Czy zawsze trzeba drukować kopie

Firma wystawiająca miesięcznie około 6 tys. faktur i 1,5 tys. korekt chce kupić system komputerowy, który pozwoli na dostęp do faktur w każdej chwili, ale jednocześnie zapewni im ochronę przed modyfikacją. Czy po uruchomieniu elektronicznego archiwum konieczne będzie drukowanie papierowych faktur?

Dopuszczalne jest, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, z kolei kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Warto w tym miejscu zacytować wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 16 listopada 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 655/10), który stwierdził, że dyrektywa 112 nie zawiera bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, i że polski normodawca podatkowy nie implementował dokładnie dyrektywy.

Zdaniem sądu nie ma przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 23 czerwca 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 177/10) uznał, że z polskich regulacji nie wynika, że skoro faktura została wystawiona w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

Wobec tego w przypadku wystawiania przez podatnika faktur i faktur korygujących możliwe jest przechowywanie kopii tych dokumentów w systemie księgowym spółki, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii. Metodę tę można stosować, jeśli system zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych. Takie stanowisko potwierdził także dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w najnowszej interpretacji podatkowej z 26 kwietnia (nr ILPP2/443-543/10/12-S/AK).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 15, art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).