Komu kasa, komu drukarka

Do instalacji kas fiskalnych zostali zobowiązani przedsiębiorcy prowadzący cyrki oraz świadczący usługi rozrywkowe i rekreacyjne - prowadzący wesołe miasteczka, parki rozrywki, dyskoteki, sale taneczne. Mają obowiązek rejestrowania na kasie całości sprzedaży. Zatem, jeśli na przykład sala taneczna czy cyrk oprócz biletów oferują też przekąski, to ich sprzedaż również musi być ewidencjonowana.

Nowymi przepisami miały być objęte też kantory wymiany walut. Problem jednak w tym, że dostępne na rynku urządzenia fiskalne służą tylko do ewidencji sprzedaży oraz podatku VAT. - Kantory świadczą usługi zarówno kupna, jak i sprzedaży walut. Pojawił się więc problem z tym, jaką kwotę placówki te miałyby nabijać na kasę - komentuje Małgorzata Piszczek, doradca podatkowy i członek Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan. Z uwagi na te wątpliwości MF zapewnił, że do końca 2018 r. kantory będą nadal zwolnione z nowych obowiązków. Zapowiedział jednak nowelizację przepisów w tej sprawie.

Do czego ten sprzęt?

Czym powinni kierować się przy wyborze urządzenia nowi podatnicy. Przede wszystkim powinni odpowiedzieć sobie na pytanie, do czego będą je wykorzystywali. - Jeśli ma służyć wyłącznie do wydrukowania paragonu, który będzie jednocześnie biletem wstępu np. do cyrku, czy wesołego miasteczka to w zupełności wystarczy kasa fiskalna. Jeśli natomiast przedsiębiorca oferuje coś więcej swoim klientom, czyli również drobne przekąski czy pamiątki, to w takiej sytuacji lepiej sprawdzi się drukarka fiskalna - dodaje Piotr Ślęzak.

Na drukarkę fiskalną powinni też zdecydować ci przedsiębiorcy, którzy korzystają z komputerowego systemu sprzedaży wspomagającego zarządzanie, w którym na bieżąco zmieniają ceny oferowanych produktów i dodają nowe kategorie. Drukarkę fiskalną wystarczy tylko podpiąć do takiego systemu, a będzie ona uwzględniała na wydruku wszelkie modyfikacje dokonane w systemie sprzedaży.

Na korzyść drukarek przemawia też to, że można na nich nie tylko ewidencjonować sprzedaż, czyli drukować paragony. Można je też wykorzystywać do przygotowania ważnych dokumentów koniecznych przy prowadzonej działalności, np. dowodów kupna-sprzedaży, czy miesięcznych raportów.

Jeśli drukarka fiskalna ma mieć szersze zastosowanie, to jak doradzają eksperci, przy jej zakupie warto zwrócić uwagę na szerokość wykorzystywanego przez nią papieru. Większa daje lepsze możliwości. - Lepiej wybierać drukarki fiskalne zapewniające wydruk na papierze o szerokości 80 milimetrów. Najmniejsza dostępna szerokość papieru w urządzeniu to obecnie 57 milimetrów - wyjaśnia Robert Szmidt, dyrektor handlowy ds. kluczowych klientów z Posnet Polska.

Wielkie możliwości

Do wyboru są urządzenia stacjonarne lub mobilne. Możliwości tych ostatnich, w związku z rozwojem technologii, na przestrzeni ostatnich lat bardzo się poprawiły. Baterie wystarczają na wydrukowanie nawet 80 tys. wierszy. To dużo, zważywszy że na jednym paragonie jest ich kilkanaście. Zatem urządzenie może wystawić ok. 5 tys. paragonów, zanim zajdzie konieczność jego ponownego naładowania.

Kryterium przy wyborze może być też waga i wymiary urządzenia. Na rynku są już dostępne takie kasy, które można zmieścić w kieszeni.

Eksperci doradzają też, by zwrócić uwagę na pojemność bazy towarowej kasy fiskalnej. To będzie miało znaczenie dla przedsiębiorców, którzy w przyszłości myślą o rozbudowie działalności. Małe kasy na ogół dysponują bazą do 3 tys. towarów. Duże, systemowe mogą pomieścić nawet kilkadziesiąt tysięcy kodów. Te jednak są przeznaczone dla wielkich sklepów.

Na rynku są dostępne kasy, które pozwalają umieścić na paragonach graficzny nagłówek, a także dają możliwość wydrukowania NIP wystawcy, dzięki czemu nie trzeba wystawiać klientom faktur na zakupy do kwoty 450 zł.

Za ile?

- Najtańsze modele kas fiskalnych kosztują ok. 1 tys. zł, droższe nawet 2 tys. zł. Za drukarkę fiskalna trzeba zapłacić więcej. Ok. 2 tys. zł kosztuje najtańszy jej model. Na lepszy trzeba już wydać ok. 2,6 tys. zł - wylicza Stanisław Szumski, dyrektor spółki Emar.

Przed podjęciem decyzji warto zrobić przegląd ofert, bo wielu dystrybutorów ma obecnie promocje. O upusty można pytać tylko w placówkach dealerskich. Producenci bowiem nie oferują bezpośrednio swoich urządzeń do sprzedaży. - Sprzedajemy urządzenia dealerom w tej samej cenie. To oni decydują, jak bardzo chcą zejść ze swojej marży, żeby dać swoim klientom atrakcyjną ofertę. Może się więc zdarzyć, ze to samo urządzenie będzie miało różne ceny w różnych punktach sprzedaży - komentuje przedstawiciel jednego z większych producentów na rynku.

Z reguły upusty sięgają od kilku do kilkunastu procent. Obok ceny kryterium wyboru powinien być też dostęp do części i serwisu autoryzowanego. Warto też zapoznać się z opiniami użytkowników na temat awaryjności poszczególnych modeli.

Zakup z ulgą i formalności

Nowi podatnicy, czyli tacy, którzy w tym roku rozpoczną prowadzenie ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, mogą skorzystać z ulgi na zakup drukarki lub kasy fiskalnej. Dzięki niej mogą odliczyć od podatku VAT 90 proc. ceny zakupu, ale nie więcej niż 700 zł. Warunkiem otrzymania zwrotu jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie poprzedzającym rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na kasie, pisemnego zgłoszenia informującego o liczbie kas rejestrujących, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania obrotu, adresie ich używania i kwocie podatku należnego. Poza tym trzeba rozpocząć rejestracje transakcji w ustawowym terminie oraz przedstawić dowód zakupu urządzenia.

Choć do ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej pozostał jeszcze ponad miesiąc, to zdaniem ekspertów nie warto czekać z nabyciem i urządzenia do ostatniej chwili, ponieważ kupno urządzenia to nie wszystko. - Trzeba jeszcze przeprowadzić fiskalizację, czyli synchronizację pracy modułu fiskalnego z pamięcią kasy - wyjaśnia Piotr Ślęzak. Potwierdzeniem przeprowadzonego procesu jest dobowy raport fiskalny, który należy wydrukować. Robi to serwisant z uprawnieniami. Fachowca najlepiej szukać w autoryzowanym serwisie producenta, dystrybutora lub importera wybranej kasy.

Na ogół w takich punktach jest 2-3 fachowców. To oznacza, że jeśli w tym samym czasie zwróci się do niego kilku przedsiębiorców, wykonanie fiskalizacji od ręki nie będzie możliwe. Trzeba będzie na nią poczekać nawet kilka dni. Fiskalizację kasy można przeprowadzić w punkcie sprzedaży.

Jeśli chodzi o drukarkę, to lepiej jest tego dokonać na miejscu w placówce u przedsiębiorcy, dopiero, gdy zostanie potwierdzone, że taka drukarka jest sprawna i współdziała z systemem sprzedaży. Żeby przeprowadzić synchronizację, może być konieczny kontakt z dostawcą używanego oprogramowania, by ten dostarczył aktualizację systemu sprzedaży, umożliwiającą połączenie obu urządzeń i ich współdziałanie.

Za fiskalizację zrobioną przez serwisanta w placówce trzeba zapłacić ok. 100 zł. Przeprowadzona w punkcie sprzedaży urządzenia fiskalnego jest o połowę tańsza.

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie urządzenia do urzędu skarbowego, który nadaje mu numer ewidencyjny. Numer należy przyczepić na trwałe do kasy w widocznym miejscu. Obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego ciąży zarówno na przedsiębiorcy, jak i serwisancie. Mają na to siedem dni od zakończenia fiskalizacji.

@RY1@i02/2018/041/i02.2018.041.130000100.801.jpg@RY2@

Rynek urządzeń fiskalnych

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl