Kto sprawdzi ewidencję na kasie

Jednym z najczęściej kontrolowanych przez organy podatkowe obszarów działalności podatników jest ewidencja obrotów na kasie fiskalnej. Jest to uzasadnione, bo przedsiębiorcy albo nie ewidencjonują w kasach wszystkich transakcji, albo nie wydają paragonów fiskalnych. Gdy urzędnik skarbowy przyłapie podatnika na takich nieprawidłowościach, może go ukarać. Zazwyczaj za takie przewinienie podatnik jest karany mandatem karnym. Jego maksymalna wysokość to 2,5 tys. zł.

Urzędnicy skarbowi cały rok sprawdzają przedsiębiorców pod kątem ewidencjonowania obrotów. Czasem prowadzą też specjalne akcje, które nastawione są tylko na sprawdzanie kas fiskalnych. Akcje te mają związek zazwyczaj z sezonowością prowadzonych firm, np. okres lata, świąt, imprezy okolicznościowe.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu materiałami hydraulicznymi, których sprzedaż odbywa się w siedzibie przedsiębiorstwa. Do rejestracji sprzedaży wykorzystywane są dwa komputery i drukarka fiskalna. Urządzenia te znajdują się w jednym pomieszczeniu, a drukarka fiskalna znajduje się w zasięgu obydwu operatorów. Oba komputery pracują jednocześnie w tym samym programie, na jednej bazie danych. Na każdym z komputerów tworzone są dokumenty o charakterze paragonu fiskalnego, których fiskalizacja na drukarce odbywa się tylko na komputerze, do którego podłączona jest drukarka fiskalna. Czy podatnik może prowadzić ewidencję obrotu przy zastosowaniu jednej drukarki fiskalnej podłączonej jednocześnie do dwóch komputerów?

Prowadzenie ewidencji w przedstawiony sposób jest możliwe. Wykorzystywana drukarka spełnia wszystkie wymogi techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników. Zadanie drukarki fiskalnej polega jedynie na rejestracji i wydruku paragonów. Z konstrukcji oraz przeznaczenia tego urządzenia wynika, że nie może ono funkcjonować samodzielnie, lecz tylko po podłączeniu do komputera, przy czym należy mieć na uwadze, że przepisy rozporządzenia nie zabraniają podłączania drukarki fiskalnej do więcej niż jednego komputera. Wobec tego, jeśli nie ma przeciwwskazań technicznych, możliwe jest również podłączenie jednej drukarki do dwóch komputerów.

Kontrole te mają zwalczać tzw. szarą strefę. Przeprowadzone czynności dowodzą, że podatnicy prowadzący działalność sezonową (np. punkty gastronomiczne w miesiącach letnich) albo w ogóle nie rejestrują firm lub zaniżają przychody poprzez nieewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas fiskalnych.

Warto wiedzieć, że przy wykonywaniu swoich zadań urzędy kontroli skarbowej ściśle współpracują z policją, prokuraturą, służbami celnymi i innymi organami. Współpraca polega nie tylko na wymianie informacji o przestępcach gospodarczych, ale również na przeprowadzaniu wspólnych działań, w tym m.in. akcji kontrolnych przy zabezpieczeniu i pomocy policji.

Sprawdzaniem ewidencji na kasie fiskalnej głównie zajmują się inspektorzy kontroli skarbowej. Kontrola skarbowa prowadzona jest zgodnie z planem kontroli, jeżeli jednak okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, kontrola może być wszczęta po okazaniu kontrolowanemu legitymacji służbowych i znaków identyfikacyjnych. Jest to tzw. kontrola na legitymację. Przy tego typu czynnościach kontrolowanemu należy niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli, doręczyć postanowienie o wszczęciu postępowania kontrolnego oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej.

Plany kontroli ustalają dyrektorzy urzędów kontroli skarbowej stosownie do zadań określonych przez generalnego inspektora kontroli skarbowej.

Kontrola skarbowa może być również prowadzona poza planem kontroli, na podstawie uzyskanych informacji lub materiałów albo przeprowadzonych analiz.

Wszczęcie postępowania kontrolnego następuje wyłącznie z urzędu w formie postanowienia. Datą wszczęcia postępowania kontrolnego jest dzień doręczenia kontrolowanemu postanowienia o wszczęciu postępowania kontrolnego. Organ kontroli skarbowej może w ramach prowadzonego postępowania kontrolnego przeprowadzić kontrolę podatkową. Kontrola podatkowa jest prowadzona na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez organ kontroli skarbowej. Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Czynności kontrolne przeprowadza inspektor wraz upoważnionymi pracownikami po okazaniu legitymacji służbowych i znaków identyfikacyjnych.

Podatnicy mogą stosować do ewidencji wyłącznie kasy lub system kasowy, które posiadają potwierdzenia ministra finansów o spełnieniu funkcji oraz kryteriów i warunków technicznych

Organ kontroli skarbowej kończy postępowanie kontrolne:

● decyzją, gdy ustalenia dotyczą:

- podatków, których określanie lub ustalanie należy do właściwości naczelników urzędów skarbowych oraz podatku akcyzowego,

- opłat i niopodatkowanych należności budżetu państwa, których określanie lub ustalanie należy do właściwości naczelników urzędów skarbowych;

● wynikiem kontroli;

● postanowieniem, gdy w trakcie toczącego się postępowania kontrolnego zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu.

Przed wydaniem decyzji lub wyniku kontroli organ kontroli skarbowej wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego.

Kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji obrotów musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.

Podatnik w 2010 roku będzie musiał stosować kasę fiskalną. Czy przepisy określają rodzaje tych urządzeń?

Tak. Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Ze względu na konstrukcję, kasy dzieli się na:

● kasy elektroniczne - kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach;

● kasy współpracujące z komputerem - kasy elektroniczne, których baza danych o towarach i usługach może być zmieniana;

● kasy bez programu aplikacyjnego - kasy z modułem fiskalnym, bez programu aplikacyjnego, sterowane kompatybilnym komputerowym programem aplikacyjnym;

● kasy komputerowe - kasy z modułem fiskalnym kasy, zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym;

● terminale kasowe - kasy z modułem fiskalnym kasy, bez programu aplikacyjnego, sterowane za pomocą programu komputerowego z zapisanym w nim programem aplikacyjnym kasy i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy;

● kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, których program i konstrukcja są związane ze szczególnym zastosowaniem, a związane z tym szczególne funkcje, konstrukcja i dokumenty emitowane przez takie kasy oraz ich zastosowanie określa rozporządzenie.

Producenci krajowi i importerzy kas rejestrujących muszą uzyskać dla kas potwierdzenia ministra finansów, że urządzenia te spełniają wymienione funkcje oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać. Potwierdzenie minister wydaje na czas określony i może być ono cofnięte w przypadku:

● wprowadzenia do obrotu kas rejestrujących niezgodnych z kryteriami i warunkami technicznymi, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz złożonymi dokumentami;

● niezorganizowania serwisu kas lub jego prowadzenia niezgodnie z warunkami;

● zakończenia działalności przez producenta krajowego lub importera kas;

● nieprzestrzegania innych warunków wynikających z przepisów.

Kto dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej stwierdzającego dokonanie sprzedaży, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Granice kary grzywny wymierzane przez sąd wynoszą w 2009 roku od 127,60 zł do 25 520 zł.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl