT w 2004 r. przedsiębiorcy na aktualizacje mieli kwartał - ostatnio dano im niespełna miesiąc. W czwartym kwartale w wielu firmach trwają największe żniwa w handlu oraz gorączkowe przygotowania do zamknięcia roku. Czasem praca była tak napięta, że po prostu nie było możliwe dokładne zapoznanie się ze szczegółami nowej ustawy i jednocześnie zgranie niezbędnych działań wdrożeniowych. Pochodną tego jest kilka błędów, jakie popełnili polscy przedsiębiorcy.

Pierwszym z nich jest powierzenie aktualizacji własnym informatykom na zasadzie doraźnej pomocy. Informatycy mieli działać niejako w tle pracy księgowych, a jednocześnie mieli nie zwiększyć kosztów. W bardzo wielu przypadkach okazało się, że w tym trybie aktualizacji tak zmodyfikowane oprogramowanie nie działa poprawnie.

Druga grupa firm z różnych względów zdecydowała się na odkłożenie decyzji o aktualizacji na ostatnią chwilę. Niestety, przy tak dużej skali prac często okazywało się, że u dostawców oprogramowania tworzyły się kolejki i należało długo czekać na wizytę konsultanta. Trzecią grupę firm stanowią przedsiębiorcy, którzy narzekają na brak wystarczającej elastyczności nowo zainstalowanych systemów. Błąd w tym przypadku polegał na zbyt szybkiej decyzji o zakupie niesprawdzonego oprogramowania. Działano w tak dużym pośpiechu, że jeszcze przed podpisaniem umowy zabrakło czasu na weryfikację faktycznej zgodności systemu z ustawą oraz sprawdzenie tych funkcjonalności, które miały księgowym ułatwić życie po wprowadzeniu nowego VAT.

W opinii księgowych lub właścicieli biur rachunkowych co najmniej do czerwca, czyli przez całe pierwsze półrocze, trzeba będzie dokładnie sprawdzać poprawność stawki VAT na każdej fakturze, zarówno wystawionej, jak i przyjętej.

Pomimo że niektórzy dostawcy oprogramowania mieli przygotowane aktualizacje do nowego VAT już w dniu zatwierdzenia przepisów przez prezydenta, czyli jeszcze przed samą publikacją zmian w Dzienniku Ustaw, z obserwacji Sage wynika, że z początkiem lutego nadal jeszcze nie wszyscy przedsiębiorcy dokonali niezbędnych zmian w swoim oprogramowaniu. Niekiedy bagatelizowano problem, bo pierwsze deklaracje dotyczące rozliczeń VAT za bieżący rok będą składane do 25 lutego. Dodatkowo przełom roku to tradycyjnie okres wytężonej pracy działów księgowych każdej firmy. Nieraz trudno było więc wygospodarować czas na przeprowadzenie aktualizacji właśnie w tych dniach.

Zdaniem Sage do końca pierwszego kwartału będzie można mówić o zakończeniu procesu dostosowania oprogramowania do zmian stawek VAT.

@RY1@i02/2011/028/i02.2011.028.050.003b.001.jpg@RY2@

Bogdan Zatorski, kierownik konsultingu Sage

Bogdan Zatorski

kierownik konsultingu Sage