W przypadku kontroli trzeba przedstawić fiskusowi umowę z biurem rachunkowym

- Przekazując obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, spółka powinna złożyć we właściwym urzędzie skarbowym formularz aktualizujący NIP-2. Należy w nim umieścić informacje identyfikujące podmiot, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (nazwa biura i NIP). Ponieważ informacje te są ogólne, urzędy skarbowe zazwyczaj żądają dodatkowo uwierzytelnionej umowy z biurem rachunkowym.

Umowa taka powinna chronić przede wszystkim interes spółki i aby uniknąć ryzyka niedopełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, niezwykle istotne jest dokładne określenie czynności, do których wykonania zobowiązuje biuro rachunkowe.

Pozwoli to zapobiec późniejszym pretensjom i co ważniejsze sankcjom, którymi obciążany jest każdorazowo podatnik. Biuro rachunkowe ponosi wprawdzie odpowiedzialność za ewentualne szkody, za które spółka może żądać rekompensaty, ze względu jednak na sporny charakter roszczeń konieczne jest najczęściej dochodzenie ich na drodze sądowej.

- W urzędzie skarbowym przedłożyć należy również odpowiednie pełnomocnictwo (udzielane przez zarząd spółki konkretnej osobie fizycznej - najczęściej księgowej prowadzącej księgi w ramach świadczenia pracy na rzecz biura rachunkowego).

Treść pełnomocnictwa powinna precyzyjnie i w sposób niebudzący wątpliwości określać zakres umocowania (np. podpisywania deklaracji podatkowych VAT-7, udzielanie wyjaśnień w trakcie czynności kontrolnych itp). Pełnomocnictwo jest z jednej strony upoważnieniem umożliwiającym skuteczność działań, z drugiej strony (nieformalnie) potwierdza obowiązki biura rachunkowego w związku ze świadczeniem usług księgowych.

- Spółka w swej dokumentacji powinna posiadać: umowę z biurem rachunkowym, potwierdzenie złożenia NIP-2 oraz udzielone pełnomocnictwa.

Marta Dziedzia, dyrektor Departamentu Audytu w Europejskim Centrum Audytu we Wrocławiu