Wspólna pieczęć firmowa powoduje kłopoty przy doręczeniu

Jeżeli ktoś pod tym samym adresem prowadzi działalność gospodarczą wraz z innymi osobami, których nazwiska wymienione zostały na wspólnej pieczęci firmowej, to na nim ciąży obowiązek takiego zorganizowania przyjmowania korespondencji, aby w sposób niebudzący wątpliwości określony został krąg osób upoważnionych do odbioru.

Postanowieniem z 29 lipca 2008 r. organ podatkowy stwierdził, że odwołanie wniesione przez spółkę od decyzji w sprawie określenia straty zostało wniesione po terminie. W uzasadnieniu postanowienia podkreślono, że decyzja zawierała pouczenie o prawie wniesienia odwołania w terminie 14 dni od daty jej doręczenia. Jednocześnie decyzja została doręczona pełnomocnikowi spółki za pośrednictwem poczty 16 czerwca 2008 r. Bieg terminu do wniesienia odwołania skończył się z upływem 30 czerwca 2008 r. Zaś odwołanie zostało nadane 1 lipca 2008 r., czyli dzień po upływie ustawowego terminu. Ponadto spółka nie wnosiła o przywrócenie uchybionego terminu.

Pełnomocnik spółki zaskarżył postanowienie do sądu administracyjnego. Podkreślał, że odbioru przesyłki dokonała osoba, która nigdy nie była upoważniona do odbioru korespondencji kierowanej do pełnomocnika spółki. Wyjaśniono, że czasami dochodziło do zbiorczego kwitowania odbioru przesyłek, a w budynku było wiele firm.

Już na rozprawie pełnomocnik spółki oświadczył, że przesyłkę otrzymał 17 czerwca 2008 r. Przedsiębiorca, który ją odebrał, prowadzący działalność w tym samym budynku, nie powiadomił go, że przesyłkę odebrał dzień wcześniej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie oddalił skargę. W ocenie WSA art. 148 par. 1 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dotyczy zarówno doręczenia w zakładzie pracy, w którym adresat pisma jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę czy też innej umowy, a więc w miejscu, w którym występuje on jako pracobiorca, jak i miejscu pracy rozumianym jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, samodzielnie i na własny rachunek. Na duplikacie potwierdzenia odbioru decyzji, a więc przesyłki skierowanej na podany przez pełnomocnika adres do korespondencji, listonosz wskazał, że przesyłkę doręczono 16 czerwca 2008 r. pracownikowi kancelarii. Pracownik własnoręcznym podpisem pokwitował doręczenie przesyłki, wpisując datę oraz używając do tego pieczęci firmowej. W takich okolicznościach, zdaniem sądu, brak było podstaw do uznania za zasadny zarzut wadliwości doręczenia decyzji.

Skoro pełnomocnik pod tym samym adresem prowadził działalność gospodarczą wraz z innymi osobami, których nazwiska wymienione zostały na wspólnej pieczęci firmowej, to na nim ciążył obowiązek takiego zorganizowania przyjmowania korespondencji, aby w sposób niebudzący wątpliwości określony został krąg osób upoważnionych do odbioru.

Stanowisko to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny. W jego ocenie umocowanie do odbioru korespondencji nie nasuwa wątpliwości, skoro przyjęcie pisma potwierdzone zostało firmową pieczęcią.

Oprac. Aleksandra Tarka

@RY1@i02/2010/231/i02.2010.231.086.003a.001.jpg@RY2@

Robert Krasnodębski, radca prawny, partner w Kancelarii Weil, Gotshal & Manges

Kwestia doręczeń pism - w tym decyzji - w postępowaniu podatkowym, której poświecony jest rozdział 5 działu IV Ordynacji podatkowej wzbudza wiele kontrowersji praktycznych i teoretycznych. Związane są one nie tylko z istotnymi skutkami procesowymi, jakie wynikają ze skutecznego (bądź wadliwego) doręczenia pisma, którym jest zazwyczaj rozpoczęcie biegu określonego terminu, np. wniesienia odwołania od decyzji, ale przede wszystkim z konstrukcją regulacji prawnych dotyczących doręczenia. Opierają się one bowiem w pewnej części na domniemaniach i fikcjach prawnych skuteczności doręczenia. Określając sposoby doręczenia pisma np. w miejscu (pracy) prowadzenia działalności gospodarczej do rąk osoby upoważnionej do odbioru korespondencji, ustawodawca przerzucił na podatnika ciężar udowodnienia, że pisma faktycznie nie otrzymał lub że zostało doręczone osobie niemającej odpowiednich upoważnień.