Drobne błędy poprawi nota korygująca

Noty korygujące są szczególnym rodzajem faktur. Mogą być wystawiane przez nabywców towarów lub usług, którzy otrzymali fakturę zawierającą pomyłki (zob. art. 106k ust. 1 ustawy o VAT).

Uprawnienie nabywców do wystawiania not korygujących istnieje niezależnie od ciążącego na sprzedawcach obowiązku wystawiania faktur korygujących. W konsekwencji nabywcy, którzy otrzymali fakturę zawierającą pomyłki, mają wybór między wystawieniem noty korygującej (jeśli popełnione w treści faktury pomyłki mogą być korygowane tym dokumentem) a zażądaniem od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej. [przykład 1]

Co można korygować, a czego nie

Zakres zmian, które mogą być korygowane przez nabywcę notą korygującą, jest ograniczony. Z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT wynika, że za pomocą not nie jest możliwe korygowanie pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 omawianej ustawy. [przykład 2]

Pozostałe pomyłki mogą być korygowane przez nabywców za pomocą not korygujących. Dotyczy to zarówno pomyłek w obowiązkowych elementach faktury, jak i pomyłek w fakultatywnych elementach faktury. [przykład 3]

Zauważyć należy, że do danych, które mogą być korygowane za pomocą not korygujących, należą imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres. Chociaż organy podatkowe nie zgadzają się z tym (zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 30 grudnia 2013 r., nr IPTPP4/443-694/13-6/JM), sądy administracyjne dopuszczają, aby za pomocą not korygujących dokonywana była zmiana podmiotu wskazanego na fakturze jako nabywca (zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1242/07 czy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 lipca 2008 r., sygn. akt I FSK 818/07). Dotyczy to jednak wyłącznie tych sytuacji, gdy nieprawidłowy nabywca został na fakturze wskazany pomyłkowo (zob. przykładowo wyrok WSA w Poznaniu z 4 kwietnia 2013 r., sygn. akt I SA/Po 15/13), gdyż za pomocą not korygujących mogą być korygowane wyłącznie informacje wskazane przez pomyłkę. [przykłady 4 i 5]

Wymagana treść

Tak jak w przypadku faktur i faktur korygujących przepisy z zakresu VAT nie określają obowiązującego podatników wzoru not korygujących. Wymagają jedynie, aby noty korygujące zawierały określone elementy, które wymieniają przepisy art. 106k ust. 3 ustawy o VAT.

Noty korygujące mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 czerwca 2013 r. (nr IBPP4/443-115/13/PK), "prawodawca nie określił formy, w jakiej winny być wystawiane noty korygujące. Należy zatem uznać, że dopuszcza się wystawianie not korygujących zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w konsekwencji również w dowolnej formie mogą być przesyłane do wystawcy faktury. Przy czym wymagana jest akceptacja noty przez wystawcę faktury".

Jeżeli nota korygująca wystawiana jest w formie papierowej, to - tak jak w przypadku wszystkich faktur (nota korygująca jest bowiem szczególnym rodzajem faktury) - konieczne jest wystawianie dwóch jej egzemplarzy (zob. art. 106g ust. 1 ustawy o VAT). Jeden z tych egzemplarzy pozostaje u nabywcy, zaś drugi przekazywany jest sprzedawcy.

Odnośnie do wystawiania i przesyłania not korygujących w formie elektronicznej przypomnieć należy, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (zob. art. 106n ust. 1 ustawy o VAT). Oznacza to, że wystawienie i przesłanie not korygujących w formie elektronicznej może wymagać uzyskania dwóch akceptacji - akceptacji formy wystawienia i przesłania noty korygującej oraz akceptacji treści noty korygującej. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2013 r. (nr IBPP4/443-255/13/PK), stwierdzając, że "noty korygujące wystawione i przesłane do kontrahenta wymagają jego akceptacji zarówno co do samej noty korygującej, jak i jej otrzymania w formie elektronicznej".

Wymóg akceptacji

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury (zob. art. 106k ust. 2 ustawy o VAT). Przepisy nie określają formy akceptacji not korygujących, a w konsekwencji istnieje w tym zakresie swoboda (w szczególności nie jest już konieczne, aby wystawca zawierającej pomyłkę faktury potwierdzał ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej; obowiązek taki został zniesiony 1 stycznia 2013 r.). Organy podatkowe dopuszczają nawet milczące wyrażenie akceptacji przez wystawcę faktury.

Jak czytamy w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 czerwca 2013 r. (nr IBPP4/443-255/13/PK): "jest dopuszczalne dokonanie na nocie korygującej zastrzeżeń, np. że brak zakwestionowania sposobu przesłania jest rozumiany jako uznanie sposobu przesłania noty, jak i że niezgłoszenie niezgodności lub nieodesłanie zaakceptowanej noty w terminie do 7 dni od daty otrzymania - jest rozumiane jako zaakceptowanie noty korygującej. Przy czym kwestia, w jaki sposób i na jakich zasadach sprzedawca i nabywca określą formę akceptacji bądź nie wystawianych not, nie jest uregulowana przepisami. Tym samym kwestia ta jest pozostawiona do uzgodnienia stronom transakcji". [przykład 6]

Jeżeli wystawca faktury nie zaakceptuje noty korygującej, jej wystawienie nie koryguje pomyłki na fakturze. W przypadkach takich nabywcom pozostaje zażądać od wystawcy faktury wystawienia faktury korygującej, przy czym podkreślić należy, że jeżeli żądanie wystawienia faktury korygującej jest zasadne, wystawienie tej faktury korygującej jest bezwzględnym obowiązkiem wystawcy faktury. Odmowa wystawienia faktury korygującej stanowić może przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zob. art. 62 par. 1 i 5 kodeksu karnego skarbowego). [przykład 7]

Duplikaty

Może się zdarzyć, że egzemplarz noty korygującej nabywcy lub wystawcy faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Wówczas może być wystawiony duplikat noty korygującej. Jak wynika z art. 106l ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, duplikat taki wystawiany jest przez wystawcę noty korygującej (a więc przez nabywcę):

1) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (dotyczy to sytuacji, gdy ulegnie zniszczeniu lub zaginie egzemplarz noty korygującej sprzedawcy),

2) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika (dotyczy to sytuacji, gdy ulegnie zniszczeniu lub zaginie egzemplarz noty korygującej nabywcy).

Dane, które nie mogą być korygowane notą korygującą...

1) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres usług;

2) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (jednostkowa netto);

3) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

4) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

5) stawka podatku;

6) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

7) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

kwotę należności ogółem.

...i które mogą być korygowane (przykładowe)

1) data wystawienia;

2) numer faktury;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy;

4) numery identyfikacyjne podatnika (sprzedawcy) i nabywcy);

5) data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty;

6) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

7) termin płatności,

8) adnotacje na fakturze (np. "odwrotne obciążenie" czy "procedura marży"),

sposób zapłaty.

PRZYKŁAD 1

Inna data

Spółka X nabyła towar i otrzymała od sprzedawcy fakturę z błędną datą wystawienia. Spółka może sama tę datę skorygować, wystawiając notę korygującą albo może zażądać od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej datę wystawienia faktury.

PRZYKŁAD 2

Niepoprawna stawka

Przedsiębiorca otrzymał fakturę z błędną stawką VAT (8 proc. zamiast 23 proc.). Nie może jej skorygować, wystawiając notę korygującą. Pomyłki w stawkach VAT korygowane mogą być wyłącznie wystawianymi przez sprzedawców fakturami korygującymi.

PRZYKŁAD 3

Zły NIP

Przedsiębiorca otrzymał fakturę zawierającą jego błędny NIP (pomyłka w jednej z cyfr). Błąd ten przedsiębiorca może skorygować, wystawiając notę korygującą (alternatywnie może on zażądać od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej ten błąd).

PRZYKŁAD 4

Dane kupującego

Spółka X zakupiła towar u podatnika Y. Zakup ten podatnik Y udokumentował pomyłkowo fakturą wystawioną na spółkę Z. Spółka X może w tej sytuacji skorygować dane nabywcy na fakturze, wystawiając notę korygującą (musi się jednak liczyć ze sporem z organami podatkowymi, które nie akceptują możliwości zmiany nabywcy za pomocą noty korygującej).

PRZYKŁAD 5

Bez zmiany

Osoba fizyczna będąca wspólnikiem spółki jawnej kupiła 21 kwietnia 2014 r. tablet. Sprzedawca udokumentował zakup fakturą wystawioną na osobę fizyczną. Po kilku dniach osoba ta doszła do wniosku, że chciałaby zmienić nabywcę na fakturze z osoby fizycznej na spółkę jawną, której jest wspólnikiem. Ani osoba fizyczna, ani spółka jawna nie mogą jednak wystawić noty korygującej, gdyż nabywca został na fakturze wskazany prawidłowo (nie miała miejsca pomyłka we wskazaniu nabywcy).

PRZYKŁAD 6

Zgoda odbiorcy

Podatnik A wystawił notę korygującą do faktury wystawionej przez podatnika B. Egzemplarz faktury przeznaczony dla podatnika B podatnik A wysłał pocztą. Po kilku dniach podatnik B przysłał podatnikowi A wiadomość e-mailem, że akceptuje treść otrzymanej noty korygującej. Jest to wystarczająca forma akceptacji tej noty przez wystawcę faktury.

[koniec przykładu]

PRZYKŁAD 7

Najpierw odmowa, potem żądanie

Spółka X nabyła towar i otrzymała od sprzedawcy fakturę z błędną datą wystawienia. Spółka X wystawiła w związku z tym notę korygującą datę wystawienia na prawidłową. Sprzedawca odmówił jednak zaakceptowania noty korygującej. W tej sytuacji spółce X pozostaje zażądanie od sprzedawcy wystawienia noty korygującej.

Konieczne elementy

1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";

2) numer kolejny i data wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy korygowana faktura, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT:

a) data wystawienia,

b) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

d) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (czyli NIP),

e) numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (czyli NIP) lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

f) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (jeżeli data taka została wskazana na korygowanej fakturze),

g) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

@RY1@i02/2014/085/i02.2014.085.071000600.803.jpg@RY2@

Tomasz Krywan doradca podatkowy

Tomasz Krywan

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Art. 106g ust. 1, art. 106k, art. 106l ust. 1 pkt 2 oraz art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Art. 62 par. 1 i 5 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.).