W jaki sposób prowadzić ewidencję w przedsiębiorstwie

Podatnik posiada przedsiębiorstwo zajmujące się sprowadzaniem i przepakowywaniem kubańskich cygar.

- W jaki sposób powinienem przygotowywać i prowadzić dokumentację - pyta pan Bogdan z Zielonej Góry.

Dokumentacja powinna być prowadzona w sposób umożliwiający identyfikację czynności związanych z działalnością objętą kontrolą przy zachowaniu ciągłości zapisów i poprawności stosowanych metod obliczeniowych. Wpisy muszą być trwałe i czytelne. Zmian i poprawek w dokumentacji dokonuje się w taki sposób, by przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny, natomiast każdą zmianę lub poprawkę należy potwierdzić podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki, a także podać datę jej wprowadzenia. W razie potrzeby zmiany i porawki należy opisać w rubryce "uwagi". Wpisów do dokumentacji dokonuje się bezpośrednio po zakończeniu czynności podlegającej wpisaniu. Ostatniego dnia każdego miesiąca podmiot dokonuje zamknięcia dokumentacji i sporządza podsumowanie miesięczne. Po uprzednim zawiadomieniu właściwego naczelnika urzędu celnego, w ustawowo wymienionych przypadkach, dokumentacja może być prowadzona w formie elektronicznej zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego. Musi być jednak wykonana w taki sposób, by zawsze możliwy był wgląd w treść dokonywanych wpisów, a dane były chronione przed zniekształceniem lub utratą. Ponadto podatnik powinien zadbać o to, by program umożliwiał: korektę danych i opatrznie jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty i datą jej dokonania; uzyskanie czytelnego wydruku wpisów w porządku chronologicznym. Program do elektronicznej ewidencji musi być napisany w ten sposób, by nikt nie mógł z niego usuwać wpisów.

Paulina Bąk

Rozporządzenie ministra finansów z 7 maja 2010 r. w sprawie kontroli niektórych wyrobów akcyzowych (Dz.U. nr 86, poz. 555).