Podatnik może sam uczestniczyć w postępowaniu lub wyznaczyć pełnomocnika

Artykuł 123 par. 1 Ordynacji podatkowej ustanawia zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu podatkowym. Warto więc wyjaśnić, kto może być stroną w postępowaniu oraz kiedy i na jakich zasadach strona może skorzystać z pomocy przedstawiciela, a także, kto tym przedstawicielem może zostać.

Bycie stroną postępowania - jak wskazuje Aleksandra Rutkowska, ekspert w Ernst & Young - oznacza w praktyce możliwość czynnego udziału w postępowaniu, np. składanie wyjaśnień, dowodów, możliwość przeglądania i uzupełniania akt prowadzonych przez organ podatkowy. Stronie doręczane są wszystkie dokumenty związane z postępowaniem, np. postanowienie o wszczęciu, ale przede wszystkim decyzje, od których strona może wnieść odwołanie.

- Stroną w postępowaniu podatkowym jest zwykle podatnik, płatnik, inkasent lub ich następca prawny (np. spadkobierca albo spółka, która powstała z połączenia dwóch innych spółek) oraz osoba trzecia (np. rozwiedziony małżonek albo członek rodziny podatnika, który z podatnikiem stale współdziałał w prowadzeniu działalności gospodarczej i czerpał z niej korzyści) - wymienia Aleksandra Rutkowska.

Nasza rozmówczyni dodaje, że stroną w postępowaniu podatkowym w sprawach dotyczących zwrotu podatku od towarów i usług może być wspólnik spółki cywilnej lub osobowej, uprawniony na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług do otrzymania zwrotu podatku.

- Ciekawe rozwiązanie dotyczy małżonków wspólnie rozliczających się z podatku dochodowego. Są oni jedną stroną postępowania, a każdy z nich jest uprawniony do działania w imieniu obojga. Wynika to z faktu, że ponoszą oni solidarną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe oraz solidarne jest ich uprawnienie do żądania zwrotu nadpłaty podatku - tłumaczy Aleksandra Rutkowska.

Stwierdza także, że stroną w postępowaniu podatkowym można stać się najczęściej w dwóch przypadkach. Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy nabycie statusu strony postępowania jest wynikiem działania samego podatnika, który składa wniosek o wszczęcie postępowania (tak będzie np. w odniesieniu do wniosków o stwierdzenie nadpłaty lub zwrot podatku). Drugi przypadek to sytuacja niezależna od naszej woli i najczęściej mniej przyjemna, gdy to organ podatkowy zainteresuje się naszymi rozliczeniami i podejmie odpowiednie czynności (np. rozpocznie postępowanie podatkowe w zakresie prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług za dany rok).

Specyficzny status w postępowaniu podatkowym mogą też mieć niektóre organizacje społeczne. Jak wyjaśnia Aleksandra Rutkowska, organizacje te mogą żądać wszczęcia postępowania dotyczącego innego podmiotu lub dopuszczenia do udziału w takim postępowaniu, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi tej organizacji i gdy przemawia za tym interes publiczny. W takim postępowaniu organizacja nie jest formalnie stroną, ale przysługują jej te same prawa co stronie.

Strona może ustanowić pełnomocnika, a gdy nie jest w stanie samodzielnie prawidłowo prowadzić swoich spraw, organ ma obowiązek wystąpić o wyznaczenie jej kuratora (w przypadku konieczności podjęcia działań niecierpiących zwłoki - przedstawiciela).

- Niektóre czynności wymagają osobistego działania strony. Obowiązek osobistego działania podatnika może wynikać z przepisów prawa, z postanowienia organu prowadzącego postępowanie albo z charakteru czynności procesowych - przypomina Aleksandra Rutkowska. Taką czynnością, która wymaga osobistego działania - jak wyjaśnia nasza rozmówczyni - może być np. przesłuchanie podatnika w charakterze strony postępowania - trudno wyobrazić sobie, by mógł go w niej wyręczyć pełnomocnik.

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (czyli osoba pełnoletnia, która nie została ubezwłasnowolniona chociażby częściowo), a w postępowaniu przed organem celnym, w sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów, także agent celny.

Nie oznacza to jednak - jak zastrzega Aleksandra Rutkowska - że każda osoba fizyczna może być pełnomocnikiem zawodowo. Uprawnienie to posiadają jedynie podmioty, które mają prawo świadczenia usług doradztwa podatkowego (m.in. doradcy podatkowi, radcy prawni, adwokaci). Nawet jednak, gdy czynności podejmowane przez pełnomocnika naruszają przepisy ustawy o doradztwie podatkowym, wydaje się, że organy nie powinny kwestionować skuteczności tych czynności w postępowaniu.

- Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu i koniecznie złożone do akt. Niedołączenie do pisma procesowego (np. do wniosku o wszczęcie postępowania podatkowego lub do odwołania) pełnomocnictwa lub dołączenie jego odpisu, który nie jest należycie uwierzytelniony, nie powoduje przy tym od razu odrzucenia takiego pisma. Organ podatkowy ma obowiązek wezwania do uzupełnienia tego typu braków - wyjaśnia Aleksandra Rutkowska.

Ustanowienie pełnomocnika ma bardzo duży wpływ na toczące się postępowanie. Jak stwierdza Aleksandra Rutkowska, od chwili zawiadomienia organu podatkowego o udzieleniu pełnomocnictwa organ ma obowiązek doręczania wszelkich pism w postępowaniu na adres pełnomocnika.

- Jeżeli organ podatkowy pominie pełnomocnika i doręczy np. decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego bezpośrednio stronie - doręczenie takie jest nieskuteczne i nie powoduje rozpoczęcia biegu terminu do złożenia odwołania - argumentuje Aleksandra Rutkowska.

Są także pułapki. Zdaniem naszej rozmówczyni z Ernst & Young, organy przyjmują, że pełnomocnik ustanowiony w toku kontroli podatkowej nie jest np. automatycznie uprawniony do reprezentacji strony w toku postępowania podatkowego wszczętego w rezultacie tej kontroli, nawet jeżeli wynika to z dokumentu pełnomocnictwa. Z tego względu postanowienie o wszczęciu postępowania od jakiegoś czasu doręczane jest wyłącznie stronie, która oczywiście będzie uprawniona do "ponownego" ustanowienia pełnomocnika (ale i wniesienia ponownie opłaty skarbowej). Zdarzają się i takie sytuacje, że organy rozdzielają jeden wniosek złożony przez pełnomocnika na kilka postępowań i żądają złożenia odrębnego pełnomocnictwa do akt każdego takiego postępowania. Działanie takie nie jest ani uzasadnione, ani zgodne z przepisami, ale w praktyce niełatwo jest mu przeciwdziałać.

- Jeżeli w sprawie umocowanych jest więcej pełnomocników, warto zadbać o to, aby pełnomocnictwo precyzowało, czy osoby w nim wymienione mogą działać tylko łącznie, czy też każda z osobna. Należy też wskazać pełnomocnika właściwego do doręczeń, aby jednoznacznie zobligować organ do doręczania pism jednej, wskazanej osobie - sugeruje Aleksandra Rutkowska.

Nie zawsze jednak dokument pełnomocnictwa będzie w ogóle potrzebny. Aleksandra Rutkowska przypomina, że w toku postępowania, w kwestiach mniejszej wagi organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu drugiego z małżonków. Przepis ten jest wyrazem dążenia ustawodawcy do odformalizowania postępowania podatkowego przynajmniej w sferze relacji rodzinnych.

Strona w postępowaniu podatkowym może działać samodzielnie albo przez inne podmioty

Z chwilą złożenia dokumentu pełnomocnictwa do akt postępowania należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa wskazanego w dokumencie pełnomocnictwa (jeśli podatnik ustanawia w jednym dokumencie dwóch pełnomocników, musi uiścić podwójną opłatę). Opłata powinna być uiszczona na rachunek bankowy lub w kasie właściwego miejscowo organu podatkowego (wójta, burmistrza, prezydenta miasta).

Obowiązek osobistego działania strony w postępowaniu nie wyklucza jednak asysty pełnomocnika przy dokonywaniu przez stronę takich czynności

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl